YOUNITY est une unité commerciale du groupe Wirz qui est synonyme de solutions d'information et de communication basées sur des systèmes bien établies sur le marché. Leur équipe est hautement qualifiée en gestion de projet et certifiée dans l'intégration réussie de solutions système complexes. Mario Kotschner, chef de projet chez YOUNITY, décrit comment ses équipes ont sélectionné l'ensemble de la suite de logiciels Teamwork.com pour donner à leur entreprise des outils pour les aider à gérer des projets, rationaliser leur service d'assistance et améliorer la communication.

Les défis

YOUNITY recherchait un outil qui aiderait à gérer des projets avec PRINCE2, une méthode de gestion de projet basée sur des processus qui a été développée comme norme gouvernementale au Royaume-Uni pour les projets de systèmes d'information. Pour que le logiciel corresponde parfaitement à leur équipe, ils ont recherché des produits pour en trouver un avec une interface utilisateur intuitive permettant une intégration rapide des nouveaux employés.

“Nous avons examiné et même essayé d'autres systèmes, mais bon nombre de ces systèmes de gestion de projet étaient trop compliqués. Nous avons perdu beaucoup d'heures facturables à essayer de comprendre comment notre processus pouvait fonctionner avec ces plates-formes. »

Les employés et les gestionnaires de YOUNITY ont également eu du mal à créer des collaboration parmi les membres de l'équipe à travers les projets. Alors que PRINCE2 leur a fourni un excellent cadre pour faire avancer un projet, ils ne disposaient pas d'un emplacement central pour suivre le temps, surveiller les progrès, identifier les points problématiques potentiels ou stocker des documents afin que tout le monde ait accès aux mêmes informations.

“La transparence était essentielle au succès de notre équipe. Nous voulions que tout le monde fasse référence aux mêmes données et discussions afin d'éliminer le temps perdu et d'accroître l'efficacité. »

La solution

Lorsque Teamwork.com a examiné les besoins de YOUNITY, il a recommandé toute sa suite d’outils de gestion de projet comme solution complète à plusieurs problèmes qui ralentissaient la croissance au sein de l’entreprise. Teamwork Projects gère les tâches et le flux des projets, Teamwork Chat convertit les conversations rapides en décisions et actions, et Teamwork Desk coordonne leur service d'assistance et leur support client. Cette prise en charge globale élimine le besoin de plusieurs applications ou outils pour gérer les projets et donne à toute l'entreprise un seul endroit pour accéder à toutes les informations dont elle a besoin pour partager ou examiner. Désormais, YOUNITY a la capacité de configurer une tâche pour chaque produit de gestion, d'organiser les dates de début et de fin, d'affecter les gestionnaires et le personnel, et également de gérer les documents, les discussions et les listes de tâches au sein de chaque tâche ou sous-tâche.

“Non seulement nous pouvons définir soigneusement les tâches pour chaque étape, depuis l'avant-projet, l'étape de lancement et l'étape de livraison, mais avec Teamwork Projects, nous pouvons conserver tous les matériaux ensemble afin que les personnes qui en ont besoin puissent les localiser immédiatement.

Projet Teamwork suivi du temps cette fonctionnalité a non seulement simplifié le processus d'enregistrement du temps pour les employés, mais elle a également donné à chaque agent la possibilité d'évaluer sa propre gestion du temps. Cet outil leur permet de voir quelles tâches nécessitent le plus d'attention, ce qui donne à toute l'équipe une coordination plus efficace sans réunions fastidieuses ni mises à jour en constante évolution. L'intégration de toute l'équipe a également été simple grâce à l'interface conviviale de tous les produits de la suite logicielle. La plupart de l'équipe n'a eu besoin que de quelques jours pour se familiariser avec les projets Teamwork, et les autres départements qui ne travaillent avec YOUNITY que sur des projets spécifiques sont rapidement intégrés.

“Nous disposons désormais d'un système dans lequel nos employés peuvent facilement naviguer, ce qui signifie qu'ils aident l'entreprise à se développer en prenant en charge leur propre productivité et leurs performances. "

Les avantages

Maintenant que toute l'équipe YOUNITY dispose d'un logiciel qui aligne son processus de gestion de projet avec les bons outils, elle constate des améliorations significatives dans l'efficacité du projet. Les idées et les informations sont échangées en douceur, les délais sont respectés sans la précipitation habituelle de dernière minute, et les membres de l'équipe se sentent plus en sécurité sur l'ensemble du projet car ils peuvent voir exactement ce qui se passe à tout moment.

“Nous apprécions tous la possibilité d'examiner n'importe quel projet et de savoir où nous en sommes et ce qui doit se passer en quelques rapports rapides. Les outils de la suite Teamwork.com nous permettent de rester unis, mais permettent également à chaque individu de voir quelles seront ses prochaines étapes. »

Dans le service à la clientèle, le changement a été important. Client des billets ont maintenant un chemin clair vers la résolution, et Teamwork Desk permet un meilleur partage des informations entre les agents de support. Cela aide les membres de l'équipe à développer leur expertise et offre à chaque client une meilleure expérience. Dans l'ensemble, les membres de l'équipe trouvent une meilleure collaboration, du partage d'idées à la résolution de problèmes. A chaque pas, Projets Teamwork, Bureau Teamwork, et Teamwork Chat sont là pour faire avancer les projets et rassembler les équipes.

“Le fait de disposer d’une solution logicielle unique pour nous aider dans tant de facettes de notre activité nous a donné beaucoup plus de temps pour travailler et nous concentrer sur les clients et les nouvelles possibilités. »