Un PMO présente de nombreux avantages, que votre entreprise soit grande et en plein essor ou petite et débutante. Ci-dessous, nous allons plonger dans le monde du PMO, déterminer si cela convient à votre entreprise et découvrir pourquoi tant d’organisations se joignent à nous. Tout d'abord, définissons quelques termes ...

Qu'est-ce qu'un bureau de gestion de projet (PMO)?

PMO signifie Project Management Office. En outre, selon l'entreprise et le niveau auquel ces groupes opèrent au sein d'une entreprise, le «P» dans PMO peut être synonyme de projet, programme ou portefeuille. Mais en général et pour les besoins de cette pièce, nous allons nous en tenir à la bonne version à l'ancienne, Project Management Office.

Pour faire simple, les PMO font que les choses se passent bien. Comme responsables de projet, ils sont mis en place pour s'assurer que les projets sont bien réalisés et à temps. Mais les PMO ont un rôle plus global.

En matière de gestion de projet, il y a beaucoup de répétitions. Si vous êtes chef de projet, vous avez peut-être remarqué qu’il vous a été demandé de gérer plusieurs projets similaires qui correspondent aux objectifs et aux stratégies de votre entreprise. Le PMO saute sur cette répétition et cette similitude et rend la gestion de projet plus efficace et efficiente.

comment font-ils ça? Les PMO fournissent un soutien, un mentorat, une normalisation et les meilleures pratiques en matière de gestion de projet pour assurer le succès et améliorer l'efficacité des projets entrepris. Ils créent des directives et assurent le suivi des répétitions pour s’assurer que les projets répondent à des normes élevées et sont alignés sur les stratégies globales de l’organisation.

Ainsi, les PMO sont un peu comme les moniteurs de contrôle qualité au sein des projets. Ce groupe définit et maintient des normes de gestion de projet au sein de leur organisation.

Mais attendez, il y a plus: les 3 types de PMO

Il peut y avoir plus d'un PMO dans une entreprise. Les organisations de taille d'entreprise ont tendance à avoir un PMO dans chaque département et un PMO d'entreprise (EPMO) pour maintenir les normes dans les départements et les régions. De plus, il existe trois types généraux de PMO:

  • Supportive: ce type de PMO fournit modèles et des documents que le chef de projet et son équipe peuvent utiliser pour gérer leurs projets.

  • Contrôle: en plus de fournir des modèles et des documents, ces PMO peuvent également auditer un projet pour s'assurer que les chefs de projet et les équipes respectent leurs normes et sont exécutés conformément aux objectifs commerciaux de l'organisation.

  • Directive: Ces PMO ont le plus haut niveau d'autorité sur les trois. Ils affectent en fait des chefs de projet à des projets qui relèvent ensuite directement du PMO.

Ne vous laissez pas tromper par les titres. Tous les PMO doivent être en place pour soutenir l'organisation, ses chefs de projet et ses équipes. Malheureusement, dans le passé, les PMO ont évolué vers des organisations et sont devenus des Dolores Umbridges qui appliquent les règles.

Mais un bon PMO travaille avec l’équipe et a à l’esprit les meilleurs intérêts de l’organisation. Ainsi, que le PMO soit favorable, contrôlant ou directif, il doit toujours servir et aider l'équipe de projet.

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Le personnel du PMO: qui fait partie de l'équipe?

Un mélange de compétences et de rôles est nécessaire pour garantir que le PMO réussisse à suivre, soutenir et exécuter les stratégies de leur organisation.

Pour un aperçu rapide, le PMO moyen de toutes les organisations est composé d'environ neuf membres au total. Ces membres sont généralement des professionnels très expérimentés avec une moyenne de 10 ans dans leur domaine. Environ la moitié des membres du PMO ont également leur certification PMP. L'autre moitié sont des dirigeants et des gestionnaires de l'organisation qui ont été acquis à un poste de PMO.

Pour vous donner un aperçu, voici quelques positions communes au sein d'une équipe PMO:

  • Directeur du PMO: Ce chef honcho a le rôle le plus critique. Il ou elle supervise les grands projets au sein d'un département et tous les projets qui traversent les frontières des divisions. Ils ont un œil sur tous les domaines de l'organisation et l'avancement de ses projets.

