Cal Poly Racing est la plus grande section étudiante californienne de SAE International, une organisation pour les professionnels de l'ingénierie dans plusieurs industries traitant du transport, comme l'automobile, l'aérospatiale et les véhicules commerciaux. Plus de quatre-vingts membres actifs contribuent à la conception, à la fabrication et à l'essai de trois véhicules de course innovants. L’équipe de Formule SAE du chapitre est l’une des rares équipes à produire deux véhicules de compétition, un véhicule électrique et un véhicule à essence traditionnel. Les membres de l'équipe obtiennent une exposition directe aux problèmes du monde réel en utilisant les mêmes outils que les professionnels de l'industrie, des outils composites avancés aux logiciels de gestion de projet, les étudiants apprennent tous les aspects de la gestion d'une équipe réussie. Dans cette étude de cas, nous avons discuté avec Dalton Lasell et Adam Menashe, Team Manager et Team Lead pour Cal Poly Racing, Formula SAE pour découvrir comment son équipe a utilisé Teamwork Projects pour développer des voitures innovantes dans un environnement d'apprentissage rapide qui leur enseigne des compétences utiles. dans le domaine technique et en gestion de projet.

“Les projets de travail d'équipe ont vraiment aidé notre équipe à se concentrer sur la construction de voitures de pointe gagnantes au lieu de se soucier des tâches à accomplir ensuite - et de qui allait les faire.

Les défis

Construire une voiture à partir de zéro est un défi, mais chez Cal Poly, il y a quelques variables supplémentaires auxquelles leur équipe de course doit faire face. Premièrement, le programme Cal Poly Racing opère à partir de plusieurs bâtiments situés sur le campus, l'un des plus grands au monde. La conception a lieu dans certains bâtiments au cœur du campus, tandis que les ateliers d'usinage sont à une distance significative. Deuxièmement, les étudiants travaillent sur les projets à des moments complètement différents, en fonction de leurs horaires de cours et de leur temps libre.

“Au cours de nos saisons de conception et de fabrication, notre équipe a des centaines de composants et de tâches à superviser, mais ils ne sont pas au même endroit au même moment. Les réunions en face à face étaient difficiles à planifier, et lorsque nous essayions d'utiliser Slack pour demander des informations les uns aux autres, les messages étaient enterrés, laissant les tâches inachevées. »

Début 2017, Cal Poly Racing a ajouté une autre variable: construire non pas une, mais deux voitures à partir de zéro. C'était la première fois qu'ils s'engageaient à construire des voitures électriques et à essence sous la même direction, et ils ne disposaient d'aucun outil de gestion de projet pour les aider à suivre les tâches et la communication de l'équipe.

“Lorsque nous avons examiné la complexité de la création de deux voitures très uniques, nous savions que nous avions besoin d'une meilleure façon d'organiser les opérations et d'aider les membres de l'équipe à travailler ensemble. Nous voulions leur donner de meilleurs outils pour évaluer les progrès de l'ensemble du projet, tenir les concepteurs et les professeurs à jour, assigner les tâches au besoin et nous assurer que chacun était tenu responsable de son travail.

La solution

La recherche de logiciels dotés de fonctionnalités approfondies mais d'une interface utilisateur intuitive a commencé immédiatement, et après avoir examiné plusieurs options, Cal Poly Racing a opté pour Teamwork Projects.

“Les étudiants semblaient comprendre l'interface utilisateur très rapidement, et les listes de tâches utilisaient des tâches et des sous-tâches d'une manière qui était claire pour tout le monde. Nous savions que les projets de travail d'équipe nous aideraient à faire avancer les choses.

Tout de suite, les équipes ont pu commencer à intégrer les affectations de travail à travers des tâches spécifiques, en organisant non seulement des tâches spécifiques, mais aussi tout le calendrier. Toutes les questions ou discussions de suivi sur la conception ou la logistique sont directement liées à la tâche ou à la sous-tâche individuelle, ce qui élimine les messages perdus ou la confusion sur la tâche qui nécessite plus de clarification. Les équipes trouvent également plus facile de déléguer des tâches à l'aide de mots clés. Lorsqu'un projet entier est cartographié, les chefs d'équipe créent des modèles avec des tâches spécifiques pour chaque partie de la construction de la voiture afin que chacun puisse voir comment chaque responsabilité est liée aux autres. Lorsqu'ils créent ces modèles au début du projet, ils s'appuient sur des balises pour les aider à attribuer des tâches à des personnes possédant certains ensembles de compétences et à répartir le travail de manière égale. Au fur et à mesure de l'avancement du projet, les balises leur donnent une référence visuelle rapide pour les tâches et les affectations individuelles. Les projets de travail d'équipe sont particulièrement utiles au cours de phases spécifiques, telles que la construction et la conception des systèmes électroniques, qui sont essentiels pour le bon fonctionnement et la précision de chaque voiture. Lorsque les horaires ne correspondent pas pour les membres clés de l'équipe, des outils de communication clairs et listes de tâches permettre aux gens de participer et de coordonner leurs efforts de manière transparente.

“Les projets de travail d'équipe sont d'une grande aide pour notre équipe de direction en nous permettant de vérifier facilement sur quoi les gens travaillent, où sont leurs priorités pour la semaine en cours et s'ils ont oublié des tâches. Nous pouvons utiliser les projets de travail d'équipe pour nous assurer qu'ils sont sur la bonne voie. »

Les avantages

Lorsque les équipes de Cal Poly Racing fonctionnent bien, les gens ont plus de temps à consacrer aux innovations qui leur donneront un avantage en compétition. Lorsque les horaires doivent changer ou que quelqu'un a besoin de commentaires sur une nouvelle idée, toute l'équipe a un endroit où aller pour partager des documents ou des possibilités de discussion. Avant les projets de travail d'équipe, les équipes géraient les tâches avec les outils dont elles disposaient, ce qui pouvait signifier n'importe quoi, comme des notes de téléphone intelligent, des feuilles de calcul, des babillards électroniques ou même du papier brouillon. Rien n'était cohérent ou facilement partageable, ce qui a conduit à de nombreuses erreurs et à des pertes d'informations. Selon l'équipe et la personne qui la dirigeait, le processus pouvait être très compliqué ou déroutant. Désormais, tout le monde sait où trouver des plans, des feuilles de calcul comparant les résultats des tests - tout ce dont ils ont besoin. Ils ne perdent pas de temps à trouver comment gérer les informations, ils travaillent. L’amélioration du temps de développement a été si spectaculaire que Cal Poly Racing le rend obligatoire pour la direction et les chefs d’équipe - et il est fortement recommandé à tous les membres généraux qui travaillent constamment sur les deux projets de voitures.

“Nos ressources les plus précieuses sont les personnes et le temps, et les projets de travail d'équipe nous permettent d'utiliser nos employés plus efficacement. Nous gagnons beaucoup de temps car nous n’avons pas à rappeler aux gens d’accomplir les tâches qu’ils avaient oubliées qui leur étaient assignées.