Peter Coppinger, PDG de Teamwork.com, explique comment les réunions individuelles aident les entreprises à croissance rapide à rester connectées - et ce dont vous devez vous souvenir pour réussir dans votre entreprise.


Si vous m'aviez demandé il y a deux ans: «Devriez-vous faire des rencontres individuelles en travail d'équipe?», J'aurais dit qu'il s'agissait d'un travail d'entreprise inutile. Vous saurez d'après mes autres messages que nous essayons d'éviter autant que possible les réunions inutiles ici à Teamwork.com. Mais je réalise maintenant qu'avec plus de 100 personnes, nous avons absolument besoin de rencontres individuelles.

Que sont exactement les face-à-face?

Ben Horowitz décrit les 1: 1 comme «la réunion de l’employé plutôt que la réunion du responsable». C'est la réunion libre pour tous les problèmes urgents, les idées brillantes et les frustrations chroniques qui ne rentrent pas parfaitement dans les rapports de situation, les courriels et autres mécanismes moins personnels et intimes. Ces réunions managers-employés sont un élément essentiel de l’architecture de communication d’une entreprise. Si vous voulez comprendre une chose pour les rendre plus efficaces, c’est ceci: laissez l’employé diriger la réunion.

Les avantages des réunions individuelles

Rien que l'année dernière, Teamwork.com a grandi à un rythme astronomique. L’un des défis qui accompagnent cette croissance est de veiller à maintenir une culture de communication efficace afin que les bonnes idées et les frustrations ne passent pas inaperçues. L'introduction régulière de réunions individuelles dirigées par les employés permet à chacun de rester informé de ce que les employés ressentent par rapport à leur travail quotidien, leur développement professionnel et l'entreprise. Il est important que les chefs d’équipe et les membres aient la possibilité de se rencontrer régulièrement lors de réunions individuelles au lieu de se limiter aux examens annuels, ce qui peut sembler formel et décourageant, ou lors de grandes réunions, où il peut être difficile d’exprimer des opinions individuelles. Ces réunions informelles plus courtes offrent aux membres de l'équipe l'occasion de faire des suggestions et de discuter des problèmes potentiels avec leur chef d'équipe sans ressentir autant de pression. En fin de compte, ces réunions sont toutes axées sur le bonheur de chacun des membres de notre équipe, ce qui nous tient à cœur.

Comment exécuter des one-on-ons efficaces

Des réunions individuelles efficaces ne sont possibles que si toutes les personnes impliquées comprennent qu'il s'agit de la «réunion des employés». Les employés, plutôt que les chefs d'équipe, doivent établir l'ordre du jour et utiliser ces réunions comme une occasion d'exprimer leurs frustrations ou leurs idées brillantes. Les directives ci-dessous proviennent directement d'un article de blog interne dans lequel j'ai donné aux membres de l'équipe des suggestions de points de discussion qu'ils pourraient examiner et examiner avant une réunion individuelle pour la rendre plus efficace.

L'ordre du jour devrait être quelque chose comme ceci:

  • Sujets des employés (essayez d'apporter des éléments de discussion à la réunion, comme des questions sur les projets en cours)

  • Questions ouvertes comme:

    • Quels sont vos défis au quotidien?

    • Êtes-vous satisfait de votre évolution de carrière?

    • Trouvez-vous le travail satisfaisant?

    • Avez-vous autre chose en tête?

    • Pensez-vous que vous recevez suffisamment de soutien dans votre rôle?

    • Que pouvez-vous faire pour vous offrir plus de soutien?

    • Avez-vous remarqué des problèmes de processus qui doivent être résolus?

  • Qu'avez-vous appris ces derniers temps? (développement professionnel)

  • Discutez des commentaires de votre chef d'équipe.

Directives supplémentaires

  • Les rencontres individuelles ne sont pas une réunion de mise à jour du statut.

  • Les individuels ne sont pas seulement une occasion de tirer la brise; si vous avez peu de choses à discuter, elles devraient être terminées rapidement. (Personnes éloignées, nous réalisons que cela pourrait être la seule opportunité de tirer la brise, mais cela devrait être fait après la réunion.)

  • S'il vous plaît, évitez toutes vos frustrations - ne laissez pas les problèmes empirer.

  • Ne vous contentez pas de vider les problèmes - apportez des suggestions et des solutions pour eux si possible.

  • Nous ne voulons pas transformer nos meilleurs développeurs (et autres dirigeants) en gestionnaires à plein temps; les rencontres individuelles devraient vraiment être courtes, douces et faciles.

  • Nous visons des rencontres individuelles au moins toutes les deux semaines dans tous les domaines.

Nous voulons que chaque employé ici sache qu'il est écouté, que nous essayons de résoudre toutes les frustrations et d'en faire un endroit où vous aimez travailler - nous nous en soucions!

Ce que nous avons appris des personnes en tête-à-tête

Après avoir utilisé en tête-à-tête à Teamwork.com depuis quelques mois, nous pouvons déjà constater un changement positif dans la dynamique de notre équipe. Les problèmes sont identifiés et discutés avant qu'ils ne deviennent des problèmes, et ils aident à établir des relations plus solides entre les chefs d'équipe et les membres de l'équipe. Alors que nous continuons à grandir, je suis convaincu que les réunions individuelles nous aideront à éviter les obstacles à la communication et à garantir que notre équipe reste aussi connectée à plus de 100 employés que nous l'étions à 10 ans. Si vous souhaitez partager vos réflexions sur des réunions individuelles ou des conseils pour organiser ces réunions plus efficacement, assurez-vous de laisser un commentaire ci-dessous.