Vous êtes-vous déjà demandé comment les gens les plus puissants de la terre faire tellement de choses? 🤔

Des gens comme Bill Gates et Elon Musk n’ont pas eu beaucoup de succès dans leur vie par accident. Ils l'ont fait en organisant chaque heure de chaque jour, en planifiant leur temps pour être productifs et atteindre leurs objectifs.

Cette façon de penser est au cœur de la gestion des tâches. Après tout, tout le monde a le même nombre d’heures dans sa journée, mais c’est la façon dont vous organisez ces heures qui déterminent ce que vous faites réellement.

La façon dont nous organisons nos journées de travail se résume à la stratégie. Certaines personnes s'en tiennent à une liste de tâches, tandis que les entreprises peuvent trouver plus utile d'utiliser outils de gestion des tâches pour organiser leurs calendriers. En fait, les entreprises qui utilisent des techniques comme la gestion des tâches dépensent 28x moins d'argent que ceux qui essaient de livrer des projets sans véritable plan ou stratégie.

Dans cet article, nous allons approfondir:

  • Qu'est-ce que la gestion des tâches?

  • Pourquoi vous devriez commencer à penser à la gestion des tâches

  • Trois façons différentes de gérer les tâches

  • Les avantages d'utiliser un outil de gestion des tâches

  • Comment choisir le bon outil de gestion des tâches

Organisons-nous 🗂️

Qu'est-ce que la gestion des tâches?

La gestion des tâches est l'endroit où chaque tâche est planifiée et gérée en utilisant les détails et les délais pour livrer les projets à temps.

La gestion des tâches n’est pas aussi compliquée qu’il y paraît. Il s’agit simplement d’une façon sophistiquée de planifier la façon dont les tâches sont gérées à partir du moment où vous les insérez dans un calendrier jusqu’à ce qu’elles soient terminées. Nous parlons de fixer des délais, de collaborer avec les membres de l’équipe et de créer des horaires qui vous permettent, à vous et à votre équipe, d’être aussi productifs que possible.

Quand c'est bien fait, la gestion des tâches vous permet de:

  • Gérez votre charge de travail: Découvrez ce qui figure sur votre agenda, les éléments dont vous devez prioriser et les échéances imminentes

  • Augmentez la productivité: Lorsque chaque tâche est organisée, vous saurez exactement ce sur quoi vous devez travailler et ce qui doit être fait. Toutes les informations pour chaque tâche seront réunies au même endroit

  • Créez des canaux de collaboration: La gestion des tâches concerne la gestion d'équipe. Votre équipe aura une meilleure idée de qui travaille sur quoi et quand vous vous attendez à ce qu'ils collaborent sur une tâche pour la terminer plus rapidement

  • Soyez plus efficace en temps: Au lieu de décider quelle tâche vous devez faire ensuite ou ce qui est plus urgent, la gestion des tâches élimine le temps de réflexion perdu. Vous saurez toujours sur quoi vous devriez travailler.

Ce qui est déconcertant, c'est le nombre d'entreprises qui n'ont toujours pas de processus en place pour organiser et effectuer les tâches de leur pipeline. Enquête PMI 2017 sur la gestion de projets dans le monde ont constaté que 37% des dirigeants exécutifs ont admis que la principale cause d'échec des projets était le manque d'objectifs clairement définis et de discipline lors de la mise en œuvre de la stratégie.

En d'autres termes… pas assez bien planifié.

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Pourquoi vous devriez commencer à penser à la gestion des tâches

Vous êtes-vous déjà demandé comment des équipes comme Microsoft parviennent à publier de nouveaux produits et fonctionnalités tout le temps?

Ce n’est pas un hasard si leur équipe de développeurs de 3000 personnes est si méticuleuse qu’elle est en mesure de publier de toutes nouvelles versions de chacun de leurs projets toutes les trois semaines. Leurs tâches sont gérées dans les moindres détails. Tout le monde sait ce qui doit être fait, qui le fera et quand les tâches doivent être exécutées.

Vous voyez, la gestion des tâches n'est qu'une partie du puzzle global de gestion de projet. Chef de projet MetaLab Kyria Brown dis le mieux quand elle a comparé la planification, la réalisation et la réalisation de projets au pilotage d'un avion.

“Au niveau le plus élémentaire, un Responsables de projet le rôle est de veiller à ce que les choses se passent bien afin que les pilotes et l’équipage de conduite puissent faire ce qu’ils font le mieux pendant que les passagers se sentent en sécurité en sachant qu’ils ne tomberont pas du ciel ou ne s’écraseront pas en plein vol », dit-elle.

“Aucun de nous ne ferait de bons pilotes plus que nous ne ferions de bons designers ou développeurs, mais en tant que chefs de projet, nous arrivons à être les bergers de leurs succès et à vivre nos rêves créatifs par procuration. »

cependant, atterrissage avec succès cet avion met en évidence les avantages de la gestion des tâches. La gestion des tâches peut non seulement vous aider à voir à partir de 10 000 pieds ce sur quoi travaillent tous les membres de votre équipe, mais elle vous donnera également une meilleure idée de leur capacité et des tâches qu'ils priorisent.

