Shrein Media a ouvert ses portes en 2014 en tant qu'agence de marketing numérique polyvalente, mais a depuis spécialisé ses services, aidant les entreprises à créer un public à l'aide du contenu de leur site Web, de la messagerie électronique, des médias sociaux et de la vidéo en direct. Leur expertise dans ces domaines permet aux propriétaires d'entreprise de se consacrer à la gestion de leur entreprise tandis que Shrein Media crée un contenu marketing influent et des initiatives de marketing à fort impact. Dave Shrein, fondateur de Shrein Media, est passé à Teamwork Projects afin de trouver un logiciel qui pourrait donner à son équipe plus de flexibilité alors qu'elle établissait sa spécialité et développait plus d'efficacité dans ses flux de travail.

“Nous considérons Teamwork comme un leader et un avant-gardiste dans le domaine de la gestion des tâches et des projets. D'autres éditeurs de logiciels sont plus déterminés dans leurs manières et ont évolué avec leurs propres besoins à l'esprit, mais nous voyons le travail d'équipe évoluer avec leurs propres besoins et les besoins des clients de la même manière. "

Les défis

Lorsque Dave a lancé Shrein Media, il a choisi un logiciel de gestion de projet qui soutenait adéquatement l'approche touche-à-tout de l'agence et permettait à son équipe de collaborer assez bien. Après quelques années en affaires, il a vu qu'au fur et à mesure que son entreprise découvrait sa spécialité et réduisait sa portée, le logiciel devenait moins avantageux. Plus ils affinaient leurs processus, plus ils devaient contourner les limites du logiciel.

“Le logiciel de gestion de projet avec lequel nous avons commencé était comme la plupart des outils de gestion de projet que nous avons essayés. Soit ils sont si spécifiques qu'ils ne peuvent pas s'adapter à nos besoins, soit ils sont si larges qu'il devient difficile de s'organiser spécifiquement pour nos clients ou nos projets. "

L'une des principales limites était l'incapacité d'organiser les projets au niveau du client. Leur choix de logiciel original a bien fonctionné pour les projets internes, mais une fois que l'équipe a voulu faire des ajustements pour répondre aux besoins des clients, les solutions de contournement sont devenues difficiles et la productivité a chuté. Le prix était un autre facteur de plus en plus problématique avec leur ancien logiciel de gestion de projet. Bien qu’ils ne recherchaient pas la solution la moins chère du marché, ils ont eu du mal avec les frais supplémentaires lorsqu'ils ont entrepris un nouveau projet.

“L'ajout d'un utilisateur supplémentaire augmenterait nos dépenses de près de 200% pour l'année, ce qui n'était pas viable. Nous avons pris la décision de rechercher un outil de gestion de projet abordable et qui apportait de la valeur à nos systèmes, processus et façon générale de mener le travail. »

La solution

Alors que l'équipe cherchait une solution, Dave a revisité les applications et les options logicielles qu'il avait utilisées dans le passé - soit pour ses propres projets, soit lorsqu'il travaillait avec une autre organisation. Teamwork.com était l'une de ces options qu'il connaissait bien mais qu'il n'avait pas utilisées depuis des années. La redécouverte de Teamwork.com a commencé par l'inscription à Teamwork Projects et son utilisation pour gérer un projet avec un autre membre de son équipe. Au fur et à mesure que lui et son coéquipier se sont familiarisés avec le logiciel, ils ont tous deux convenu que ce serait un pas dans la bonne direction. Un mois plus tard, tous leurs projets ont été importés et tout le personnel utilisait exclusivement les projets Teamwork. Tout de suite, Dave a constaté une réduction des coûts car Teamwork Projects permet aux clients de ajouter autant d'utilisateurs au besoin sans frais supplémentaires. Cela signifiait que les sous-traitants et les projets ponctuels avaient leur propre place dans les projets de travail d'équipe et leur budget restait intact.

“Nous avions besoin d'un moyen d'élargir les utilisateurs sans gonfler nos coûts de gestion de projet et de travailler en équipe collaborateurs est exactement ce dont nous avions besoin.

