Depuis plus de 20 ans, novusweb® a aidé les commerçants de petite et moyenne taille à développer et augmenter leurs ventes en ligne. Leur expertise comprend le marketing numérique, le développement de contenu, la gestion de produits et la distribution omnicanale. Bret Williams, co-fondateur et associé directeur de novusweb au Texas (États-Unis), utilise des projets de travail d'équipe pour soutenir le style de gestion Agile de l'entreprise et aider à créer des flux de travail qui suivent chaque tâche et les détails des sous-tâches dans des projets complexes.

“Nous utilisons Teamwork pour à peu près toutes les tâches de notre organisation, à la fois pour les clients et en interne. Des longs projets de développement de site aux publications sur les réseaux sociaux, tout est mis dans les projets de travail d'équipe. »

Les défis

En tant qu'agence avec une réputation de longue date dans la fourniture de résultats pour les clients du commerce électronique, novusweb avait utilisé tous les logiciels de gestion de projet disponibles et avait finalement atterri avec Basecamp. Alors que le programme semblait avoir l'interface utilisateur la plus accessible pour les clients, il manquait des outils bien développés dont l'équipe de Bret avait besoin pour rationaliser ses flux de travail et réduire les heures non facturables.

En tête de la liste des exigences de novusweb, il n’y avait pas une seule fonctionnalité spécialisée, mais un logiciel intuitif et riche en fonctionnalités qui pouvait s’adapter à leur équipe Agile. Après avoir testé plusieurs applications, ils ont constaté que les systèmes en cascade prenaient trop de temps et coûtaient trop d'heures facturables, tandis que les systèmes basés sur les tâches étaient trop limités en fonctionnalités pour permettre la responsabilité et les dépendances.

Basecamp a couvert certains de leurs besoins, mais ils se sentaient toujours contraints et voulaient trouver un logiciel qui pourrait les aider à suivre le temps et à gérer les tâches, les dépendances, les affectations, les fichiers et la communication. Bret a déclaré qu'il savait que son équipe demandait beaucoup à un système de gestion de projet, mais il a estimé qu'une meilleure solution devait exister. Leur système idéal serait également simple pour les nouveaux clients à apprendre et à mettre à jour régulièrement. Basecamp était un bon début, mais il ne pouvait pas servir de plaque tournante pour tous les différents aspects qui devaient être organisés et administrés.

“Nous avions besoin d’un système de gestion de projet suffisamment robuste pour nos besoins internes, tout en étant «convivial» pour que nos clients puissent l’utiliser en collaboration. Nous voulions des options, des options qui n'obligeaient pas nos clients à détenir une certification professionnelle en gestion de projet. »

La solution

La transition vers les projets de travail d'équipe s'est très bien déroulée, en raison du Importateur Basecamp et la bibliothèque de vidéos d'intégration et documents d'aide que Teamwork.com a créé pour les clients. Bret a également constaté que novusweb Principes agiles s'accordait facilement avec le format des projets de travail d'équipe, avec très peu de temps de formation nécessaire pour que son équipe devienne compétente.

Aujourd'hui, l'équipe s'appuie sur listes de tâches pour mettre en place chaque initiative marketing, avec des tâches et des sous-tâches pour les tâches individuelles nécessaires. Modèles de liste de tâches facilitez ce processus en permettant aux membres de l'équipe de démarrer de nouveaux projets en quelques clics. Des changements et des ajouts sont facilement faits pour s'adapter aux différentes exigences de chaque projet.

Les clients utilisent et apprécient réellement les projets de travail d'équipe pour sa capacité à voir et à organiser toutes les parties mobiles du projet sur une seule plateforme. Non seulement ils peuvent obtenir une mise à jour instantanée, mais tout le nécessaire des dossiers et messages qui vivaient (ou étaient égarés) dans différents dossiers et applications sont maintenant tous ensemble.

“Nous croyons en une transparence totale avec nos clients, et Teamwork Projects donne à nos clients une vue complète de toutes les activités que nous avons réalisées. Ils peuvent facilement voir les progrès réalisés en temps réel, fournir des approbations, télécharger des ressources et répondre aux questions de notre équipe. »

Le fait d'avoir un hub central pour chaque projet a également amélioré les relations avec les développeurs distants. La collaboration se déroule désormais en temps réel sur les documents, avec la messagerie et dans Vue du tableau pour les tâches, ce qui permet à chacun d'ajuster rapidement les tâches en temps réel.

“Board View nous permet de gérer de manière interactive les tâches du projet avec notre équipe sans les ajustements constants que les méthodologies en cascade nécessitent. Tout le monde a l'impression d'être mieux informé et sur la bonne voie sans avoir beaucoup de check-ins de personne à personne. "

Les avantages

Plus de deux ans après avoir signé avec Teamwork Projects, Bret dit que leurs flux de travail sont nettement plus faciles et plus résistants aux erreurs. Non seulement cela rend les interactions en équipe plus efficaces, mais cela réduit la quantité de travail à refaire.

“Nous savons que les projets de travail d'équipe ont changé notre façon de faire des affaires. Cela nous aide à améliorer l'allocation des ressources, à capturer plus de tâches (et d'activité) de nos clients et à éliminer les erreurs qui étaient inévitables avec d'autres systèmes. »

Les avantages étaient particulièrement évidents pour novusweb au cours de la saison des vacances 2017, lorsque l'équipe tentait de gérer des campagnes de marketing de vacances pour de nombreux clients de l'entreprise. Le fait de disposer de listes de contrôle détaillées et de modèles de listes leur permettait de ne manquer aucune action importante lorsque leurs performances devaient être parfaites. Chaque membre de l'équipe novusweb a ses propres fonctionnalités préférées qui les aident à améliorer la productivité, mais le style Kanban Vue du tableau a probablement eu le plus d'impact sur novusweb dans son ensemble. Au fur et à mesure que l'équipe se familiarise avec les projets de travail d'équipe, elle compte de plus en plus sur lui pour définir ses priorités quotidiennes et hebdomadaires au fur et à mesure de l'avancement des projets.

“Board View fonctionne très bien avec notre approche Agile et nos processus internes. Nous ne faisons pas de sprints réels d'une durée définie, mais nous travaillons sur des projets de manière Kanban. "

Le résultat final est que novusweb est en mesure de fournir des projets de meilleure qualité avec moins de changements et de corrections, ce qui permet de gagner du temps et de réduire considérablement les frictions et les goulots d'étranglement.

“Dans notre recherche de logiciel de gestion de projet capable de gérer des listes de tâches complexes et l’approche Agile de notre équipe, nous avons continué à nous heurter à des impasses. Ensuite, nous avons trouvé Teamwork Projects, et cela trouve l'équilibre parfait. »