La planification de projet est une partie critique et cruciale de la gestion et de la planification de projet. C’est la route de briques jaunes qui, une fois suivie, vous mènera à la clôture du projet étincelante juste à temps.

Si la planification de projet peut sembler une tâche ardue, c'est une étape importante pour gestion de projet et la planification et empêchera votre projet de dérailler rapidement. Mais ne vous inquiétez pas. Après ce guide, vous serez préparé et prêt à créer un calendrier de projet entièrement fonctionnel et fluide qui vous enverra cliquer sur vos talons et rentrer chez vous à l'heure du dîner.

Qu'est-ce qu'un calendrier de projet exactement?

Un calendrier de projet décompose un grand objectif en plus petit jalons et des tâches avec des dates de début et de fin afin que l'ensemble du projet soit achevé à temps.

Mais la planification d'un projet est rarement aussi simple que la création d'une séquence d'événements. C’est plutôt un exercice d’équilibre. Vous devrez gérer le temps, les coûts et la qualité tout en vous assurant que les avantages du projet peuvent être réalisés.

Un calendrier de projet comprend non seulement quoi doit être fait, mais il identifie oMS doit le faire, comment la tâche sera accomplie, et quand il sera terminé.

Malheureusement, la planification des projets n’est pas une tâche unique. Il y a beaucoup de travail de suppositions éclairées impliqués, puis des mises à jour et des réorganisations continues au fur et à mesure de l'avancement du projet.

C’est pourquoi il est si important d’avoir une équipe de projet solide et même un bureau de gestion de projet bien doté. Un calendrier de projet efficace et rapide dépend des estimations précises de l'équipe de projet. Différentes approches des calendriers devraient être adoptées pour différents types de projets. Mais ce qu'ils ont tous en commun, ce sont quelques étapes essentielles (nous les aborderons ci-dessous) et le recours à des estimations d'étapes précises de votre équipe.

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Pourquoi la planification de projet est si importante

Tout comme un calendrier ou un calendrier personnel, la création et la gestion d'un calendrier détaillé pour vos projets garantissent que rien ne tombe entre les mailles du filet ou ne finit par retarder la date d'échéance du projet.

Sans calendrier, les projets s'effondrent, en particulier les grands avec beaucoup de pièces mobiles. Pour assurer votre organisation et les parties prenantes que vous pouvez accomplir et mettre en œuvre votre plan de projet et pour garder votre équipe sur la même longueur d'onde, vous aurez besoin d'un calendrier de projet détaillé. Alors, par où commencer?

Prévoyez de planifier et de planifier dans votre planification

Si vous êtes accro à la planification comme nous et Leslie Knope, vous avez probablement déjà fait de la place dans votre emploi du temps, pour planifier. En fait, si vous parlez à un manager, il ne rendra pas cette habitude si absurde. La gestion de projet consiste à créer un plan et un calendrier pour vos projets. C'est une partie cruciale de votre semaine de travail.

La planification de projet ne devrait certainement pas prendre une page arrière dans votre planificateur. Ne l’écrivez même pas dans la section des notes. Cette tâche peut prendre du temps (plus vous y consacrez de temps maintenant, plus le projet sera exécuté plus rapidement et en douceur). Alors faites une faveur à votre futur et bloquez du temps pour créer le calendrier de votre projet.

Comment créer un calendrier de projet à l'épreuve des balles

1. Mettez toutes vos pièces en ordre

Cette étape est le travail de préparation. C’est comme renverser toutes vos pièces de puzzle sur la table et vous assurer de ne pas en manquer la moitié avant de commencer l’assemblage. Certaines personnes appellent cela le «plan de gestion du calendrier».

Au cours de cette étape, vous définirez les politiques, procédures et documentation qui affecteront le calendrier de votre projet. Vous souhaiterez trouver des réponses à quelques questions concernant les contingences, les ressources, les dépendances des tâches, les procédures organisationnelles et les parties prenantes du projet. Posez ces questions:

  • Quelle sera la taille de votre contingence réserver, et comment sera-t-il calculé? Votre projet nécessitera-t-il un solide plan d'urgence ou de secours?

  • Y a-t-il des gros ressources dont la disponibilité a un effet majeur sur l'horaire?

  • Qu'en est-il de l'ordre de vos pas? Y a-t-il des dépendances de tâches nécessaire dans votre projet, comme, par exemple, couler les fondations d'une maison avant d'encadrer les murs?

  • Y a-t-il procédures organisationnelles mis en place par un bureau de gestion de projet pour créer et mettre à jour votre planning?

  • Qui doit approuver le calendrier et qui a besoin d'une copie? Qui sont les les parties prenantes

    impliqué?

