ipsoCreative est une agence web boutique dans l'Ohio (USA) qui offre une esthétique web belle et efficace, des fonctionnalités de pointe sur la technologie open source et une gestion de projet disciplinée. Ils servent les entreprises et les organisations grâce à une approche de service complet de conception de sites Web personnalisés et de plates-formes de contenu open source populaires telles que WordPress, Umbraco et Magento. ipsoCreative crée également des vidéos graphiques animées éducatives et écrit des intégrations personnalisées entre les sites Web et les systèmes de point de vente, les passerelles de commerce électronique, les systèmes d'inventaire ou les systèmes de gestion de la relation client (CRM). Dans cette étude de cas, nous avons parlé à Vince Mancari, chef de projet pour la conception et le développement Web. Découvrez comment ils ont utilisé les projets de travail d'équipe pour créer des listes de tâches intelligentes et adaptables pour chaque projet et offrir à leurs clients une excellente expérience et des résultats en agence.

“Le travail d'équipe est essentiel à notre capacité à répondre à nos attentes pour créer des expériences de haute qualité pour nos clients. En pratique, cela rend nos vies plus faciles et plus efficaces à bien des égards, et c'est pourquoi nous aimons le travail d'équipe.

Les défis

Pour le côté client de son entreprise, ipsoCreative avait besoin d'une solution logicielle de productivité qui les aide à communiquer plus efficacement avec des clients exigeants et à fournir des résultats de haut calibre. En interne, ils avaient besoin d'outils pour gérer plusieurs aspects pratiques de leur entreprise qui sont nécessaires pour une fonctionnalité efficace de l'équipe. Leur ancien système de gestion des tâches, Basecamp, ne disposait pas des fonctionnalités de suivi du temps et de facturation pour gérer leur charge de travail, et il n'était pas idéal comme interface client. Ils avaient également besoin de fonctions de dépendance des tâches et de rapports qui permettraient d'éliminer les conjectures des flux de travail, d'améliorer la collaboration de leur équipe au cours de chaque projet et de permettre aux clients et aux membres de l'équipe de communiquer plus efficacement.

“Pour être honnête, le secteur de la conception Web n’a pas toujours la réputation de répondre aux attentes des clients en matière de communication et de livrer les projets à temps. Beaucoup de nos clients ont des histoires d'horreur tirées de leurs expériences passées, et nous voulons être exceptionnels en définissant des attentes claires avec les clients et en communiquant avec eux de manière efficace et transparente. Nous avions besoin d'un meilleur outil que Basecamp pour rendre cela possible. »

L'équipe ipsoCreative était également avide d'une solution logicielle plus intuitive à utiliser, à la fois pour elle-même et pour ses clients. Dans Basecamp, non seulement des fonctionnalités importantes manquaient, mais il était difficile de déterminer comment ajouter des documents et des utilisateurs afin que chacun ait accès à des informations précises - et sache exactement comment y accéder. Un autre problème était que les rapports sur l'état des projets devaient être soigneusement rassemblés par différents membres de l'équipe, puis transmis aux clients par e-mail. L’équipe ipsoCreative savait qu’avec des outils de gestion de projet plus conviviaux, leurs clients auraient davantage confiance dans le travail de l’entreprise et reviendraient avec impatience. Les projets pourraient être achevés en moins de temps et avec un niveau de satisfaction des clients beaucoup plus élevé.

“Nous sommes obsédés par la visibilité et la communication avec nos clients. Nous voulions nous assurer que chaque utilisateur et client interne pouvait voir comment son projet progressait et réagir au besoin. »

La solution

Depuis faire le changement aux projets de travail d'équipe il y a trois ans, des solutions de contournement complexes ont été remplacées par une solution unique qui offre de la clarté à chaque facette du projet. Les clients peuvent désormais suivre chaque échéance, qui est définie comme un jalon dans les projets de travail d'équipe, pour voir comment leur projet évolue. Dans ipsoCreative, chacun de ces jalons est lié à une liste de tâches avec des listes de tâches et des sous-tâches entièrement jointes. Chaque membre de l'équipe peut trouver rapidement sa prochaine tâche pour la journée ou la semaine et garder le projet sur la bonne voie dès le départ.