  • Gestionnaires de projets et de programmes: Alors que les directeurs du PMO dirigent le spectacle, nous croyons fermement au pouvoir d’un grand chef de projet. Les chefs de projet sont responsables du succès des projets individuels, de la conception à la livraison. Ils planifient, budgétisent et gèrent les projets qui leur sont confiés et fournissent un leadership, des conseils et un soutien à l'équipe de projet.

  • Chef de projet informatique: Un PMO bien doté doit avoir au moins un membre de l'équipe technophile. Et la plupart des PMO incluent un chef de projet informatique officiel afin d'assurer une transition en douceur des projets du lancement à l'utilisation quotidienne. Ces gestionnaires collaborent également avec d'autres professionnels et employés de l'informatique pour créer tout nouveau logiciel ou tout nouveau système nécessaire au projet. Ils créent et gèrent souvent des sites Web et des bases de données et sont responsables de la mise en œuvre des intégrations logicielles.

  • Équipe de soutien du projet: Plusieurs personnes peuvent compléter et servir les chefs de projet afin que le travail soit fait. Ils peuvent inclure un planificateur de projet, un planificateur de projet et un contrôleur de projet. Chaque membre de l'équipe prend une petite portion d'un projet et libère le chef de projet pour se concentrer sur les aspects facilitateurs et commerciaux du projet.

  • Coordinateur ou analyste du PMO: Ce rôle multiforme assure le suivi des mesures telles que le temps, les membres de l'équipe et les budgets. Le coordonnateur du PMO supervise également la coordination de la gestion des connaissances. Ce terme sophistiqué signifie simplement que les PMO doivent noter et stocker des informations importantes dans une base de données de projet. Quelles seraient les informations importantes pour une équipe PMO? Tous les enregistrements, normes, méthodes et leçons tirées des projets précédents. Si ce membre de l'équipe remplit également le rôle d'analyste PMO, il s'assurera que les mesures et les statuts du projet peuvent toujours être facilement accessibles au chef de projet via des présentations, des graphiques et des statistiques Excel détaillées.

  • Analyste du contrôle des changements: Certains PMO incluent un analyste du contrôle du changement qui peut aider les équipes à s'adapter rapidement lorsque les parties prenantes de l'entreprise changent d'avis sur ce qu'elles veulent. Sur les petits projets, les équipes PMO peuvent s'en sortir avec quelques feuilles de calcul pour suivre et contrôler les modifications. Mais pour les grands projets, avoir un membre de l'équipe dédié pour vous aider à changer de vitesse peut être d'une grande aide.

Avantages du PMO

Le rôle du PMO est vital. Ils sont responsables de l’alignement des projets sur la stratégie globale et les objectifs d’une entreprise. Ils gèrent les risques, gèrent les talents, identifient les avantages attendus d'un projet et conservent ces avantages une fois le projet terminé.

La création d'un bureau de gestion de projet peut considérablement améliorer la productivité et apporter une plus grande clarté à votre processus de gestion de projet. Consultez ces six statistiques surprenantes pour voir comment les PMO ont augmenté des avantages substantiels dans le monde réel pendant des années:

  • Ces PMO ont également amélioré la satisfaction des clients de 27%.

  • Ils ont apporté une augmentation de 25% de la productivité.

  • Et une réduction de 25% des projets échoués.

  • Depuis, les choses ne font que s'améliorer. Selon le Project Management Institute (PMI), 38% de plus en plus de projets atteignent leurs objectifs d'origine et leur intention commerciale dans des entreprises qui alignent leur PMO sur la stratégie.

  • Ils avaient également 33% moins de projets considérés comme des échecs.

Pour résumer les statistiques, la mise en place d'un PMO apporte plus qu'un accompagnement à votre équipe projets. Cela permet aux entreprises d'économiser de l'argent, d'augmenter la productivité et d'améliorer les produits et les processus. C’est pourquoi tant d’entreprises adoptent la structure PMO. Les PMO sont un investissement dans votre propre organisation, et les leaders intelligents commencent à se faire une place.

Que font les PMO les plus performants?

S'il est clair à ce stade que les PMO contribuent à accroître le succès d'une organisation et de ses projets, une bonne approche peut garantir de meilleurs chiffres. Alors à quoi ressemblent les PMO pro?

Le succès des pratiques PMO se résume à la formation. Apprenez à un homme à pêcher et vous le nourrirez toute sa vie. Formez les PM à gérer et votre revenu net continuera de croître.

Selon Solutions PM, plus de 60% des PMO ont désormais un programme formel de formation en gestion de projet. Incidemment, les organisations très performantes sont beaucoup plus susceptibles d'avoir un programme de formation que les organisations peu performantes (85% contre 38%).

