Que vous soyez une petite université ou une vaste institution, nous savons que les universités sont confrontées à un ensemble unique de défis. Il n’est pas exagéré de dire que chaque université est composée de centaines d’équipes. Des différentes facultés d’éducation et leur personnel enseignant, aux départements responsables de la planification et de la croissance de l’université, en passant par les équipes opérationnelles qui assurent le bon fonctionnement du (des) campus (s) chaque jour, il y a beaucoup de pièces mobiles à considérer. Ainsi, lorsque chacune de ces centaines d'équipes utilise un outil ou une méthode de gestion de projet différent pour organiser son travail, les choses peuvent devenir vraiment compliquées. Il devient plus difficile pour les équipes de s'aligner entre les départements sur des projets importants; les informations essentielles se perdent ou se trouvent à six endroits différents à la fois; et suivre le travail de chaque équipe (et mesurer les résultats) devient pratiquement impossible. Mais même s'il est chaotique de voir tout le monde travailler sur des systèmes différents, c'est trop courant dans les universités - et il y a une raison très réelle à cela. Avec autant d'équipes disparates, toutes avec leurs propres projets, objectifs et méthodes de travail, il est difficile de trouver une solution universelle qui puisse satisfaire tout le monde. Non seulement cela, mais la plupart des logiciels de gestion de projet obligent les utilisateurs à adopter une méthode de travail inflexible, vous permettant de s'adapter à votre travail. ses capacités, au lieu de l’inverse. En conséquence, les équipes se tournent vers des feuilles de calcul et de multiples outils pour les laisser travailler à leur manière, ce qui entraîne une cohérence moindre, une sécurité plus faible et un rythme de travail inefficace. Semble familier? Ce dont votre université a besoin, c'est d'un outil de gestion de projet flexible et facile à utiliser qui facilite le flux de travail unique de votre département et permet une communication et une collaboration interdépartementales, sans jamais compromettre la sécurité. Voici comment le passage au bon outil peut aider votre université à améliorer son efficacité, à simplifier les processus internes et à répondre aux besoins de chaque équipe.

1. Facilitez la collaboration des départements

Les universités savent mieux que quiconque à quel point il est important que les connaissances soient partagées pour progresser. La collaboration fait partie intégrante des progrès. Et avec un seul outil de gestion de projet universel, cette collaboration devient transparente. Que vous réunissiez différentes facultés universitaires pour un projet de recherche interdisciplinaire ou que vos équipes de marketing et d'engagement des anciens souhaitent co-organiser un événement de collecte de fonds, les universités prospèrent lorsque les gens sont habilités à se rassembler et à explorer de nouvelles idées. Tout le monde utilisant un seul outil partagé, il n'y a pas de limites lorsqu'il s'agit de travailler ensemble. Faire équipe sur des projets, des propositions, des événements et bien plus encore devient simple - et comme tout le monde est sur la même plate-forme, votre équipe est libre de se concentrer sur l'innovation et les résultats, au lieu d'intégrer des collègues et d'apprendre de nouveaux logiciels.

2. Simplifiez l'intégration et améliorez l'adoption

Lorsque tout le monde travaille sur une plate-forme différente, l'intégration et l'adoption deviennent non seulement chronophages, mais souvent coûteuses. Sans une bonne compréhension de la manière de tirer le meilleur parti de votre logiciel de gestion de projet, il peut être difficile de favoriser l'adoption et de permettre aux utilisateurs d'obtenir les résultats qu'ils souhaitent. Mais une intégration sur mesure adaptée aux besoins et aux flux de travail de votre équipe peut être coûteuse. Multipliez maintenant ce chiffre pour chaque produit utilisé par votre université, pour chaque membre du personnel et chaque nouvelle embauche ultérieure… il ne faut pas au département de mathématiques pour vous dire que cela s'additionne rapidement. Et quand des équipes de différents départements ou facultés veulent travailler ensemble? S'ils n'utilisent pas tous les deux la même méthode de gestion de leur travail, ils devront apprendre à utiliser une toute nouvelle interface avant même de pouvoir commencer à collaborer et à progresser. Avec un seul outil de gestion de projet universel dans tous les services, vous pouvez réduire le temps et les ressources que vous devez consacrer à l'intégration. Il est facile de mettre les nouvelles recrues à niveau et de savoir que vous les équipez des outils dont elles ont besoin pour faire leur travail. Non seulement cela, mais avec les projets de travail d'équipe, il y a toujours des possibilités d'améliorer vos connaissances et de continuer à apprendre. Que vous décidiez de rejoignez un webinaire avec l'un de nos experts, rechercher notre documentation d'aide pour en savoir plus sur une fonctionnalité spécifique, ou contactez notre équipe d'assistance 24/7 pour obtenir de l'aide sur une requête particulière, Teamwork est toujours là pour vous accompagner, vous et votre équipe, à chaque étape de leur parcours d'adoption.