“Nous donnons aux clients l'accès aux projets de travail d'équipe le premier jour du projet, moment auquel le projet est déjà pré-chargé avec toutes les tâches et étapes nécessaires pour nous permettre du lancement à l'achèvement du projet. Bien sûr, les choses changent et des tâches sont ajoutées, et Teamwork Projects s'en charge aussi pour nous! »

Lorsqu'il s'agit de communiquer avec les clients et l'équipe interne, ipsoCreative s'appuie sur des projets de travail d'équipe notifications et options du tableau de bord pour garder tout le monde sur la même longueur d'onde et dans les délais. Toutes les parties prenantes du projet ont accès à toutes les communications liées au projet à tout moment, qu'elles aient été spécifiquement mentionnées dans un fil de discussion ou non. Ils utilisent également le caractéristique des risques pour les aider à travailler ensemble de manière proactive en tant qu'équipe de projet pour éviter ou atténuer les problèmes qui peuvent survenir.

“Ces fonctionnalités permettent aux projets d'avancer sans un degré élevé d'intervention quotidienne de la part des chefs d'équipe. Nous aimons avoir le lien entre les listes de tâches et les jalons afin de pouvoir maintenir nos normes pour de meilleurs flux de travail au sein de notre équipe et une meilleure transparence avec les clients. »

Les avantages

Par-dessus tout, Teamwork Projects a permis aux clients d'ipsoCreative et aux membres de l'équipe d'économiser des heures par semaine grâce à des flux de travail simplifiés. Le logiciel a rendu intuitifs tant d'éléments de communication et de stockage de documents que le logiciel disparaît presque. Les notifications sont envoyées immédiatement dans les boîtes de réception des clients, de sorte que personne ne manque une mise à jour. Personne ne passe son temps à se demander où placer un nouveau fichier, puis perd plus de temps à envoyer un e-mail en masse indiquant à tout le monde où le trouver - chaque fichier est instantanément accessible.

“Nous n'avons plus jamais besoin de chercher des pièces justificatives. Avec les projets Teamwork, les fichiers sont toujours bien placés dans l'onglet Fichiers, quel que soit l'endroit où ils ont été chargés à l'origine, et les liens sont également faciles à trouver sous leur propre onglet. »

Maintenant que suivi du temps et facturation sont entièrement gérés dans l'application Teamwork, le temps investi dans la production des estimations et des factures a été sensiblement réduit. Les feuilles de calcul et les feuilles de temps compliquées ont été remplacées par quelques clics et des rapports faciles à lire. L’une des fonctionnalités préférées de l’équipe pour gérer les changements et ajuster les flux de travail est le lien entre les tâches et les jalons. Lorsqu'un jalon est ajusté, toutes les échéances pour chacune des tâches subordonnées sont automatiquement ajustées, offrant un peu d'assurance supplémentaire qu'aucun détail n'est manqué.

“Lorsque je déplace la date d'un jalon, je peux choisir que cela ait un effet en cascade non seulement sur les dates d'échéance des autres jalons, mais également sur toutes les tâches connectées. Fonctionnalité géniale! »

Les membres de l'équipe ipsoCreative et les clients estiment que les projets de travail d'équipe leur ont donné une meilleure maîtrise de tous les aspects de leurs projets, y compris la communication au jour le jour, les objectifs à court et à long terme - et les petits détails qui peuvent voler des heures de temps chaque semaine.

“Nous sommes très satisfaits des projets de travail d'équipe et nous les avons recommandés à de nombreux amis, personnels et professionnels. Nous avons même organisé des didacticiels sur le travail d'équipe pour les personnes souhaitant en savoir plus sur le travail d'équipe et la façon dont nous l'utilisons. Nous sommes des fans enthousiastes! »