Revenons à octobre 2019. Nous avons ouvert un beau nouveau bureau à Belfast, en Irlande du Nord, surplombant l'emblématique chantier naval Harland and Wolff. Le bureau a été un investissement énorme pour Teamwork, 1,2 million de dollars en rénovation et en équipement, pour le trouver vide en mars de cette année en raison du COVID-19. Nous nous retrouvons maintenant à réévaluer nos politiques relatives aux espaces de bureaux et aux personnes à l'horizon 2021.

2020 a été une série d'expériences et de défis pour chaque entreprise. La plupart d'entre nous n'avaient d'autre choix que de s'adapter au travail à distance. Les entreprises essayaient de jongler avec les priorités commerciales, le moral, la culture et la productivité, tandis que les employés à la maison jonglaient entre la vie familiale et les responsabilités professionnelles. Heureusement, 22% des effectifs de Teamwork étaient déjà à distance et avec nos produits conçus pour la collaboration, la transition rapide a été un peu plus facile. Mais cela n’a pas été sans défis!

Les avantages et les inconvénients du travail à distance

Il y a des bons et des mauvais côtés à tout, le travail à distance n'est pas différent. Travaillons-nous à domicile ou vivons-nous au travail?

Ayant été contraintes de se lancer dans cette expérience, les entreprises n’ont pas eu le temps d’évaluer l’impact que cela aurait sur leurs effectifs. Chez Teamwork, notre main-d'œuvre était composée de 22% de travailleurs à distance à temps plein en Colombie-Britannique (avant COVID), donc même si ce n'était pas un concept complètement nouveau pour nous en tant qu'entreprise, c'était quand même un changement massif pour nos employés qui travaillaient nos bureaux mondiaux chaque jour.

Certains des avantages du travail à distance, selon nos employés, sont:

  • Travailler vos propres heures – Que vous soyez un lève-tôt ou un oiseau de nuit, le travail à distance a permis aux gens de travailler à leur propre heure. Certains aiment partager les heures, certains prennent des pauses prolongées, d'autres travaillent juste un 9-5 normal - peu importe ce qui fonctionne!

  • Pas de navettage – Il est révolu le temps où quelqu'un se retrouve assis dans 30 minutes de trafic, ou à la recherche d'une place de parking le matin, ce qui les rend déjà en retard pour leur réunion de 9 heures. Ils peuvent commencer plus tôt et terminer plus tôt s'ils le souhaitent!

  • Plus de temps de qualité à la maison avec vos amis, votre famille et vous-même! – Parfois, le travail peut consommer nos vies, ne laissant que les week-ends pour rattraper la famille et les amis - ou même nous-mêmes qui peuvent souvent être négligés! La vie était une ruée constante, qui appartient maintenant au passé.

  • Niveaux de stress inférieurs – Nos employés ont signalé que leur niveau de stress avait considérablement diminué depuis mars. Avoir la possibilité de se retirer à la seconde où vous avez fermé l'ordinateur portable pour la journée et que vous passez à être présent à la maison a joué un rôle majeur dans la réduction du stress.

  • Niveaux de concentration et de productivité plus élevés – Les bureaux ouverts sont souvent accompagnés de bruit, de bavardages et de mouvements - ce qui peut être une bonne chose socialement - mais certains de nos employés ont noté que leur concentration et leur productivité ont augmenté en raison du minimum de distractions autour d'eux.

En revanche, les inconvénients du travail à distance peuvent mettre un frein aux points positifs:

  • Communication et mauvaise communication – La communication avec des collègues via des appels vidéo ou des messages peut être difficile. Les problèmes Internet, les messages mal interprétés et les problèmes de coordination en sont quelques exemples.

  • Un autre appel vidéo?! – Maintenant que tout le monde travaille à distance, le besoin de réunions et d'appels vidéo a considérablement augmenté. Beaucoup de gens ont du mal à communiquer par téléphone et il peut être épuisant de passer un autre appel vidéo!

  • Des postes de travail loin d'être idéaux – De nombreuses maisons n'ont pas été construites avec l'idéal postes de travail ergonomiques à l'esprit. Les employés ont dû s'adapter à des environnements de travail non conventionnels tels que le travail depuis le canapé, la table de la cuisine ou l'un des bureaux d'étude de leurs enfants.

  • Manque d'interaction et sentiment d'isolement – Les bureaux ont des inconvénients, mais l'un des plus grands avantages d'un environnement de bureau est l'aspect social. Le simple fait d'avoir des gens autour de vous, une conversation informelle dans le hall ou un déjeuner avec des collègues peut jouer un rôle énorme dans le bonheur au travail. Malheureusement, le travail à distance supprime cet aspect de l'expérience de travail.

  • Défis culturels – Garder la culture d'entreprise vivante alors que tout le monde est dans différentes parties du monde peut être un défi. Il est nécessaire de maintenir la productivité, la collaboration et le moral, mais c’est plus facile à dire qu’à faire lorsque vous buvez un verre seul devant votre ordinateur portable.

