En avril, j'ai pris la parole au Grow Remote Conference à Tubbercurry, Co. Sligo, Irlande, où j’ai partagé ce que j’ai appris depuis la transition d’un travailleur à distance à un gestionnaire à distance. Tout au long de ma carrière, la majorité de mes rôles ont impliqué le travail à distance. Dans mon rôle actuel chez Teamwork, je construis un département axé sur partenariats stratégiques. Nous travaillons en partenariat avec des organisations qui souhaitent travailler avec Teamwork pour développer leur activité et permettre à nos clients communs. Mon équipe est basée à notre siège à Cork tandis que je passe 50% de mon temps à travailler depuis mon bureau à domicile à Limerick. J'ai donc été à la fois un travailleur à distance et un gestionnaire à distance. Qu'ai-je appris? D'abord et avant tout, le travail à distance n'est pas facile. Tout le monde n’est pas fait pour le travail à distance, et c’est un environnement difficile à faire, en particulier dans les organisations qui sont traditionnellement basées sur des bureaux. Mais j’ai aussi vu à maintes reprises comment le défi du travail à distance offre aux entreprises une opportunité incroyable: faire croître leur main-d’œuvre, trouver les bons talents et se développer à l’échelle mondiale. Plus que tout, j’ai identifié les trois piliers fondamentaux dont vous avez besoin pour que le travail à distance fonctionne: la transparence, la confiance et la gestion du temps. Ces trois éléments sont également importants pour les équipes non distantes, bien sûr, mais lorsqu'il s'agit de travail à distance, ils sont essentiels si vous voulez réussir. Voici ce que j’ai appris des deux côtés de l’équation.

Transparence

Pour moi, la transparence signifie ouverture, partage et communication. Dans un environnement d'équipe, vous doit être transparent pour que le travail à distance fonctionne. Il est trop facile pour les choses de se perdre ou de passer inaperçues lorsque vous ne pouvez pas simplement vous rendre au bureau de quelqu'un pour obtenir une mise à jour. Cela signifie que vous devez être proactif pour discuter de votre travail, de tout problème - et (peut-être le plus inconfortable) même de vos réussites. Chez Teamwork, nous utilisons les projets de travail d'équipe pour nous donner une vue d'ensemble transparente du travail de chacun, mais il ne s'agit pas seulement de logiciels: il doit également être inculqué comme un état d'esprit. Voici comment vous pouvez favoriser cette transparence.

En tant que travailleur à distance:

Partagez tout ce sur quoi vous travaillez et créez des enregistrements de votre travail. Notez tout dans un espace partagé (comme votre outil de gestion de projet) et créez des tâches afin de pouvoir facilement montrer sur quoi vous avez travaillé. Le mot écrit est votre ami. N'ayez pas peur de faire votre propre corne. Partagez vos gains. Il peut être (trop) facile de minimiser vos réalisations et de laisser les choses glisser, mais partager vos succès avec l'équipe vous aide à mettre en valeur votre contribution. Soyez intentionnellement social. Essayez de socialiser virtuellement et faites un effort pour connaître vos coéquipiers, que ce soit via des appels vidéo ou votre logiciel de chat instantané. Communiquez bien. Communiquez souvent. Lorsque vous êtes à distance, je crois fermement qu’il n’ya pas de communication excessive. (De plus, vous pouvez toujours le changer plus tard, mais lorsque vous n'êtes pas tous au même endroit, il vaut mieux commencer par pécher du côté de la sur-communication, pas de la sous-communication.)

En tant que gestionnaire distant:

Soyez super clair. Assurez-vous que vous êtes sur la même longueur d'onde lorsque vous définissez des attentes ou donnez des commentaires. Et essayez de ne pas surprendre votre équipe en établissant une liste de problèmes ou de critiques - visez des sessions de rétroaction et des vérifications régulières. Être disponible. Vous devez travailler très dur pour vous rendre accessible au lieu d'être dans la même pièce et vous assurer que votre équipe sait qu'elle peut vous approcher. Encouragez (ou obligez!) Les appels vidéo. Nous avons des caméras dans tous nos appareils pour une raison. Les appels vidéo sont aussi proches que vous le ferez "en personne", alors essayez d'en faire la norme. Vous rencontrez un problème que vous devez résoudre en équipe? Sauter sur un appel vidéo est souvent plus facile et plus rapide que de taper dans les deux sens. Et quand vous avez besoin de faire des employés 1: 1 ou de faire des commentaires? Faites-le toujours aussi près que possible du «face à face». Communiquez bien. Communiquez souvent. En tant que responsable, il est de votre responsabilité de définir les règles de base de la communication. Je trouve qu'avoir un endroit pour la communication instantanée et un endroit pour la communication asynchrone (c'est-à-dire non instantanée) est extrêmement important. Nous utilisons une combinaison de projets de travail d'équipe, de discussion de travail d'équipe et d'espaces de travail d'équipe.

Confiance

Frustrant, la confiance est l'une de ces choses qu'il est beaucoup plus facile de construire face à face et en personne. Mais ce n’est pas impossible en tant que travailleur à distance. Il vous suffit de travailler plus dur et de prendre des mesures supplémentaires pour renforcer cette confiance lorsque travail à distance. Peu importe si vous êtes un travailleur ou un gestionnaire, vous devez être très conscient de ce fait et en faire une priorité. Une astuce contre-intuitive étrange? Début d'un lieu de confiance. Vous pourriez penser qu'il faut d'abord le gagner, mais pensez-y de cette façon: cela a été gagné dans le processus d'embauche, lorsque la décision a été prise que ce sont les bonnes personnes pour le poste. Alors entrez dans tout de bonne foi et avec le bénéfice du doute. Et rappelez-vous: bien communiquez. Communiquez souvent.

