Lana Antonova de WebVixxen Design décrit comment le logiciel de gestion de projet de Teamwork.com lui permet de gérer sans effort des personnes et des projets créatifs.


“Dès la première fois que j'ai utilisé Teamwork Projects, j'ai tout de suite su que la plateforme était parfaite pour mon équipe.

Conception WebVixxen est une agence de design de boutique / collectif de marque entièrement intégrée située à Venise, en Californie, et spécialisée dans le design et l'image de marque haut de gamme. Fondée en 2003, WebVixxen Design intègre la conception de sites Web, la photographie, le commerce électronique et plus encore dans ses services. Dans cette étude de cas, nous avons parlé à Lana Antonova, fondatrice et directrice créative de Webvixxen Design pour savoir comment Projets de travail d'équipe lui permet de gérer en collaboration son équipe, ses clients et ses projets.

Les défis

“J'avais besoin d'un moyen de garder toute la communication avec les clients et l'équipe organisée et sous un même toit. Trier des centaines d’e-mails et / ou plusieurs applications pour trouver ce que vous recherchez prend énormément de temps, et le temps, c’est de l’argent. »

Lorsque WebVixxen était une petite start-up, des outils simples pouvaient suivre le rythme des besoins de l’équipe, mais au fur et à mesure que l’entreprise grandissait, le nombre de conversations, de tâches et de matériels qui devaient être coordonnés augmentait. Les informations et les documents sur les projets étaient dispersés dans les comptes de messagerie, de bureau et dans le cloud, et Lana était dépassée par le processus de gestion de projets pour la clientèle croissante de son agence. Après avoir pris plusieurs systèmes de gestion de projet différents pour un essai routier, l'équipe WebVixxen a été déçue. Dans chaque cas, les logiciels ajoutaient des étapes supplémentaires ou de la confusion à leurs flux de travail au lieu de gagner du temps.

"Les autres plates-formes que nous avons testées étaient assez déroutantes et trop compliquées. L’interface utilisateur n’était pas intuitive et il se passait toujours trop de choses. Nos clients étaient frustrés et cela n’a pas aidé notre infrastructure interne. Au lieu de cela, c'était presque plus de travail d'essayer de comprendre toutes les pièces.

Étant donné que son équipe grandissante travaillait sur des projets pour une base de clients en expansion rapide, Lana souhaitait également la sécurité de savoir que chaque membre de l'équipe disposait de toutes les informations dont il avait besoin à tout moment.

“Si quelqu'un devait accéder à un fichier ou à un fil de discussion spécifique, je voulais qu'il soit à portée de main de manière très conviviale. »

La solution

Lors de sa recherche du logiciel de gestion de projet idéal, Lana a découvert Projets de travail d'équipe en 2011, et elle a immédiatement vu des réponses positives de son équipe et de ses clients. Les membres de son équipe ont rapidement récupéré le logiciel et la progression quotidienne de chaque projet s'est accélérée car les commentaires et les fichiers se trouvaient dans un emplacement central, et non répartis entre les e-mails, les textes et diverses applications de messagerie. Tout comme WebVixxen prenait de l'ampleur en utilisant les projets de travail d'équipe, Lana a dû faire face à une urgence dans sa vie personnelle. Un membre de la famille avait un problème de santé majeur, l'obligeant à gérer WebVixxen à partir d'un lit d'hôpital dans un autre pays.

"Le travail d'équipe a sauvé mon entreprise cette année-là, car cela a donné à mon équipe la capacité de gérer des projets de clients sans que je sois là avec eux. Je ne pouvais pas imaginer exécuter WebVixxen à partir de cette distance en utilisant le courrier électronique, car à ce moment-là, nous avions plus de 25 projets actifs. "

Quelques mois après le retour de Lana aux États-Unis, WebVixxen a fait face à une autre urgence qui a prouvé la valeur des projets de travail d'équipe. Le site Web d’un client a été piraté, ce qui a forcé WebVixxen à revenir à une version précédente du site car sa base de données a été effacée et aucune sauvegarde n’avait été effectuée. Alors que Lana et son équipe essayaient de reconstruire le site Web, ils se sont rendu compte que ce client avait choisi de ne pas utiliser Teamwork parce que le client supposait que l'apprentissage d'une nouvelle plate-forme prendrait trop de temps. Tous les fichiers qui auraient été disponibles au même endroit avec Teamwork Projects ont dû être récupérés sur plusieurs plates-formes.

“C'est devenu une situation très compliquée pour nos clients et notre équipe, en essayant de rassembler tout cela et en recherchant tous les e-mails, fichiers, directions et autres plates-formes nécessaires sur lesquels nous avions discuté de ce projet. S'ils utilisaient Teamwork, cela nous aurait pris une fraction du temps, car tout le matériel aurait été au même endroit. Alors pour éviter ce scénario, chaque client qui s'inscrit avec nous est tenu d'utiliser des projets de travail d'équipe."

Les avantages

Maintenant que Lana insiste sur chaque bit d'information - des demandes originales au final conception approbations - est ajouté aux projets de travail d'équipe, ce qui permet à son équipe d'avoir un enregistrement parfait de chaque changement ou suggestion tout au long du projet. Projets de travail d'équipe a également séduit de nombreux clients de l’agence.

“Tous nos clients aiment les projets de travail d'équipe. Un bon nombre d'entre eux l'ont même acheté pour leur usage interne. Il augmente la productivité, l'organisation et rationalise la communication d'une manière que le courrier électronique ne peut tout simplement pas! »

Le travail d'équipe a également aidé WebVixxen à créer des flux de travail plus efficaces et coordonnés. L’équipe de Lana fait état d’importantes économies de temps et d’argent grâce au fait que la collaboration est devenue sans effort et ultra-rapide.

“Les projets de travail d'équipe permettent à notre équipe de collaborer malgré le travail fréquent sur plusieurs sites. Nous subissons moins de retards et nos projets progressent de manière transparente. "

La suppression de ces problèmes a amélioré tous les aspects de la performance de l'équipe: moral, flexibilité, créativité et gestion de la croissance. L'équipe WebVixxen est désormais en mesure de se concentrer sur son travail et d'offrir une excellente expérience aux clients, où qu'ils se trouvent.

"Je ne saurais trop affirmer que Teamwork Projects a transformé le fonctionnement de notre équipe. Cela a considérablement simplifié notre processus et rendu la communication entre l'équipe et le client plus rapide et plus facile que jamais."