3. Donnez à chaque équipe la flexibilité de travailler à sa manière

Chaque équipe aura différents objectifs, KPI et méthodes de travail préférées. Le fonctionnement de l'équipe marketing de votre université sera complètement différent de celui des membres de votre corps professoral, et ils auront tous un ensemble complètement différent de projets, de responsabilités et d'objectifs. Les projets de certaines équipes bénéficieront d'une représentation plus visuelle, comme des vues de tableau et diagrammes de Gantt. Pour d'autres, les listes de tâches seront le moyen le plus efficace d'attribuer et de suivre le travail. Et pour les équipes de planification stratégique de haut niveau, il est important de pouvoir suivre l'avancement de plusieurs projets clés dans plusieurs domaines en un seul. vue récapitulative ou tableau de bord personnalisé. De nombreux outils de gestion de projet offrent certaines de ces options, mais pas toutes. Avec les projets de travail d'équipe, chaque équipe et chaque département peuvent structurer et visualiser leur travail de l'une de ces manières et plus encore - vous permettant de consolider tout le travail effectué dans votre université dans un système central, sans forcer vos utilisateurs à faire des compromis sur les et des méthodes éprouvées qui fonctionnent pour eux.

4. Gardez vos informations en sécurité, sécurisées et centralisées

Lorsque chaque équipe travaille sur différents outils, il est facile de perdre des informations importantes. Non seulement cela est frustrant, entraînant des fils croisés, des progrès plus lents et des fichiers répliqués qui gaspillent un espace précieux, mais le problème est encore aggravé par le fait que les universités traitent souvent des informations confidentielles et sensibles. Des dossiers des étudiants au financement et à la planification financière, vous voulez être en mesure de vous assurer que seules les personnes concernées peuvent voir les bons fichiers et tâches; que vous utilisez un logiciel fiable et sécurisé en lequel vous pouvez avoir confiance, peu importe où dans le monde votre équipe travaille; et que chacun sait où trouver les informations qu'il recherche à un moment donné. Projets de travail d'équipe vous permet de faire tout cela en offrant sécurité de pointe à tous les niveaux, ainsi que des paramètres de confidentialité granulaires qui vous permettent de personnaliser qui voit quoi à presque tous les niveaux, des projets aux tâches individuelles. Cela signifie que chaque équipe et chaque service peuvent avoir l'accès qui leur convient. Vous n'avez donc pas à vous soucier de vous retrouver avec des informations cloisonnées en raison d'autorisations générales.

5. Assurer la cohérence des processus à l'échelle de l'université

Il y a certains processus qui resteront les mêmes, quelle que soit l'équipe de quelqu'un. Par exemple, disons qu'un membre du personnel souhaite demander un nouvel équipement. Que cette personne soit professeur ou responsable du marketing, il est probable qu’elle doive parler aux mêmes personnes - comme l’équipe des opérations - pour faciliter leur demande. Disposer d'une procédure cohérente pour les processus administratifs importants comme ceux-ci contribue à les rendre plus rationalisés, efficaces et traçables. Tout le monde saura exactement où aller quand il aura une demande, vos équipes opérationnelles ou comptables ne sont plus inondées de messages cloisonnés et non traçables ici et là, et toutes les personnes impliquées ont plus de visibilité et de responsabilité. Et cela ne facilite pas seulement les choses pour les membres de l’équipe qui font et exécutent ces demandes. Avec un système d'enregistrement centralisé pour tout, cela facilite également la vie des équipes chargées de suivre des éléments tels que les dépenses, l'équipement et d'autres ressources. Vous voulez en savoir plus sur la façon dont les vraies universités utilisent quotidiennement les projets de travail d'équipe?

Comment votre université utilise-t-elle les projets de travail d'équipe? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.