Il y a beaucoup d'éléments que vous devez assembler pour faire de tout projet un succès - et aucun n'est plus important que votre équipe qui y travaille.

Cette équipe, votre personnel, est connue dans la gestion de projet et parle de ressources.

Et gérer la façon dont vous voulez qu'ils passent leur temps sur les projets de votre pipeline peut faire la différence entre une équipe productive et une équipe surchargée de travail.

Selon le Project Management Institute's Étude Pulse of the Profession 2018, seulement 60% des organisations utilisent régulièrement des techniques de gestion des ressources pour organiser leurs ressources. L'étude a également révélé que les ressources limitées ou surréservées comptent parmi les principales raisons pour lesquelles les projets ont échoué.

En termes simples: la gestion des ressources donne à vos projets une meilleure chance de réussir.

Avoir un plan pour allouer, gérer et prévoir ce sur quoi vos employés vont travailler signifie non seulement que vous pouvez vous assurer que vous avez suffisamment de personnes pour chaque projet de votre pipeline, mais aussi ceux qui travaillent ne seront pas épuisés.

Dans cet article, nous allons décomposer:

  • Qu'est-ce que la gestion des ressources?

  • Quels sont les avantages de la gestion des ressources?

  • Comment une agence a abandonné les feuilles de calcul et les fils de discussion pour la gestion des ressources en temps réel

  • 3 techniques de gestion des ressources pour augmenter la productivité

Prêt? Planifions 👨‍💻

Qu'est-ce que la gestion des ressources?

La gestion des ressources est un moyen de planifier et de gérer la façon dont vos ressources seront utilisées dans les projets et de prévoir combien seront nécessaires pour les tâches à venir afin que vous puissiez livrer le travail dans les délais et le budget.

Avoir un plan de gestion des ressources permet responsables de projet pour suivre leur capacité de ressources, les calendriers de projet et les taux d'utilisation. En retour, ils peuvent s'assurer qu'ils disposent de suffisamment de personnes pour travailler sur chaque tâche et que leur équipe n'est pas surchargée de travail.

Maintenant, les gens ne sont pas les seulement ressource que vous devez gérer. Vous devez également envisager d’autres ressources dont vous aurez besoin pour vos projets, telles que:

  • Matériel matériel

  • Installations

  • Logiciel

  • Les budgets

  • Temps

Mais si vous divisez toutes ces ressources, elles se répartissent en trois catégories: les matériaux, les personnes et le coût.

Nous pensons que vos employés sont la ressource la plus précieuse dont vous disposez. Vous ne pouvez pas les remplacer s’ils tombent en panne et vous ne pouvez pas dupliquer leurs compétences uniques. Il est essentiel que vous planifiiez soigneusement la façon dont vous allouerez leur temps et leur énergie à chaque projet afin qu’ils soient productifs et content.

Quels sont les avantages de la gestion des ressources?

Bénéfice n ° 1: il prévient l'épuisement professionnel

Chaque membre de votre équipe est bien plus qu'un chiffre: c'est un atout avec des compétences qui aident votre entreprise à réaliser des projets.

Cependant, si leur temps n'est pas géré correctement, il leur est difficile de travailler de manière productive et de produire leur meilleur travail. Étude PMI 2018 a constaté que l'un des plus gros problèmes pour les gestionnaires de projet était de respecter les délais des projets. Une gestion efficace des ressources vous aide à éviter cela en vous alertant sur les calendriers surchargés afin que vous puissiez réaffecter les charges de travail et éviter l'épuisement professionnel.

Ça peut aussi:

😃 Gardez votre équipe plus heureuse et plus productive en lui donnant des horaires réalistes avec lesquels elle peut travailler et évitez d'être stressé.

💵 Assurez-vous que les calendriers de tout le monde sont pondérés uniformément et que les ressources fonctionnent à une productivité maximale pour que les projets soient livrés.

👀 Aidez les chefs de projet à suivre les plannings et à remplir les espaces vides du calendrier d'une ressource tout en évitant de doubler celui de quelqu'un d'autre.

Il y a d’autres raisons pour lesquelles vous devriez également surveiller les capacités de votre équipe. Si votre équipe travaille déjà sur un projet pour un client et qu'elle demande qu'une autre fonctionnalité soit ajoutée ou qu'elle soit livrée tôt, vous devez lui répondre par oui ou par non.

Le meilleur moyen d’éviter de surcharger les calendriers de votre équipe consiste à utiliser un outil de gestion des ressources qui suit la capacité de chacun. Par exemple, Teamwork utilise les heures d'ouverture (qui sont définis dans leurs profils) pour calculer la quantité de travail prévue dans leur calendrier et le temps dont ils disposent.

Si quelqu'un est en surréservation, son profil sera surligné en rouge. Pour réaffecter les tâches et libérer leur charge de travail, il vous suffit de glisser-déposer.

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Avantage n ° 2: il aide à prévoir les problèmes

Même les meilleurs chefs de projet ont du mal à prévoir les problèmes une fois qu'un projet démarre.

