Lorsque les chefs d'entreprise ont besoin d'un seul endroit pour documenter numériquement chaque processus qui fait fonctionner leur entreprise, ils se tournent vers Trainuel. Cette plate-forme logicielle en ligne simple a été créée pour que les propriétaires de petites entreprises puissent libérer les connaissances dans leur cerveau et créer un manuel de formation moderne et complet pour chaque aspect de leur entreprise. Trainual a été créé par la société de conseil et d'investissement Organize Chaos après avoir travaillé avec des centaines de propriétaires d'entreprise afin d'aider à trouver un moyen de créer des systèmes et des processus évolutifs. Leur siège social est situé à Scottsdale, Arizona (USA), avec des clients dans le monde entier. Chris Ronzio, fondateur de Trainual and Organize Chaos, a choisi Teamwork Projects parce que ses outils ont créé des flux de travail efficaces qui ont aidé à développer sa propre entreprise - et cela a également contribué à transformer les entreprises de ses clients.

“Au fil des ans, nous avons travaillé avec des centaines de petites entreprises pour recueillir des idées et des commentaires sur la façon de rendre leurs entreprises plus évolutives. Avec Teamwork Projects, nous avons un endroit central pour vider ces idées au fur et à mesure qu'elles arrivent et nous avons une manière organisée de les transformer en idées de fonctionnalités au fur et à mesure que nous construisons notre produit. »

Les défis

Trainual n'est pas seulement une entreprise en croissance, c'est une entreprise en pleine croissance qui essaie d'aider d'autres entreprises à évoluer rapidement. La clé de la croissance est la création de processus reproductibles, et l’équipe de Chris a constaté qu’une fois qu’elle avait créé un processus ou un flux de travail efficace, elle ne pouvait pas trouver d’outil de gestion de projet leur permettant de le capturer et de le partager avec toute l’équipe. Avant Teamwork, chaque idée, bug qui devait être corrigé, et le problème à résoudre concernait une application ou une plate-forme différente, selon les préférences de chaque personne. Les notes se trouvaient dans des fichiers Google Doc, Evernote et même des blocs-notes physiques, tous situés dans différentes parties du bureau. Un logiciel de gestion de projet de premier plan a fourni un soutien pour certains aspects de leurs projets, mais n'a pas réussi à offrir une solution complète où chaque tâche, fichier, conversation était accessible. Après avoir essayé et jeté plusieurs plates-formes

“Nous avons constaté que les tableaux Trello n'étaient pas un outil efficace pour gérer un projet avec beaucoup de détails, de fichiers et d'utilisateurs avec différents niveaux d'autorisation. Basecamp et Asana manquent de fonctionnalités telles que les rôles et les modèles sur lesquels nous nous appuyons pour notre entreprise. "

Sans ces fonctionnalités supplémentaires, trop d'heures non facturables ont été passées à essayer de localiser des informations essentielles au lieu de travailler avec les clients ou de faire avancer un projet. Chris a décidé qu'il devait investir dans un outil qui rendrait le suivi et l'accès aux matériaux plus intuitifs. Trainual avait également besoin d'un logiciel de gestion de projet facile à apprendre pour ses clients, car beaucoup d'entre eux étaient aux prises avec les mêmes problèmes de gestion de projet. Chris et son équipe voulaient non seulement résoudre ce problème pour eux-mêmes, mais aussi trouver une solution qui améliorerait les flux de travail de leurs clients.

“Tout au long du processus de création de notre logiciel, nous avons effectué des consultations individuelles avec de nombreuses petites entreprises pour acquérir de l'expérience dans plusieurs secteurs. Dans l’ensemble, très peu d’entreprises disposaient d’une solution de gestion de projet appropriée, ce qui a freiné leur croissance. »

La solution

Après avoir utilisé plusieurs solutions, Chris savait que toute son équipe avait besoin de la capacité de modéliser des projets et des listes de tâches, et Asana ne le lui fournissait pas. Chris a découvert que Teamwork Projects offrait cette fonctionnalité essentielle et bien d'autres encore, alors il a décidé de le tester. En quelques semaines à peine, son équipe a trouvé de nouvelles façons d'utiliser le logiciel pour stocker des dossiers, des notes, et même conversations.