En tant que travailleur à distance

Faites confiance à votre équipe et à votre manager. Ayez foi qu'ils vous soutiennent et vous écoutent. Parlez-en lorsque vous voyez des problèmes. Ne les laissez pas s’aggraver. Cela rejoint le point ci-dessus: vous devez également avoir confiance que votre équipe et votre manager répondront bien tant que vous communiquerez bien. Ne profitez pas de la situation. Vous êtes distant, pas invisible. Ton équipe volonté remarquer. Votre manager volonté remarquer. (Et vous nous donnez une mauvaise réputation au reste d’entre nous.) Montrez que vous méritez la confiance qu’ils vous accordent.

En tant que gestionnaire à distance

Partez d'un lieu de confiance. Lorsque votre équipe vous dit qu’elle fera quelque chose à une certaine date, croyez-la. Donnez à votre équipe le bénéfice du doute. Pensez d'abord à une intention positive et ne passez pas immédiatement à des conclusions négatives. Ne faites pas de microgestion. Si vous faites de la microgestion, c'est à cause de l'une des trois choses suivantes: vous ne faites pas confiance à votre équipe, vous avez embauché les mauvaises personnes ou vous ne jouez pas le bon rôle. Utilisez les bons outils. Cela vous permet d'obtenir la supervision dont vous avez besoin en tant que gestionnaire sans microgestion. L'utilisation d'un outil de gestion de projet pour consigner et gérer le travail vous permet d'entrer et de sortir selon vos besoins. Dans les projets de travail d'équipe, je peux non seulement voir les tâches et les statuts, mais aussi utiliser des Tableaux de bord pour voir rapidement les métriques qui comptent pour moi en tant que manager.

Gestion du temps

Le temps est quelque chose dont nous n'avons jamais assez, nous devons donc apprendre à bien le gérer. Mais cela peut avoir ses propres défis lorsque vous travaillez à distance, en particulier lorsque différents fuseaux horaires sont impliqués. Souvent, les travailleurs à distance consacrent plus de temps à prouver qu’ils travaillent, surtout au début lorsque vous vous efforcez de renforcer la confiance. En fin de compte, cependant, ce n’est pas le temps que vous passez sur quelque chose. Il s'agit de son impact. Que vous soyez contributeur ou gestionnaire, vous devez garder cela à l'esprit et gérer votre temps de manière appropriée.

En tant que travailleur à distance

Utilisez la flexibilité d'être à distance à votre avantage. Vous devrez probablement être disponible pendant un ensemble d'heures de base pour vous synchroniser avec votre équipe, mais si possible, ajustez-vous à vos heures optimales en travaillant au moment où vous êtes le plus productif. Respectez les délais et livrez à temps. Vous devez montrer que vous êtes fiable, cohérent et fiable, que vous soyez dans le même bureau ou non. Prenez soin de vous. Lorsque vous travaillez en solo, il peut être facile de vraiment plonger. Mais pour votre propre bien, vous devez faire attention à la vitesse à laquelle le temps peut voler lorsque vous êtes dans la zone. Assurez-vous de planifier vos pauses. Promenez-vous, prenez l'air, préparez du thé et n'oubliez pas de déjeuner. Aie conscience. Mesurez où votre temps est passé. Pour les travailleurs à distance, il est souvent particulièrement utile de suivre votre temps. Cela vous aide à voir où vous dépensez vos ressources, à enregistrer facilement ce sur quoi vous travaillez chaque jour, à rester responsable envers vous-même et votre responsable et à vous assurer que vous ne travaillez pas trop.

En tant que gestionnaire à distance

Mettez-vous d'accord sur des objectifs et des délais clairs pour votre équipe. Non seulement cela indique clairement quand tout est dû pour que votre équipe puisse mieux gérer ses priorités, mais cela les aide également à diriger leur énergie vers le travail qui aura le plus d'impact sur vos objectifs globaux et vos indicateurs de performance clés. Offrez de la flexibilité. Dans la mesure du possible, encouragez des horaires de travail flexibles avec au moins quelques heures de base où tout le monde est censé être en ligne. N'oubliez pas que la flexibilité est une responsabilité et que les tâches asynchrones (c'est-à-dire celles sur lesquelles on peut travailler de manière indépendante) permettent des horaires de travail flexibles. Donnez plus de votre temps en tant que manager. L’un des défis de la gestion à distance est qu’il est plus difficile de «lire la pièce». Il est plus difficile de sentir les problèmes se construire ou de relever les non-dits. Sans la possibilité d'avoir une conversation rapide dans le couloir ou pendant le déjeuner, vous devez vraiment vous consacrer à la construction de ce temps de communication 1: 1. Planifiez-les à l'avance et gardez-les cohérents.

Une dernière chose…

Mon conseil de départ? Commencez à planifier ce que j'appelle des synchronisations de café virtuel. Ce sont des réunions de 30 minutes sans agenda qui compensent le temps que vous manquez de voir et de discuter avec les gens au déjeuner ou à la fontaine à eau. Si vous n'en avez jamais eu auparavant, contactez-nous et nous en créer un! Quels sont vos meilleurs conseils pour réussir à travailler à distance? Faites-moi savoir dans les commentaires. Une version précédente de ce message est apparue à l'origine sur LinkedIn. Merci pour le partage, Ryan! (Psst… vous cherchez plus comme ça? En savoir plus plus de leçons que nous avons apprises sur le chemin du membre de l'équipe au responsable, ou vérifier 5 plus de façons de garder votre équipe de projet à distance sur la bonne voie.)