Votre meilleure chance est d'avoir un plan de gestion des ressources en place. Un plan peut se décomposer chaque jour (ou même heure) du projet, vous savez donc sur quoi tout le monde va travailler et vous évitez un manque de ressources avant même que le projet ne démarre.

Pensez aux problèmes quotidiens qui peuvent faire dérailler un projet. Que faire si un membre de l'équipe est malade pendant un projet? Ou quitte?

La gestion des ressources facilite la prise en compte de ces problèmes en allouant du temps tampon aux tâches ou en créant un plan d'urgence pour combler le manque de ressources. Par exemple, une astuce simple comme laisser la capacité de chacun à 80% si une tâche supplémentaire apparaît peut empêcher un projet de dérailler.

Avoir un plan peut également aider à prévoir les problèmes de budget en attribuant un taux de ressource dans leur profil. Si vos ingénieurs logiciels vous coûtent 100 USD / heure et que le budget du projet est de 5 000 USD, vous pouvez prévoir avant un projet démarre que vous n'avez que 50 heures de leur temps à allouer sans dépasser le budget.

Facile!

Avantage n ° 3: il vous aide à allouer les bonnes ressources

Imaginez ceci: vous recevez une demande de projet d'un client et, après une analyse rapide de votre calendrier pour vérifier les disponibilités des ressources, vous la réservez.

Cela semble génial, non? À moins que les personnes qui avaient du temps libre sur leurs calendriers aient réellement les compétences nécessaires pour accomplir les tâches du projet.

La gestion des ressources arrête ces types de situations avant qu'elles ne surviennent en permettant aux chefs de projet de filtrer et de trier les ressources pour voir s'ils disposent des compétences appropriées pour travailler sur un projet. À l'aide d'un outil tel que Teamwork, les chefs de projet peuvent filtrer rapidement les ressources en fonction de leurs compétences pour voir si les bonnes personnes ont de l'espace sur leur calendrier avant de se lancer dans un nouveau projet.

Voici un aperçu de son fonctionnement:

Avoir une vue précise du nombre de personnes travaillant sur un projet, de qui ils sont et de leurs compétences est un élément précieux de tout plan de gestion des ressources.

Comment une agence a abandonné les feuilles de calcul et les fils de discussion pour la gestion des ressources en temps réel

Comme beaucoup d'entreprises avec un plan de gestion des ressources, agence de marketing numérique B2B Groupe Pravda Media a déjà suivi sa charge de travail à l'aide d'un mélange de réunions d'état, de feuilles de calcul et de pistes de courrier électronique.

Le problème n’était pas seulement que cette approche était dispersée et prenait beaucoup de temps à l’équipe. Il était impossible d'avoir une communication claire pour chaque projet et de voir sur quoi tout le monde travaillait.

Ainsi, l'équipe a investi dans Travail en équipe gérer ses ressources.

Le PDG Kfir Pravda dit l'équipe planifie désormais les projets dans des diagrammes de Gantt et utilise Des cahiers pour stocker les notes et les plans de réunion. Il utilise également l’outil filtres pour analyser l'état d'un projet en suivant l'allocation des ressources, les goulots d'étranglement potentiels et les projections budgétaires pour s'assurer que tout reste sur la bonne voie.

“Maintenant, je suis capable de faire ce que j'appelle un «mentorat proactif», parce que je suis transparent dans les tâches et les progrès, je suis en mesure d'intervenir et de leur donner des conseils sur tout, des interactions avec les clients au dépannage », dit-il. Nous ne perdons pas de temps à rechercher des informations, à essayer de déterminer les prochaines étapes ou à obtenir des rapports d’état sur le travail d’autres personnes. Nous sommes tous alignés à 100% maintenant et travaillons à pleine puissance, allant de l'avant vers un objectif clair. "

En gérant ses ressources, Pravda sait quand l’emploi du temps d’un membre de l’équipe est en surréservation ou si un projet est en retard car tout est surveillé en temps réel.

3 techniques de gestion des ressources pour booster la productivité

Il est clair que la gestion des ressources est un moyen puissant de suivre l’avancement du projet et de prévoir les problèmes. Il est donc temps d’examiner certaines techniques que vous pouvez utiliser pour implémenter la gestion des ressources dans vos flux de travail.

1. Allouer des ressources à l'aide de données 📊

Allouer des ressources signifie se plonger dans les chiffres.

Commencez par vos rapports d'allocation des ressources pour avoir une vue d'ensemble de l'endroit où les gens travaillent, du niveau de remplissage de leurs horaires et des projets qui nécessitent une réévaluation de leurs ressources.

Imaginez que vous travaillez sur un projet pour un client et qu'il est presque terminé. L'équipe est en retard et le premier test du logiciel n'est qu'à deux jours. Un rapide coup d'œil sur calendrier du projet montre que les deux concepteurs de logiciels travaillant sur le lancement ont en fait besoin de trois jours complets pour être prêts pour le test du logiciel.