La bonne nouvelle est que la gestion des tâches n’est pas vraiment sorcier. En surface, cela implique trois étapes simples:

Étape 1. Créer des tâches: La première étape consiste à déballer un projet et à créer des tâches individuelles pour le livrer. Une fois que vous savez quelles sont ces tâches, vous pouvez les transformer en éléments exploitables en créant des livrables et en fixant des délais

Étape 2. Organisez et hiérarchisez: Pensez à tous les obstacles que vous pourriez rencontrer au cours du projet. Une maladie d'équipe pourrait-elle faire dérailler certaines tâches? Votre équipe a-t-elle la capacité de tout faire? Planifiez les tâches sur le calendrier de votre équipe en fonction de qui a du temps libre

Étape 3. Surveiller et mettre à jour: Voici où la gestion des tâches entre vraiment en jeu. Une fois qu'un projet démarre, vous pouvez utiliser la gestion des tâches pour surveiller chaque tâche et changer les choses en temps réel. Si un membre de l'équipe est en retard, vous pouvez réaffecter une tâche à un autre membre de l'équipe ou modifier les tâches pour que le plus important soit fait en premier.

La meilleure façon de gérer réellement les tâches reste cependant à débattre.

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Trois façons différentes de gérer les tâches

Nous savons que vous l'avez déjà entendu, mais il faut le répéter -ne pas planifier est la planification à l'échec.

Il est évident que la gestion des tâches est un élément crucial de la réussite d'un projet, mais c'est à vous de décider quelle méthode convient le mieux à votre équipe. Les méthodes les plus courantes de gestion des tâches peuvent être classées dans trois catégories différentes:

✍️ Manuel: Des listes de tâches, quelqu'un?

📊 Électronique: Feuilles de calcul / applications

👩‍💻 En ligne: Outils de gestion des tâches basés sur le cloud

La vérité est que si vous n’avez pas de moyen de gérer vos tâches, ce sera une montée difficile pour que tout soit fait à temps. Voici quelques façons de transformer cette pile de tâches en une chronologie organisée.

1. Rédigez une vieille liste de choses à faire 📝

Ahhh, la liste des choses à faire.

C’est le moyen le plus simple de gérer vos tâches, et la bonne nouvelle est que tout ce dont vous avez besoin est un stylo et du papier pour en créer une. Si votre liste de tâches est assez légère ou simple, cette méthode peut vous suffire pour organiser votre emploi du temps.

Notez simplement chaque tâche que vous devez accomplir, ajoutez une date limite et cochez-les au fur et à mesure que vous les terminez.

Si vous aimez l'idée de planifier des tâches sur une liste de tâches mais que vous voulez le faire numériquement, vous pouvez utiliser une application comme Todoist. Dans l'application, vous pouvez créer des tâches, définir des délais et accéder à votre liste de tâches numériques, où que vous soyez.

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✅ La bonne nouvelle: Les listes de tâches sont l'équivalent de la gestion des tâches de la sortie hors réseau. Vous n'avez pas besoin d'une connexion Internet ni de payer une application pour organiser vos tâches.

❌ Les mauvaises nouvelles: Les listes de tâches sont très basiques et si vous gérez quelqu'un d'autre que vous-même, ce n'est pas l'idéal.

2. Utilisez un tableau Kanban 🧮

Tableaux Kanban ont été développés dans les années 1940 par Toyota. En japonais, Kanban signifie enseigne - c'est exactement ce qu'est ce système de gestion des tâches.

Un tableau Kanban est essentiellement un tableau de notes post-it numérisé, et ils ressemblent normalement à ceci:

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La gestion des tâches de cette façon vous aide à visualiser chaque tâche dans un projet et à les diviser en colonnes. Par exemple, vous pouvez utiliser des colonnes pour représenter les étapes du flux de travail d'un projet. À l'intérieur de chaque colonne se trouvera une carte représentant une tâche individuelle.

Supposons que votre équipe effectue un refonte du site Web. Pour mener à bien le projet, votre équipe devra effectuer des tâches telles que la sélection de polices, la collecte d'images et la création d'un tableau d'humeur. Utiliser un outil comme Travail en équipe, vous pouvez organiser ces tâches dans des colonnes distinctes sur un tableau Kanban:

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Une fois que le projet démarre et que l'équipe commence à travailler sur chaque tâche, elle descend lentement du tableau Kanban dans la colonne terminée. Les déclencheurs de Teamwork réduisent également le travail administratif manuel en réattribuant automatiquement les tâches et en modifiant les dates d'échéance lorsqu'une tâche passe d'une colonne à la suivante.

Cependant, les tableaux Kanban font plus que simplement organiser vos tâches. Cela peut également vous aider à repérer les goulots d'étranglement et à sonner l'alarme si les délais ne sont pas respectés. Si une tâche est en retard, votre équipe recevra une notification automatiquement et vous pourrez rapidement résoudre le problème avant que l'ensemble du projet ne déraille.

