Comment créer une (vraiment bonne) proposition de projet

Chaque projet commence par une proposition.

C'est votre argumentaire à un client qui non seulement peut livrer le projet pour lui, mais vous pouvez le faire dans un délai, un budget précis et, surtout, obtenir les résultats qu'il souhaite.

La création de propositions de projet réussies et détaillées est également cruciale pour votre agence non seulement pour augmenter vos résultats, mais aussi pour que votre agence et vos clients soient sur la même longueur d'onde dès le premier jour. Rapport PMI 2018 Pulse of the Profession, certaines des principales raisons pour lesquelles les projets échouent se résument à une collecte inexacte des exigences, des risques non définis et des estimations de coûts inexactes:

Project proposal's project report image

La bonne nouvelle est que tout de ces causes peuvent être surmontées grâce à une proposition de projet bien documentée et présentée. En effet, une proposition de projet réussie comportera des ventilations détaillées des coûts, des buts, du calendrier et des objectifs d'un projet que chaque partie prenante doit approuver avant de commencer.

Dans cet article, nous allons décomposer:

  • Qu'est-ce qu'une proposition de projet et quels en sont les éléments clés?

  • 6 Différents types de propositions de projets

  • Comment rédiger une proposition de projet approuvée

  • Comment le logiciel peut aider à créer des propositions de projet parfaites

Qu'est-ce qu'une proposition de projet et quels en sont les éléments clés?

Une proposition de projet est un cadre qui décrit les concepts clés, les objectifs, les coûts et les délais d'un projet entre une agence et un client.

C'est ce document crucial qui signale le début de tout projet qui finit par atteindre votre pipeline de projets, qu'il s'agisse d'un nouveau client ou de clients existants, ou d'un travail supplémentaire pour un projet sur lequel votre équipe travaille déjà.

Lorsque vous mettez une proposition en perspective, c'est sans doute l'un des éléments les plus essentiels de tout projet. C'est l'élément de communication qu'un client reçoit qui décrit clairement ce que vous pouvez faire pour lui et combien cela coûtera, et c'est votre meilleure chance de le persuader qu'il devrait choisir votre agence avec laquelle travailler au lieu de vos concurrents.

Chaque projet que vous écrivez et proposez à un client comprendra certains éléments de base, tels que:

  • Le problème: Quel est le problème que le projet résoudra?

  • ⏱️ Chronologie: Dans quel calendrier le projet sera-t-il terminé? Quand certains jalons seront-ils atteints?

  • 💵 Budget: Combien cela coûtera-t-il au client?

  • 🥅 Buts: Quels sont les objectifs stratégiques de notre client et comment notre proposition s'aligne-t-elle sur ces objectifs?

  • 😀 Avantage: Quel avantage le produit fini apportera-t-il au client? Comment cela aidera-t-il à résoudre leur problème central? At-il atteint l'objectif du projet?

  • 👨‍👩‍👧‍👦 Personnes: Qui travaillera dessus et sera chargé de livrer le produit fini?

  • 📈 Livrables du projet: Une liste claire et concise de tout ce qui sera livré au client une fois le projet terminé, y compris toutes les mesures qui montrent que le projet a livré ce que vous avez promis.

Au-delà de ces composants de base, il y a aussi une autre partie (souvent négligée) de l'écriture d'un projet réussi: persuader le client que votre l'agence est la bonne.

En un sens, une proposition de projet doit également être considérée comme une proposition de marketing. Vous devez garder votre client à l'esprit lorsque vous écrivez chaque section et continuez à doubler pour vous assurer que chaque phrase que vous écrivez répond à ses problèmes et à ses objectifs.

Si votre proposition ne parvient pas à convaincre le client, vous risquez de perdre complètement le contrat de projet. Une bonne façon de maîtriser le pouvoir de persuasion de votre projet est d'adopter la formule Problem-Agitate-Solve (PAS):

🕵️ Identifier un problème

😠 Agitez le problème

✔️ Proposer une solution significative

Auteur Dan Kennedy une fois réclamé le PAS était la formule de persuasion la plus puissante jamais inventée.

“Lorsque vous comprendrez que les gens sont plus susceptibles d’agir pour éviter la douleur que pour obtenir un gain, vous comprendrez à quel point cette formule est puissante », a-t-il déclaré.

