Ashleyidesign est une agence de conception Web et de marketing entrant dans le Massachusetts (États-Unis) qui fournit des services aux clients HubSpot à travers le monde. Ashley Hill, fondatrice d'ashleyidesign, identifie les stratégies et les améliorations de site Web qui génèrent quotidiennement plus de clients et de revenus pour ses clients. En tant que consultante en solo, Ashley a découvert Teamwork Projects lorsqu'elle recherchait un logiciel de gestion de projet qui pourrait l'aider à rester au courant de plusieurs projets à la fois sans avoir besoin d'une collection d'applications supplémentaires. Voici comment les projets de travail d'équipe lui ont permis de gérer une charge de travail complexe et de communiquer plus efficacement avec les clients.

“Les projets de travail d'équipe me permettent de démarrer des projets facilement et de garder le contrôle de tous les détails. Il s’adapte parfaitement à la manière dont la plupart des entreprises travaillent aujourd'hui! »

Les défis

Les agences unipersonnelles comme ashleyidesign font face à de multiples pressions lorsqu'elles respectent les délais, interagissent avec les clients, créent des listes de contrôle précises et s'occupent de tous les détails qui permettent aux projets et aux revenus de circuler. Au cours de la dernière décennie en affaires, Ashley s'est appuyée sur plusieurs applications différentes pour prendre en charge chaque aspect de chaque phase de ses projets. Trello et ToDoist ont fourni une assistance avec les listes de contrôle et les flux de travail du projet, mais les fonctionnalités étaient limitées. Chaque fois qu'Ashley voulait démarrer un nouveau projet, elle devait saisir chaque étape à la main, même s'il s'agissait d'un flux de travail standard qu'elle utilisait depuis des mois. De plus, les adaptations qu'elle a apportées pour utiliser ces outils dans son entreprise n'ont fourni que des solutions partielles. Elle devait encore créer des listes supplémentaires ou des stratégies de sauvegarde pour que tout se coordonne bien, et elle en avait assez de passer plus de temps à saisir tous les détails du projet.

“Je travaille sur de nombreux projets différents à la fois, et il est important pour moi de pouvoir gérer facilement ces projets sans combattre l’interface utilisateur en même temps. Je voulais une plateforme qui me permettrait de gérer plusieurs projets tout en restant dans mon flux de travail quasi-mêlée.

Une fois toutes les informations saisies, Trello et les autres applications ne lui ont toujours pas donné un bon aperçu des tâches et des priorités qui nécessitaient une attention chaque semaine. Tout garder sur la bonne voie nécessitait encore des heures d'attention alors qu'elle sautait d'une page ou d'une plate-forme à l'autre pour rassembler toutes les informations dont elle avait besoin. Même lorsque tous ces outils fonctionnaient parfaitement ensemble, Ashley a perdu un temps précieux à utiliser le courrier électronique pour la communication avec les clients. Essayer d'organiser ou de localiser des conversations importantes dans une mer de centaines de courriels était chronophage et angoissant. Ashley voulait un logiciel qui permettait de stocker et de gérer chaque partie de chaque projet, des messages aux jalons en passant par les délais. Sa recherche a commencé avec des plates-formes intégrant Harvest, son application de suivi du temps préférée, et Hubspot dont elle dépendait pour ses efforts de CRM et de marketing.

La solution

Ashley a comparé les projets de travail d'équipe à plusieurs autres outils de gestion de projet, le choisissant finalement en raison de son interface utilisateur intuitive et des outils qui réduisent la quantité de travail répétitif nécessaire pour mettre à jour la progression de chaque projet. L'une des premières fonctionnalités utilisées par Ashley a été modèles de liste de tâches, ce qui lui permet de construire un nouveau projet en quelques clics. Tous les flux de travail efficaces qu'elle a créés pour évaluer les sites Web sont déjà en place.

“Teamwork Projects est une bouée de sauvetage pour les nouveaux projets avec une série de tâches que j'ai déjà effectuées. L'ensemble du processus de refonte Web est présenté sous forme de tâches en tant que modèle, et je peux l'ajouter aux projets, avec les dates de début et de fin prévues. »

Les tâches individuelles sont également faciles à gérer, des publications sur les réseaux sociaux aux tâches ponctuelles qui pourraient facilement passer entre les mailles du filet. Quelques entrées rapides et les tâches sont enregistrées dans le projet, avec la date limite rappels. Les conversations ont désormais également lieu dans les projets de travail d'équipe. Les informations généralement communiquées par e-mail sont désormais ajoutées comme commentaires aux tâches individuelles de chaque projet. Les échanges importants y sont automatiquement organisés et localisés ou avec le puissant outil de recherche, ce qui permet de gagner du temps et de réduire la confusion. Parce que Teamwork Projects offre des autorisations, les informations ne sont partagées qu'avec les clients et les entrepreneurs qui en ont besoin.

“La messagerie est beaucoup plus facile, mais Teamwork Projects me permet également, ainsi qu'aux clients, de télécharger des fichiers et de collaborer entièrement au sein de cette plate-forme. Il a été si facile d’amener les clients à utiliser Projects. »

Le passage aux projets de travail d'équipe était simple avec le Importateur Trello, et intégrations avec certaines des applications préférées d'Ashley signifiait moins de temps d'arrêt en raison de l'apprentissage de nouveaux logiciels. Elle pourrait continuer à utiliser Récolte et HubSpot sans perte de continuité ni de données.

Les avantages

Ashley n’a pas calculé de retour sur investissement exact après le passage à Teamwork Projects, mais le logiciel lui a fait gagner tellement de temps qu’elle ne peut pas imaginer y renoncer. Au lieu de jongler avec différentes applications et plates-formes pour gérer sa charge de travail, elle se rend au même endroit pour tous ses fichiers et tâches, et les clients aiment également utiliser des logiciels.

“J'aurais aimé avoir des chiffres exacts, mais je peux dire que les projets de travail d'équipe ont définitivement amélioré ma productivité. Je passe moins de temps à gérer des projets, ce qui me donne plus de temps pour les clients ou pour travailler sur mon entreprise plutôt que sur elle. »

La simplicité de l'interface permet un travail rapide des entrées et des mises à jour du projet, et la génération de rapports d'état lui permet d'avoir une vue d'ensemble en quelques secondes. Tant de processus différents qui soutiennent son entreprise prennent désormais quelques touches au lieu d'heures, ce qui donne à Ashley la confiance nécessaire pour accepter plus de clients et des projets plus difficiles.

“J'ai déjà recommandé des projets de travail d'équipe à plusieurs clients et amis. C'est un outil polyvalent qui peut s'adapter à tout type de flux de travail de gestion de projet pour rendre votre entreprise plus automatisée. "