✅ La bonne nouvelle: Kanban est un excellent moyen pour votre équipe de visualiser chaque tâche à l'intérieur d'un projet. Cela donne à chacun une idée claire de sa charge de travail, des dates d'échéance et de l'avancement d'un projet.

❌ Les mauvaises nouvelles: Pour les projets volumineux et complexes, les tableaux Kanban peuvent être occupés et paraître accablants.

3. Utilisez un outil de gestion des tâches 👩‍💻

UNE outil de gestion des tâches est le moyen le plus simple pour les équipes gérer plusieurs projets immediatement.

Non seulement chaque membre de l'équipe aura accès à son propre compte, mais il recevra son propre horaire, liste de tâches, et les dates d'échéance pour chaque tâche qui leur est assignée. C'est le moyen le plus simple pour les équipes collaborer et réalisez des projets sans perdre des heures chaque semaine en réunions de planification.

Vous aurez également une vue de 10 000 pieds sur chaque projet de votre pipeline. Un outil de gestion des tâches montre chaque tâche et quel membre de l'équipe y travaille afin que vous puissiez mieux estimer votre capacité pour les projets futurs, et vous pouvez également programmer des personnes pour qu'elles travaillent sur plusieurs projets à la fois.

✅ La bonne nouvelle: Les outils de gestion des tâches sont parfaits pour les équipes qui ont besoin de collaborer sur des projets et de planifier des tâches en fonction de leur capacité.

❌ Les mauvaises nouvelles: Ces outils coûteront probablement un peu plus qu'un stylo et du papier

Les avantages d'utiliser un outil de gestion des tâches

Lorsqu'il s'agit de gérer des tâches au niveau d'une équipe, c'est un peu différent de la gestion d'une liste de courses.

Les petites entreprises qui gèrent des tâches seront très différentes des entreprises avec 50 projets en cours. Même ainsi, la gestion des tâches à l'aide de méthodes telles que les feuilles de calcul, les tableaux blancs et les post-it peut être une recette pour un désastre.

Personne ne veut entrer dans le bureau lundi matin et trouver ça.

Le grand avantage d'investir dans un outil de gestion des tâches est qu'il aide à mener à bien les projets en reconnaissant que la gestion des tâches est la gestion d'équipe.

Avant Entreprise de télécommunications Strencom ont commencé à utiliser un outil de gestion des tâches, ils essayaient de livrer des centaines de projets en utilisant des outils traditionnels tels que le courrier électronique, les feuilles de calcul et les documents.

Non seulement ils ont du mal à livrer tous leurs projets à temps, mais leurs communications avec les clients en ont également souffert. Le directeur des opérations de la société, Colum Buckley, a déclaré que la société avait atteint un point où la gestion de projets à l’aide de courriers électroniques et de feuilles de calcul était devenue un véritable cauchemar.

Ainsi, ils ont commencé à rechercher un outil de gestion des tâches qui garderait un œil sur les livrables, les tâches et les délais, ainsi que d'impliquer leurs clients dans le processus.

L'entreprise a investi dans le travail d'équipe. Non seulement l'outil leur donne un aperçu en temps réel de leur pipeline, mais il implique également leurs clients, qui ne peuvent pas suivre l'avancement de leur projet sans avoir besoin d'une mise à jour officielle d'un chef de projet.

Le résultat?

Strencom a triplé son score NPS - une mesure utilisée pour mesurer la fidélité des clients - en seulement cinq ans.

“Non seulement nous réalisons plus de projets en moins de temps, mais nous acquérons une réputation de livraison ponctuelle et de fiabilité », déclare Buckley.
“La livraison de nos projets est désormais une réelle valeur ajoutée, ce qui est bénéfique pour nous dans les opérations et pour tout le monde dans l'entreprise.
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Comment choisir le bon outil de gestion des tâches

Choisir le bon outil de gestion des tâches pour vos besoins spécifiques est extrêmement important, vous devez donc faire vos recherches.

Certains outils sont basiques et d'autres ont tout sauf l'évier de cuisine. Il est donc important de savoir exactement ce dont vous avez besoin avant d'investir. Pour ce faire, vous devez compiler une liste des fonctionnalités «indispensables» en vous demandant:

  • Quels types de projets avez-vous normalement dans votre pipeline?

  • Votre équipe collabore-t-elle souvent et bénéficieriez-vous de fonctionnalités telles que les notifications et les déclencheurs automatisés?

  • Combien de personnes compte votre équipe? (cela aura un impact sur le coût de l'outil)

  • Avez-vous besoin de fonctionnalités de reporting et d'analyse?

  • Aurez-vous besoin suivi du temps fonctionnalités?

  • Souhaitez-vous bénéficier de modèles de projet pour améliorer votre gestion des tâches?

  • L'outil s'intégrera-t-il à votre pile technologique existante?

Quel que soit l'outil de gestion des tâches que vous choisissez, assurez-vous qu'il coche toutes les cases de votre liste et ne casse pas la banque!

Pour plus d'informations sur la mise en route d'un outil de gestion des tâches, consultez Travail en équipe.