Alors, à quoi ressemble cette formation? Il existe quelques bonnes options. La plupart des PMO (environ 80%) offrent une formation en classe avec des formateurs internes. Cela dit, de plus en plus d'entreprises (environ 50%) utilisent désormais des formateurs externes. Et les grandes organisations utilisent la formation en ligne à la demande.

Cependant, la formation n'a pas à prendre en charge votre agenda. En moyenne, ces entreprises passent environ cinq jours par an en formation PM. Au cours de ces cinq jours, cependant, les organisations très performantes utilisent une variété de stratégies de formation PM - des outils logiciels et de la formation sur les bases de la PM au développement des compétences avancées de PM et à la formation au leadership.

L'essentiel est le suivant: les PMO qui réussissent investissent dans leurs équipes. Ils assistent et dirigent les équipes de projet en définissant des directives et en proposant des modèles, des processus et des politiques à suivre. Les équipes de projet ont besoin de bons PMO qui peuvent leur offrir du bien méthodologies pour montrer la voie. Et ils ont besoin d'une excellente formation qui leur permettra de réussir.

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Un projet est un projet, aussi petit soit-il.

Si vous envisagez de mettre en place un PMO dans votre organisation, nous vous saluons. Un PMO réussi vous aidera à atteindre vos objectifs dans vos projets et votre entreprise dans son ensemble.

Nous sommes de grands fans et de fervents supporters des équipes de projet, quelle que soit leur taille. Un PMO bien équipé vous permettra de fournir un soutien et de transmettre une expertise à vos chefs de projet et à votre équipe. Mais si prendre en charge un autre service ne convient pas à votre entreprise pour le moment, il existe encore de nombreuses façons de maintenir vos projets en parfait état.

En fait, nous avons parcouru le Web, rassemblé des informations précieuses auprès des meilleurs experts, tiré de notre propre expérience et créé une liste de bonnes pratiques de gestion de projet vous pouvez commencer à utiliser aujourd'hui. Découvrez-le et commencez à gérer vos projets comme un pro.

PMO fonctionne

13 il y a des années, Paul Lindley a décidé qu'il voulait faire de la meilleure nourriture pour les enfants. Son entreprise, Ella’s Kitchen, a décollé et ses clients se sont répandus en Europe, au Canada et aux États-Unis.

Bien qu’Ella’s Kitchen produisait des aliments pour bébés parfaitement en purée, leur processus de gestion de projet était comme une fourchette dans un robot culinaire. Jusqu'en 2016, le développement de nouveaux produits et le développement de produits existants étaient dirigés par l'équipe de projet qui proposait un changement.

Des dizaines de projets différents étaient en cours d'exécution simultanément. Mais l'équipe essayait de gérer les tâches, les budgets, les délais et les détails sur près de 150 feuilles de calcul.

Les rôles et les responsabilités se mélangeaient, les gens étaient frustrés, les processus ne correspondaient pas à leurs objectifs. et les produits arrivaient tard sur le marché.

Ella’s Kitchen avait besoin d’un meilleur système. La société a formé l'équipe «Makes stuff run smoothly» en 2016 lorsqu'elle s'est rendu compte qu'elle avait désespérément besoin de projets inter-organisationnels gérés par une équipe expérimentée et impartiale alors que l'entreprise grandissait.

Leur nouvelle équipe PMO a emménagé, et Ellen Jarrett a pris le rôle de gestionnaire de programme. L'un de ses premiers pas a été de sortir Smoothly des feuilles de calcul pour devenir un logiciel de gestion de projet. Elle se souvient: «Avant d'utiliser Teamwork, j'ai essayé Asana, Basecamp, Write et même quelques autres, mais Teamwork était un slam dunk.»

L’approche des projets de l’entreprise a été révolutionnée. Au cours des 8 mois suivants, les tâches en retard ont considérablement diminué. En 2018, ils ont participé aux APM Project Management Awards et ont remporté le prix APM PMP of the year.

Le directeur marketing, Mark Cuddigan, se souvient de la transformation de l'entreprise, expliquant comment son ancien système de gestion de projet était «le plus gros problème auquel l'entreprise était confrontée». Après avoir présenté l’équipe Smoothly PMO, Ella’s Kitchen a été nommée l’une des 100 meilleures entreprises pour lesquelles travailler par le Sunday Times.