Aujourd'hui, nous partageons un message invité d'Andy Pearson, directeur général de Fusible blanc. Il partage comment lui et son équipe utilisent les projets de travail d'équipe d'une manière unique pour répondre à leur mélange sur mesure de méthodologies agiles et de sprint dans leur charge de travail. À Fusible blanc, nous construisons des sites Web pour des organismes de bienfaisance. Nous avons utilisé de nombreuses méthodologies de gestion de projet au fil des ans et l'une des plus efficaces a été la planification hebdomadaire de sprint à l'aide de projets de travail d'équipe. Lorsque vous gérez une petite équipe dispersée sur plusieurs projets qui s'étendent chacun sur plusieurs mois, avec des pics et des creux d'activité spectaculaires, cette approche est très puissante.

undefined

Prier, voler et emprunter

Nous avons volé diverses méthodologies. Au fil des ans, l'approche la plus utile que nous ayons trouvée pour livrer simultanément plusieurs projets Web de taille moyenne était une large structure rigide de jalons, puis, à l'intérieur de chaque jalon, une approche plus flexible. Nous utilisons toute la terminologie de manière vague, mais nous avons trouvé quelque chose qui fonctionne en piratant ensemble certaines des anciennes approches en cascade avec une pensée agile. Nous aimons également la méthodologie Lean Start et cela influence notre stratégie globale d'entreprise, même si nous ne l'avons pas trouvée si utile pour les projets quotidiens, car nous ne construisons pas de nouveaux systèmes. Ce avec quoi nous avons émergé, c'est un calendrier de projet très structuré avec des jalons datés du début à la fin. Chaque jalon est aligné sur une semaine, et au cours de cette semaine, nous nous concentrons sur la livraison des meilleurs éléments possibles dans les délais prévus pour cette semaine.

Le nœud du problème: comment gérer la charge de travail

Nous avons toujours été convaincus de la valeur d’un système central de gestion des tâches. Si vous ne le faites pas, vous devriez absolument consulter les projets de travail d'équipe et vous trouverez de nombreuses façons d'améliorer l'efficacité de votre organisation simplement en rassemblant toutes les idées dans un système partagé et en les organisant correctement. Cependant, le grand défi pour nous a toujours été de gérer la charge de travail. Comment promettre beaucoup de choses à de nombreux clients et tenir ensuite votre promesse sans épuiser votre équipe? Nous n'avons jamais vu les heures supplémentaires comme une option. Il n’était pas conforme à notre philosophie de faire connaître ce problème à notre personnel. Nous avons donc dû trouver une solution différente. Il existe de nombreux outils pour gérer les horaires, mais nous avons constaté qu'aucun d'entre eux ne fonctionnait vraiment pour nous, car nous n'allouons pas le temps de l'équipe proprement par demi-journées. Nous travaillons sur trop de projets simultanément pour que cela fonctionne et cela semble trop normatif. Nous avons donc choisi de gérer le temps dans les projets de travail d'équipe, mais cela a entraîné certains défis avec lesquels nous avons dû lutter:

  1. Les listes de tâches peuvent être accablantes et les systèmes de priorité sont très difficiles à mettre en œuvre dans plusieurs projets avec différents chefs de projet poussant leur agenda.

  2. Il est difficile de savoir ce que vous pouvez réaliser en une semaine. Vrai méthodologie agile traite de cela en supprimant les promesses fermes sur ce qui sera livré, mais cela ne cadrait pas bien avec notre approche de spécification claire des choses.

  3. Lorsqu'un projet est retardé, il peut être difficile d'évaluer les répercussions. Lors de la renégociation de la chronologie du projet avec le client, il est important de savoir que les nouveaux jalons n’étirent pas trop l’équipe sur une semaine donnée.

undefined

Présentation des «sprints»