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Comment nous le faisons fonctionner chez Teamwork

Ayant eu des employés à distance avant la «Grande expérience à distance», nos processus n’ont pas changé mais se sont plutôt étendus. Nous sommes devenus très dépendants de notre propre logiciel pour assurer le fonctionnement quotidien de l'entreprise. Il est entièrement hébergé dans le cloud et peut être utilisé par des équipes à plus petite échelle ou par celles du entreprise espace - permettant à vos employés de travailler quand et où ils le souhaitent!

Nous utilisons Travail en équipe pour coordonner le travail quotidien de chacun, le travail de projet et gérer entièrement notre équipe à distance. Ce n'est pas parce que nous ne sommes pas dans la même pièce que nos collègues que vous ne pouvez pas être sur la même longueur d'onde. Le travail d'équipe nous donne tout pour continuer à travailler ensemble, comme si nous étions encore au bureau ensemble - rester connecté, maintenir la communication fluide et obtenir cette visibilité essentielle sur vos projets.

Espaces de travail d'équipe a été l'un des outils les plus importants de notre pile au cours de ces derniers mois. Après être passés au travail à distance en l'espace de quelques jours, nous avons décidé de tenir tout le monde au courant des processus de l'entreprise. Nos chefs d’équipe ont rédigé des SOP (procédures d’exploitation standard) pour leurs équipes afin de les maintenir sur la bonne voie, tout en documentant les différents travaux effectués entre les équipes. C'est devenu notre source unique de vérité pour toute l'entreprise.

Chat de travail d'équipe est un favori des employés chez Teamwork, permettant à nos équipes de rester connectées, d'améliorer leur communication et de rester centrées sur le travail qui compte. L'outil est utilisé à la fois pour les conversations en équipe et en tête-à-tête et sa disponibilité sur tous les appareils permet à chacun de rester en contact permanent, où qu'il se trouve. De plus, puisque l'équipe produit introduit des appels vidéo à la plate-forme, il n'a fait que gagner en popularité. Les équipes peuvent désormais démarrer un appel vidéo à partir de Teamwork Chat, éliminant ainsi le besoin d'applications tierces supplémentaires.

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Maintenir la culture du travail d'équipe vivante

Un autre défi que nous avons trouvé chez Teamwork était l'intégration à distance des nouveaux employés. Comment pourrions-nous offrir aux nouveaux employés une expérience inoubliable et quelque chose qui s'inscrit dans la culture du travail d'équipe?

Nous avons développé un nouveau projet d'intégration, en utilisant Teamwork qui a aidé les employés de plusieurs manières. Il a été conçu pour aider les «débutants» à apprendre le produit en l’utilisant, tout en découvrant la culture de l’entreprise - en écoutant les fondateurs, en lisant le manuel de l’entreprise et en rencontrant en ligne de nouvelles personnes, tant internes qu’externes à leur équipe.

En plus de la liste des tâches, nous attribuons à chaque débutant un "copain". Habituellement, il s'agit d'une personne extérieure à leur équipe au jour le jour, pour aider à s'acclimater à l'entreprise. Leur copain sera sur place pour répondre à l'une de ces questions brûlantes, passer des appels pour une conversation et avoir des rencontres virtuelles avec un café.

Notre équipe culture chez Teamwork a travaillé sur un certain nombre d'initiatives pour aider à garder toute l'entreprise connectée, pour les employés nouveaux et actuels. Nous avons un appel hebdomadaire All-Hands avec des mises à jour de l'entreprise, des quiz et des cris. Il y a un certain nombre de rattrapages café, de rattrapages femmes dans le travail d'équipe et de cours de fitness (y compris HITT et yoga!) Auxquels les collègues peuvent participer.

À plus grande échelle, nous avons eu notre Presque grand conseil en juillet, nous organisons un Hackathon en novembre et notre fête de Noël se déroule également en ligne. Le travail d’équipe a travaillé dur pour garantir que notre culture fonctionne même lorsque nous ne pouvons pas être ensemble au bureau. Notre culture est vitale pour le succès de l'entreprise et le bonheur de nos collaborateurs.

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Le travail à distance est là pour rester

Le monde enfermé nous a ouvert les yeux: le travail à distance est là pour rester! La nouvelle réalité nous a amenés à repenser complètement notre stratégie en matière de personnel et de bureau.

L'intégration des nouveaux employés a changé, la culture a changé et la façon dont nous travaillons a changé. Donner aux employés un sentiment d'appartenance à travers les deux visions et le but de l'entreprise est quelque chose que nous avons trouvé réussi, tout en appliquant cette approche humaine d'abord pour adapter le travail et les attentes.

Le travail à distance, quels que soient les avantages et les inconvénients, est devenu la nouvelle norme et dans une récente enquête menée auprès de nos propres employés, la conclusion était que les gens préféraient travailler à domicile mais aimeraient avoir la possibilité et la possibilité de retourner au bureau deux jours par semaine - que nous sommes heureux de fournir!

Nous avons mis en place les systèmes et processus appropriés pour que le travail à distance soit un succès pour nos employés et nous nous sommes fortement appuyés sur nos données pour prendre les décisions appropriées. Il y a 3 les éléments nécessaires au succès du travail à distance: Transparence, confiance et gestion du temps. Notre objectif est de stimuler l'engagement des employés, tout en évitant le burn-out et en les aidant à trouver cet équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

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