Essayez de googler les «meilleures pratiques en matière de gestion de projet» et vous obtiendrez des milliers de résultats. Passer au crible tous ces résultats est une perspective épuisant, non? Et pourtant, les données du Project Management Institute Pulse of the Profession 2020 une enquête a révélé que 11,4 pour cent des investissements sont gaspillés en raison d'une mauvaise gestion du projet.

C’est pourquoi il est si important de mettre à jour vos compétences et vos connaissances. Et dans l'esprit de travailler ensemble (magnifiquement), nous voulons vous faciliter la tâche. Nous avons pris les meilleurs éléments de tous ces résultats de recherche et les avons compilés dans les sept meilleures pratiques de gestion de projet.

L'intégration de ces conseils dans votre prochain projet fera passer vos compétences en gestion de projet au niveau supérieur. Alors, commençons.

1. Élaborer un dossier de projet

En matière de gestion de projet, la clarté est la clé du succès. Démarrez votre projet avec un résumé du projet qui comprend les définitions des éléments suivants:

  • Portée et objectifs

  • Livrables

  • Cycle de vie d'un projet

  • Jalons clés

  • Critères de succès

Utilisez le dossier de projet pour impliquer toutes les parties prenantes, y compris les clients et l'équipe de projet. Un dossier bien défini fournit un sens de l'orientation dès le départ et garantit que l'équipe reste sur la bonne voie. Passer du temps sur cette première étape critique maintenant pourrait vous éviter des maux de tête majeurs plus tard.

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2. Construisez un plan de projet

Une fois que vous avez votre projet, vous pouvez l'étoffer dans un plan de projet à part entière. Le plan de projet détaille toutes les étapes nécessaires pour livrer le projet dans les délais et le budget. La décomposition du plan en phases facilite la gestion et le maintien de la visibilité. Assurez-vous que votre plan de projet couvre les éléments suivants:

  • Rôles et responsabilités des membres de l'équipe

  • Les jalons tels que les dates clés, les livrables, la budgétisation, tâches et personnel

  • Identifiez les dépendances entre les tâches qui doivent se produire dans l'ordre.

Lors de l'élaboration de votre plan de projet, tenez compte des charge de travail des membres de l'équipe. Votre projet peut perdre un élan précieux si des goulots d'étranglement se développent.

Et une fois le plan finalisé, utilisez un logiciel de gestion de projet tel que Travail en équipe pour gérer les charges de travail et suivre les progrès.

3. Communiquez clairement et systématiquement

Une communication régulière est le fondement de gestion de projet réussie. Assurez-vous que les communications internes s'effectuent via une seule plateforme. La messagerie instantanée, en particulier lorsqu'elle est intégrée à votre logiciel de gestion de projet, est le choix préféré de beaucoup. Immédiat et direct, le chat en équipe est une excellente plateforme pour résoudre les problèmes ou les requêtes et permet une prise de décision plus rapide.

Quelle que soit la plateforme que vous utilisez, établir et maintenir des canaux de communication clairs afin que toutes les parties prenantes, y compris les clients, soient tenues informées et mises à jour.

Et en ce qui concerne la camaraderie et un sens commun du but, rien ne peut remplacer les communications en face à face, même si ces visages pourraient être un peu pixélisés dans un avenir prévisible. Mettre en place des réunions de projet régulières (en personne ou via des appels vidéo) pour faire le point sur l'avancement, améliorer la transparence, et améliorer la responsabilité.

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4. Gérer les écarts et prendre des mesures correctives

Au fur et à mesure de l'avancement du projet, des problèmes surgiront inévitablement, nécessitant des ajustements des délais, des budgets ou de la gestion des tâches. Il est vital de s'attaquer de front à ces écarts. Leur permettre de glisser pourrait libérer un effet domino qui aurait un impact sur la réussite du projet.

Suivez les écarts au sein de l'équipe. De cette façon, l'équipe développe une compréhension des raisons pour lesquelles les choses ne se passent pas comme prévu, afin que vous puissiez les empêcher de se reproduire. Ensuite, prenez toutes les mesures correctives nécessaires. Par exemple, si le projet est en train de dépasser le budget, vous devrez peut-être revoir la portée. Et si le projet prend plus de temps que prévu, vous devrez peut-être apporter plus de ressources ou reconsidérer votre calendrier de livraison.

Ne pas prendre de mesures précoces et décisives pour faire face aux écarts est souvent la raison pour laquelle les projets échouent.

5. Gérer les risques

Chaque projet implique la gestion des risques. Les risques sont des événements qui pourraient nuire à votre projet. Lorsque vous planifiez votre projet au départ, prenez le temps d'identifier toutes les choses qui pourraient mal tourner, puis considérez les dommages potentiels, afin de comprendre quels risques sont les plus importants à éviter. Si possible, vous voudrez bien sûr éviter tous les risques, ou du moins en atténuer l’impact.

Soyez vigilant face aux risques tout au long du cycle de vie du projet, car ils peuvent surgir à tout moment.

6. Gardez un œil sur le fluage de la lunette

L'un des risques à considérer est fluage portée. Votre projet avait peut-être des limites claires au début, mais ces limites peuvent devenir assez fluides une fois que vous êtes entré dans la phase d'exécution. Avant que vous ne le sachiez, la portée du projet s'est élargie. Et le danger est que votre budget, votre calendrier ou vos livrables soient affectés.

Assurez-vous que les clients et les parties prenantes comprennent les implications des changements. Et si la portée doit changer, mettez à jour le plan et faites-le savoir à tout le monde.

7. Tenez une réunion de signature

Dans l'excitation de faire passer le projet au-delà de la ligne, cette dernière étape est souvent négligée. Cependant, il est important de faire un compte rendu après chaque projet pour réfléchir aux réussites et aux échecs. Une fois le projet terminé, partagez avec vos collègues les leçons apprises en matière de gestion de projet ou les idées d'amélioration, afin que vous puissiez tous tirer des leçons de l'expérience.

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Fournissez les meilleures pratiques du projet à chaque fois

Une gestion de projet réussie peut être difficile. Cependant, ces meilleures pratiques de gestion de projet assureront les meilleures chances de succès.

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