Répondre à ces cinq questions informera grandement le calendrier de votre projet. Vous utiliserez les informations que vous collectez pour passer à l'étape 2.

2. Définissez les tâches, les activités et les jalons

À ce stade, vous devez commencer à déterminer quelles activités et actions spécifiques doivent être effectuées pour mener à bien le projet souhaité et ses avantages. Ici, vous allez décomposer le travail afin qu'il soit plus facile d'estimer, de planifier, d'exécuter, de surveiller et de contrôler l'ensemble du projet.

Une simple liste de tâches fera l'affaire. Ce qui est le plus important à ce stade, cependant, c'est votre rigueur.

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3. Ordonnez vos tâches dans une séquence

Ensuite, déterminez la relation entre vos tâches définies. Vous voudrez noter des choses comme, la tâche A peut-elle être accomplie en même temps que la tâche B? La tâche C doit-elle être terminée avant que la tâche D puisse commencer? Certaines tâches peuvent se chevaucher, d'autres non.

Placer vos tâches dans une séquence et noter leurs relations les unes avec les autres aidera votre projet à progresser efficacement. Si vous utilisez un outil de gestion de projet, vous serez en mesure de présenter et de visualiser facilement ces tâches et leur relation entre elles.

4. Déterminez les ressources nécessaires à vos activités

Il existe quatre principaux types de ressources: les personnes, les outils et l'équipement, les installations et les éléments à coût fixe comme les sous-traitants. Les autres ressources comprennent les ressources financières, les imprévus et la rémunération des heures supplémentaires. Dans cette étape, vous allez examiner chaque tâche individuelle et déterminer ses ressources requises.

5. Estimer la durée de chaque activité

Ensuite, vous devrez déterminer le plus près possible la durée de chaque tâche. Pour obtenir une estimation précise, vous pouvez revenir sur des projets similaires. De nombreux outils de gestion de projet permettent le suivi du temps, ce qui vous donnera les données dont vous avez besoin pour estimer les délais pour les futurs projets et tâches. Ou vous pouvez trouver la durée moyenne entre la durée la plus élevée possible et la durée la plus basse possible que vous pensez que la tâche pourrait prendre.

De plus, pendant le processus de planification du projet, les chefs de projet créent souvent un calendrier des ressources, qui indique quand vos ressources seront disponibles. Par exemple, la création d'un site Web nécessite une grande collaboration entre les développeurs front-end et back-end, ainsi qu'une équipe de conception. Lors de la création d'un site Web, vous devez donc vous assurer de savoir quand vos développeurs et concepteurs sont disponibles et combien de temps il leur faudra pour accomplir leurs tâches.

Lors de la création du calendrier de votre projet, vous devrez noter quand chaque ressource est disponible. Demandez-vous: un financement particulier viendra-t-il à une certaine date? Existe-t-il des outils, des personnes ou d'autres ressources nécessaires qui ne sont disponibles que pour une période de temps déterminée?

6. Identifiez le chemin critique

Vous êtes maintenant prêt à développer le calendrier le plus efficace et le plus précis pour votre projet. Ici, vous saisirez les dates de début et de fin officielles de chaque tâche.

Il existe un certain nombre de techniques différentes pour tracer les informations sur votre emploi du temps. Mais l'une des techniques les plus populaires est appelée la méthode du chemin critique, qui, une fois terminée, ressemble à ceci:

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Le chemin critique est le chemin le plus long à travers le réseau de vos activités. En utilisant cette méthode, vous pouvez identifier la partie la plus longue des activités dépendantes et les mesurer du début à la fin.

Pourquoi est-ce utile? Il identifiera quelles tâches, si elles sont retardées ne serait-ce qu'un jour, retarderont l'ensemble de votre projet et quelles tâches n'affecteront pas la date de fin de votre projet si elles sont retardées. Ces informations seront extrêmement utiles plus tard, lorsque vous gérerez le projet. Voici un tutoriel utile sur comment tracer votre chemin critique.

Ne soyez pas un chef d’équipe tardif.

Personne n'aime rendre un projet en retard. Depuis l’école, on nous apprend à terminer notre travail dans un délai imparti. Et maintenant, en tant que professionnel, vous ne pouvez pas vous en tirer exactement de manquer votre échéance en disant aux parties prenantes externes de l’organisation que quelqu'un a volé votre sac à dos.

Créer un calendrier de gestion de projet solide peut être difficile et prendre du temps. Mais ces six étapes vous permettront de le faire à temps.

Heureusement, tout ce qui concerne votre travail n'a pas besoin d'être aussi laborieux. Comme maintenant, par exemple, lorsque vous êtes sur le point d'obtenir 30 jours d'accès gratuit à un tout-en-un logiciel de gestion de projet.

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