Supposons que votre client souhaite que la copie sur son site Web soit réécrite. Vous pouvez utiliser la formule PAS comme technique de persuasion dans votre proposition en écrivant quelque chose comme:

  • Problème: Pour inciter les clients à acheter, vous avez besoin d'une copie convaincante qui présente clairement vos services

  • Agitation: Cependant, trouver un rédacteur capable d'y parvenir est pratiquement impossible grâce à la demande, et essayer d'écrire la copie vous-même est une tâche ardue.

  • Solution: Notre équipe de rédacteurs peut rapidement créer une copie pour votre site Web qui attirera des clients potentiels et les persuadera d'examiner vos produits plus en détail.

Voyez ce que fait la formule? Il prend le problème principal du client (ne pas avoir une bonne copie sur son site Web) et lui donne une solution.

Votre langage persuasif doit également pénétrer dans la section «avantages» de la proposition, où vous décrivez clairement les résultats que votre projet offrira au client. Par exemple, la rédaction de votre nouveau site Web peut augmenter les conversions de 10% ou augmenter les abonnements à la newsletter de 5%. Assurez-vous donc que ces avantages sont clairement présentés pour le client.

Comment rédiger une proposition de projet approuvée

Vous connaissez déjà les éléments clés d'une proposition de projet réussie: un langage persuasif, un budget et un calendrier clairs et un problème client que votre équipe peut résoudre.

Il est maintenant temps de voir où chacun de ces éléments s'intègre dans une proposition de projet réussie. Chaque proposition de projet que vous envoyez doit comporter 6 sections différentes:

  1. Informations clés sur le projet

  2. Résumé du projet

  3. Méthodologie

  4. Coûts et budget

  5. Témoignage / CGU

Examinons de plus près ce que vous devez inclure dans chacune de ces parties de la proposition.

Partie # 1: Informations clés sur le projet

Voici l'essentiel du projet, notamment:

  • Nom du client

  • Titre du projet

  • Plage de temps

  • Qui a rédigé la proposition

  • Quelle documentation sera en annexe

  • Coordonnées de votre agence

C'est ça. Court, vif et doux. Cette partie de la proposition ne devrait pas prendre plus d'une page.

Passer à autre chose ...

Partie # 2: Résumé du projet

Ensuite, vous devez rédiger un résumé clair et concis de qui sera impliqué dans le projet, ce qu'il réalisera et combien il coûtera.

Commencez par écrire un ou deux paragraphes sur le contexte du projet, comme le problème que la proposition résoudra et pourquoi il est important pour le client. C'est ici que vous pouvez utiliser la formule PAS que nous avons examinée plus tôt pour persuader le client que vous avez une solution à son problème.

Le résumé du projet de la proposition doit également décrire les principaux objectifs du projet et fournir des informations sur:

  • Qui travaillera sur le projet

  • Quel produit / service vous fournissez

  • Ce que fera votre équipe

  • Quels objectifs et buts vous atteindrez pour le client

  • Un calendrier pour les jalons et la livraison finale

  • Où vous réaliserez le projet (à distance, votre bureau ou le bureau du client)

  • Combien coûtera le projet

Partie # 3: méthodologie du projet

La méthodologie du projet est le véritable boeuf de la proposition.

C'est là que vous décrivez au client, en détail, comment vous atteindrez les buts et objectifs que vous avez décrits dans le résumé du projet.

Pour rendre cette section plus facile à digérer pour votre client, nous vous recommandons de la décomposer en livrables du projet, tâches et chronologie globale.

🚚 Livrables: Cela peut être une liste de tout ce que le client recevra de vous. Par exemple, si vous êtes une agence de design et que le client souhaite un package de marque, la liste des livraisons comprendra des logos, des échantillons de couleurs et des directives de marque. Chaque livrable doit être associé à une date à laquelle votre équipe le livrera.

📝 Tâches: Une ventilation détaillée du moment où les tâches seront terminées, afin que votre client sache quand il peut s'attendre à commencer à recevoir ses livrables. Cela vous aidera également à décomposer la durée du projet afin que votre client puisse voir comment le budget du projet est dépensé. Par exemple, si vous prévoyez que votre équipe prendra 10 heures pour concevoir un nouveau logo, présentez-le comme une tâche avec le délai estimé.