“Grâce aux projets Teamwork, nous sommes désormais en mesure de suivre les liens importants à réviser, les notes de réunions, les actions à effectuer pour chaque département de l'entreprise, les commentaires des clients et l'ensemble de notre feuille de route de développement logiciel. Tout est au même endroit et chacun sait où le trouver. »

Garder un œil sur chaque phase d'un projet a également été considérablement simplifié avec les rapports disponibles dans Vue du tableau. Les administrateurs peuvent voir et définir des tâches en quelques clics, puis utiliser le glisser-déposer pour effectuer des ajustements.

“Avec la nouvelle vue du tableau, nous sommes en mesure de suivre l'état de chaque fonctionnalité sur laquelle nous travaillons et d'utiliser des déclencheurs pour attribuer automatiquement une tâche au bon employé à chaque étape du processus. "

Cependant, les modèles de tâches sont de loin la pièce maîtresse des projets Teamwork pour Trainual. Non seulement le modèles converti les listes de tâches en processus répétables pour leur propre entreprise, ils utilisent le système de modèles de Projects comme un outil pratique et pratique qui apprend à chaque client comment trouver et construire ces processus dans leur propre entreprise.

“Pour être évolutives, les petites entreprises doivent créer des systèmes reproductibles. Le logiciel de formation enseigne le contexte derrière la création de ces processus, et Teamwork Projects est le complément parfait pour créer des modèles de listes de contrôle et des projets qui respectent ces directives. »

Les avantages

Les modèles ont été la clé de la croissance et de la stabilité de Trainual, à la fois en leur donnant plus de contrôle sur leur temps et en leur permettant de réinvestir ce temps dans des activités génératrices de revenus. Partager ces outils avec d'autres entreprises sur le point de se développer a été un bonus.

“Dans toute notre équipe, je sais que nous économisons environ 10 à 20 heures par semaine en utilisant les projets Teamwork au lieu de passer à travers cinq systèmes différents pour suivre les tâches, les notes, les liens, les fichiers et les heures facturables. L'élimination de ces inefficacités et la capacité de montrer à d'autres entreprises comment le faire ont élargi notre production et notre réputation. »

Un avantage inattendu de l'utilisation des projets Teamwork a été des réunions plus courtes, car tout le monde marche en connaissant l'ordre du jour. Maintenant que l'équipe maîtrise l'utilisation des balises et des filtres, les sujets nécessitant une discussion plus approfondie peuvent être balisés, puis la liste est filtrée avant la réunion. Les mises à jour sont facilement accessibles en exportant des listes de tâches à partir de projets clés et en examinant la progression et les notes jointes.

“Utiliser l'outil de cette façon nous donne un ordre du jour instantané, ce qui nous aide à rester sur le sujet. Au fur et à mesure que nous discutons des différentes tâches et projets, nous pouvons attribuer immédiatement des niveaux de priorité aux fonctionnalités ou bogues les plus critiques afin qu'ils se démarquent en un coup d'œil. Tout le monde quitte la réunion en sachant exactement ce qui doit se passer ensuite. »

le intégrations disponibles avec les projets Teamwork facilitent également les journées de travail de l'équipe Trainual. En utilisant Zapier, ils ont connecté un formulaire Google à leur compte Teamwork Projects afin que les utilisateurs puissent soumettre des idées et des problèmes, et ces soumissions vont directement dans une liste dans les projets Teamwork que l'équipe produit examine. D'autres intégrations incluent l'extension Chrome pour enregistrer des liens et des tâches, l'intégration HubSpot pour l'équipe commerciale, l'intégration Harvest pour le suivi du temps, et l'intégration Dropbox pour le stockage de fichiers.

“Teamwork Projects a rendu notre quotidien tellement plus facile, nous le recommandons donc tout le temps pour organiser des projets, garder tout le monde sur la même longueur d'onde et même noter des idées potentielles pour l'avenir. Nous aidons tant d'entreprises à évoluer à l'aide de ces outils pratiques. "