Sachant que les coûts étaient maîtrisés, l'équipe de Shrein Media a commencé à explorer les fonctionnalités de Teamwork Projects pour trouver des moyens d'organiser les projets au niveau de l'entreprise. Ils ont pu abandonner leur assortiment de notes et applications de productivité pour tout mettre dans des projets de travail d'équipe, de des dossiers à suivi du temps à la gestion des tâches. Alors que l'équipe de Shrein Media est répartie à travers les États-Unis, la majorité de l'équipe est basée en Arizona. Malgré un emplacement central comme base physique des opérations, Shrein Media accorde une grande importance à la flexibilité et à l'autogestion, de sorte que les membres de l'équipe travaillent à distance quand et où ils le souhaitent. C'est une valeur que Dave s'efforce de préserver pour son équipe et prend des décisions qui protègent cette valeur. Une fois qu'ils ont découvert quels outils étaient les plus utiles dans leur entreprise, ils ont commencé à chercher des moyens d'éliminer le travail répétitif et de standardiser leurs processus. En utilisant modèles de tâches, ils ont pu créer des flux de travail qui pouvaient être recréés en un seul clic, mais étaient également modifiables et flexibles afin de pouvoir s'adapter aux besoins spécifiques de n'importe quel projet.

“Les modèles de tâches sont les fonctionnalités dont notre équipe dépend le plus. Cela nous permet d'étendre notre champ de travail à l'aide de nos flux de travail enregistrés et d'attribuer immédiatement chaque élément à la personne idéale."

Les avantages

Après cinq mois d'utilisation des projets de travail d'équipe, Dave a constaté une augmentation de la productivité en raison de la façon dont les fonctionnalités s'harmonisent et s'interconnectent, mettant à jour automatiquement les projets et rapports de manière transparente. Son équipe gagne des heures chaque semaine en utilisant le modèles de liste de tâches, qui répliquent instantanément les processus. Les membres de l'équipe ont désormais un accès immédiat à toutes les informations dont ils ont besoin sur chaque projet: fichiers, travaux réalisés, commentaires et questions et mises à jour. Tout est dans un format facile à comprendre, ce qui élimine le temps perdu à rechercher des matériaux ou des mises à jour d'avancement.

“Sans les projets de travail d'équipe, notre flux de travail continuerait à impliquer une nomenclature maladroite pour aider à organiser nos projets par client, et nous continuerions à gérer plusieurs versions de fichiers via des téléchargements et des téléchargements. Je suis sûr que nous dupliquerions toujours les tâches sur des autocollants ou des tableaux blancs pour obtenir une vue tableau ou diagramme de Gantt. "

La collaboration et la productivité de l'équipe se sont améliorées à mesure que les membres de l'équipe ont découvert les fonctionnalités au sein Planches et Listes pour donner à chaque membre de l'équipe la vue des tâches qu'il préfère, même lorsqu'ils travaillent ensemble sur des projets. Ils ne sont pas limités à une représentation visuelle pour les mises à jour, les tâches et les mises à jour de progression.

“Teamwork Projects s'adapte à chaque personne de notre équipe. Cela leur permet de travailler d'une manière qui leur convient en tant qu'individu au lieu de les forcer à confirmer un style de gestion des tâches et de travail de projet. "

Shrein Media utilise également des projets de travail d'équipe pour rationaliser l'achèvement des projets en suivant développement de site Web jalons et créez chaque semaine répétition de tâches. Avoir des rappels automatiques et des rapports instantanés sur les progrès aide toute l'équipe à identifier les priorités, ce qui signifie que le temps est passé à faire avancer le projet, sans se demander quel élément devrait être abordé ensuite.

“Nous avions besoin d'un moyen de rassembler tous nos projets, et Teamwork Projects a géré cela avec brio. Nous avons essayé plusieurs applications et stratégies, mais avoir un logiciel qui s'adapte à nos besoins a changé la donne. Cela évolue avec nous.