⏱️ Chronologie: La chronologie du projet tracera chaque livrable depuis le début du projet jusqu'à son achèvement. Cela devrait inclure les réunions de lancement, les enregistrements des clients et les jalons du projet. Un calendrier est important car il montre aux clients à quoi s'attendre et quand ils peuvent s'y attendre. Par exemple, une agence de design peut planifier une réunion d'enregistrement avec un client une fois que les projets d'approbation des directives de marque ont été envoyés. Si vous planifiez ces deux semaines à compter du lancement du projet, le client sait alors quand il peut s'attendre à voir des progrès de votre équipe!

Partie # 4: Coûts et budget

Bien que vous ayez déjà donné au client un chiffre global sur ce que le projet lui coûtera, vous devez également décomposer chaque livrable.

Le budget doit être fourni par élément de campagne, afin que votre client puisse voir exactement où son argent sera dépensé. Par exemple, si vous concevez un magazine pour un client, vous devez donner une ventilation par ligne de chaque tâche, comme l'approbation du concept, la conception et l'exécution. Une fois que vous avez terminé, il devrait ressemble à ca:

Image of project proposal budget

Si votre équipe a besoin de voyager ou d'acheter des fournitures pour le projet, assurez-vous de les inclure comme dépenses dans votre proposition initiale, afin que les coûts surprises ne prennent pas votre client au dépourvu.

Il est également utile d'expliquer pourquoi vous avez inscrit chacun des éléments dans le budget. Vous n'avez pas besoin de dépenser des pages là-dessus, juste un ou deux paragraphes rapides qui justifient les dépenses (ce qui permet également de réduire le nombre de questions que vous recevrez du client!)

Partie # 5: Témoignage / CGU

Il est maintenant temps de conclure votre proposition.

Comme nous en avons déjà parlé, persuader le client de choisir toi travailler sur le projet est le but ultime - et c'est votre dernière chance de le faire. Mieux encore, ajoutez un témoignage élogieux d'un ancien client pour vous aider à le convaincre, comme ceci exemple de proposition:

Image of project proposal words of encouragement

Une fois qu'ils sont prêts à signer la ligne pointillée, mettez en page vos conditions générales en utilisant un cadre juridique clair et concis. Vos conditions générales doivent inclure le matériel que vous livrerez au client, les frais du projet, les droits de rétention et le lieu où vous et votre client avez conclu le contrat. Voici un excellent exemple de conditions générales de proposition de Bidsketch:

Image of Bidsketch's Project Proposal

Comment le logiciel peut aider à créer des propositions de projet parfaites

L'élaboration d'une proposition de projet réussie peut être une tâche ardue, mais l'utilisation du bon logiciel peut vous aider.

Parce qu'il y a tellement de parties dans une proposition, il est difficile de les rassembler, d'autant plus que différents départements seront en charge de chaque partie. Ce qui facilite le processus, c'est de tout garder au même endroit.

C'est là qu'un outil comme Tableaux Kanban entrer en jeu.

Vous pouvez les utiliser pour diviser votre proposition de projet en parties distinctes, puis affecter chaque section au service concerné. Par exemple, les coûts et le budget devront être estimés et travaillés par le chef d'équipe du projet, tandis que les CGU seront gérées par votre service juridique.

À l'aide d'un outil comme les tableaux Kanban de Teamwork, vous pouvez créer des colonnes et des cartes de tâches distinctes pour chaque partie de la proposition, comme ça:

Image of Teamwork's Project Proposal

Comme vous pouvez le voir, chaque partie du processus, des évaluations du site Web aux objectifs, reçoit sa propre carte, sa date d'échéance et est attribuée à un membre de l'équipe spécifique. Une fois que le membre de l'équipe commence à travailler sur sa tâche, il peut ensuite joindre des fichiers, des estimations de coûts et des commentaires à chaque carte pour tout conserver au même endroit.

Lorsqu'ils ont terminé de compiler leur part de la proposition de projet, ils peuvent taguer leur chef d'équipe pour le leur faire savoir.

Il ne reste plus qu'à préparer la proposition, à l'envoyer au client et, espérons-le, à gagner le projet!