Que faire?

Vous ne pouvez plus ajouter de travail aux calendriers des deux concepteurs de logiciels, car ils travaillent déjà à pleine capacité. Par conséquent, vous devez rechercher la disponibilité de votre équipe pour voir si une autre personne possédant les compétences appropriées peut faire réorganiser son calendrier afin qu'elle puisse travailler sur la tâche urgente.

Si l'agenda de tout le monde dispose d'une mémoire tampon, ces problèmes peuvent être résolus avant ils font dérailler un projet. Il est essentiel que chaque fois que vous planifiez un projet, vous toujours créer un plan d'urgence et laisser une certaine marge de manœuvre dans les horaires de chacun au cas où une tâche serait en retard ou si un client demanderait des fonctionnalités supplémentaires.

Cela vous évitera beaucoup de maux de tête tout en garantissant que le projet est toujours livré à temps.

2. Améliorez vos ressources inutilisées 🙋‍♀️

La gestion de projet est un acte de jonglerie constant pour s'assurer que les horaires de chacun ont une charge de travail uniforme.

Cependant, c’est plus facile à dire qu’à faire et il est normal que les ressources soient sous-utilisées. Vous pouvez corriger en utilisant une technique appelée le nivellement des ressources. Tout d'abord, recherchez les ressources sous-utilisées dans votre équipe, puis vérifiez rapidement qu'elles ne le sont pas:

  • Travailler sur d'autres tâches

  • En vacances ou en congé de maladie

  • Endormi parce qu'ils se trouvent dans un autre fuseau horaire

Si ce n’est pas le cas, c’est un signe que leurs agendas sont sous-utilisés et qu’il est temps de les remplir.

Considérez que la ressource peut être sous-utilisée car leurs compétences ne sont pas exploitées. Par exemple, si vous avez un graphiste dans votre équipe et que son emploi du temps semble un peu vide, jetez un œil à ses autres compétences.

Peuvent-ils créer du contenu ou adapter leurs compétences en promotion de produits? 🤔

Si tel est le cas, attribuez-leur des tâches telles que la rédaction d'articles de blog ou des idées de brainstorming pour promouvoir un nouveau produit ou service. Non seulement vous tirerez le meilleur parti de leur calendrier sous-utilisé, mais cela vous évitera également de devoir embaucher plus de personnel pour assumer les tâches supplémentaires 👌

3. Suivez chaque budget 💰

Plus vous utilisez de ressources, plus le projet coûtera cher.

Respecter le budget est l'une des parties les plus difficiles de la gestion de projet, avec moins de 60% des projets respectant leurs budgets d’origine. Prévoir exactement le nombre de personnes dont vous aurez besoin pour réaliser un projet n'est qu'une partie du puzzle. Vous devez également contrôler la portée d’un projet tout en prévoyant les problèmes et les risques imprévus.

La bonne nouvelle est qu'avec le bon outil de gestion des ressources, ces tâches deviennent lot plus facile. En utilisant Teamwork, vous pouvez créer des budgets de projet basés sur:

  • Temps facturable

  • Temps non facturable

  • Temps facturé

  • Temps non facturé

Une fois qu'un projet démarre, chaque fois qu'un membre de l'équipe enregistre du temps pour y travailler, il sera automatiquement déduit du budget en fonction de son taux. Vous pouvez ensuite vérifier l’état du projet depuis le tableau de bord Teamwork:

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Le suivi des budgets comme celui-ci présente deux avantages.

La première est que vous comprendrez la rentabilité de chaque projet en suivant le temps facturable de votre équipe. Vous disposerez alors des informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions fondées sur des données sur les clients de grande valeur à prioriser et faire de la place dans les horaires de votre équipe.

Le deuxième avantage est la transparence. Plus vous suivez les budgets de vos projets, plus les propositions futures seront précises. Non seulement vous serez en mesure de donner à vos clients une meilleure idée de ce que coûtera le projet, mais vous pourrez également leur fournir un calendrier plus précis de la date à laquelle ils devraient s'attendre à ce qu'il soit livré.

Prêt à commencer à gérer vos ressources?

Trouver un moyen de gérer vos ressources est comme une initiation: quelle que soit la taille d’une entreprise, elle passera par là.

La question est, quelle voie de gestion des ressources allez-vous emprunter?

Alors que certaines agences peuvent utiliser un mélange de feuilles de calcul et de fils de discussion pour gérer leur équipe, il existe une meilleure façon de planifier vos projets. Avec logiciel de gestion des ressources, vous pouvez voir les membres de l'équipe en surréservation, recevoir des alertes si une tâche est en retard et mélanger les ressources si le budget d'un projet est sur le point d'être épuisé.

La meilleure partie du logiciel de gestion des ressources est qu'il vous évite les feuilles de calcul manuelles et le place là où il doit être - avec votre équipe et vos clients.

Prêt à vous lancer dans la gestion des ressources? En savoir plus sur comment Le travail d'équipe peut aider votre entreprise ici.