Les concepts clés de la méthodologie de gestion de projet agile comprennent la décomposition des grandes tâches en petites tâches et l'attribution à chaque petite tâche d'une estimation de temps. Un nombre raisonnable de petites tâches est ensuite attribué à une personne ou à une équipe sur une période de temps (un «sprint»). La vitesse à laquelle ces tâches sont cochées est mesurée (le «taux d’épuisement»), ce qui permet à l’équipe de comprendre la rapidité avec laquelle le travail est réalisé et la précision des estimations. Ces informations peuvent être extrapolées pour comprendre à quel point les jalons et les échéances des projets plus larges sont réalistes. Bien qu'une grande partie du processus ne ressemble pas à un développement agile, nous avons saisi cet élément pour faire face aux défis de gestion des horaires que nous avions. Nous avons choisi une période d'une semaine comme période de sprint. Plutôt que d'attaquer toute notre liste de tâches chaque jour, nous avons décidé de commencer chaque semaine en considérant les priorités pour cette semaine et en regroupant un nombre réalisable de tâches dans une liste de tâches spécifique pour la semaine.

undefined

Exploiter la puissance des «jalons», des «estimations» des «échéances» et de la «charge de travail» dans le travail d'équipe

Jalons - notre structure rigide globale

Nous promettons des dates de livraison claires à nos clients. Les suivre à travers les jalons nous donne une gamme de rapports et d'aperçus intéressants pour voir cette vue d'ensemble axée sur le client. Mais comment gérer le défi quotidien décousu de respecter ces délais? Saisissez les estimations, les dates d'échéance et la charge de travail.

Estimations

La première étape a été de commencer à attribuer des estimations à toutes nos tâches. Cela demande une certaine réflexion car, pour s'adapter aux sprints d'une semaine, chaque tâche doit être définie avec une granularité suffisante pour être réalisée dans une semaine donnée. Les tâches vagues n'étaient pas autorisées! À l'autre extrémité du spectre, les tâches ne pouvaient pas être trop petites, sinon l'administrateur associé à la création de tâches, à l'attribution d'une estimation, puis à l'enregistrement du temps contre elles devenait trop ardu.

Les dates d'échéance

La prochaine étape consistait à attribuer des tâches au prochain sprint. Étant donné que nous exécutons de nombreux projets simultanément pour différents clients, il était toujours très important de suivre l'avancement du projet par projet. Cela signifiait que nous ne pouvions pas créer une liste de tâches distincte pour le sprint. À la place, nous avons décidé d'utiliser la fonctionnalité de date d'échéance de Teamwork Projects pour cela. Cela nécessite un léger changement dans la compréhension des «dates d'échéance». Les dates d'échéance deviennent le dernier jour du prochain cycle de sprint, ce qui est souvent légèrement différent de l'objectif intuitif des dates d'échéance sur une tâche (nous sommes passés à l'utilisation de «jalons» pour suivre les échéances client importantes qui informent ensuite nos priorités de sprint). Une fois que nous avons défini une date d'échéance pour les tâches de la semaine, nous utilisons ensuite l'onglet "Tout" dans les projets de travail d'équipe pour afficher toutes les tâches actives qui doivent être effectuées d'ici la fin de la semaine à venir. Tel est notre programme de la semaine. Un énorme avantage de cette approche de la gestion des tâches est qu'elle donne aux individus beaucoup plus de contrôle sur les tâches qu'ils choisissent de faire à un moment donné. Peu importe quelles tâches sont effectuées en premier tant que tout est fait dans la semaine. Une mise en garde est que nous priorisons les tâches qui dépendent d'autres tâches (une autre caractéristique brillante des projets de travail d'équipe).

Suivi de la charge de travail

La cerise sur le gâteau de cette nouvelle façon de travailler est la fonction de «charge de travail» de Teamwork Projects. Cela donne un aperçu de la charge de travail de l’ensemble de l’équipe pour une période donnée. En définissant ce paramètre pour la semaine à venir, il est possible d’avoir un aperçu rapide de l’activité de l’équipe et de l’efficacité de chacun dans les tâches de la semaine. Au terme d'une semaine réussie, ce système donne la profonde satisfaction de regarder une liste de tâches vide. Nous avons dû faire avancer les projets de travail d'équipe et cela a demandé beaucoup de réflexion et d'expérimentation. Espérons que certaines de ces idées vous aideront à explorer de nouvelles façons de tirer le meilleur parti de votre équipe avec les projets de travail d'équipe!