Chaque projet a besoin d'un plan de match.

En gestion de projet, ce plan de jeu est appelé exécution de projet - un aperçu étape par étape de la façon dont vous allez maintenir un projet sur la bonne voie, respecter le budget et le livrer à temps. L'exécution de votre projet doit tout inclure, de la portée du projet à un plan livrable.

La raison pour laquelle l'exécution du projet ne se déroule pas toujours comme prévu se résume souvent à la planification. UNE étude de gestion de projet par Wellingtone trouvé que seulement 55% des chefs de projet créent un document de portée avant d'exécuter des projets, et à peine 30% séparent les grands projets en tâches plus petites avec leurs propres livrables et évaluations, ce qui les rend plus difficiles à suivre.

Maintenant nous habitude faites glisser la ligne «ne pas planifier, c'est planifier l'échec», mais ce que nous volonté faire est de vous donner une ventilation détaillée sur:

  • Qu'est-ce que l'exécution du projet et son objectif

  • Pourquoi vous avez besoin d'un plan d'exécution de projet

  • Comment créer un plan d'exécution de projet

Prêt? Planifions 👩‍💻

Qu'est-ce que l'exécution d'un projet et quel est son objectif?

L'exécution du projet est le moment où la planification du projet est mise en action et les tâches et les livrables sont surveillés pour garantir la réussite du projet.

Le suivi et la surveillance de chaque élément du projet une fois qu'il démarre peut faire la différence entre le fait qu'il coule ou qu'il nage. Selon Project Management Institute, les mesures qui indiquent si un projet réussira se résument à respecter le budget, à exécuter les tâches à temps et à ne pas être victime du fluage de la portée.

Cela peut être plus simple de le dire ainsi: peu importe la façon dont vous planifiez vos projets et le temps que vous consacrez aux réunions de pré-lancement, vous devez vous préparer à ce que les choses tournent mal. Si vous le faites, vous serez mieux placé pour le gérer et le réparer afin que votre projet ne soit pas déraillé.

C'est là qu'intervient l'exécution du projet.

Il suit votre projet en temps réel afin que vous puissiez résoudre les problèmes immédiatement, au lieu d'attendre la fin du projet pour regarder en arrière et repérer où l'argent était gaspillé ou où votre équipe mettait trop de temps à atteindre un jalon. Comme le souligne John Rossman dans Pensez comme Amazon, les entreprises doivent agir en temps réel pour éviter tout problème.

"Aujourd'hui, vous avez besoin de données en temps réel, d'une surveillance en temps réel et d'alarmes en temps réel en cas de problème, et non de mesures de retard qui masquent les vrais problèmes pendant 24 heures ou plus », dit-il.

"Votre entreprise devrait fonctionner comme un réacteur nucléaire.

"Si un problème survient, vous devez en être conscient immédiatement. "

Peu importe si le projet sur lequel votre équipe travaille doit durer deux semaines ou deux mois, le but de la phase d'exécution du projet est le même:

  • Réaliser les travaux dans le cadre du projet

  • Coordonner le travail de l'équipe

  • Agir en temps réel pour corriger le parcours si le projet rencontre des difficultés

  • Gérer les coûts et les budgets

  • Maintenir la communication avec le client

  • Organiser des réunions de statut régulières pour vous assurer que votre équipe est sur la même longueur d'onde et que le projet respecte le calendrier

  • Livrer le projet dans les délais et le budget

N'oubliez pas que quel que soit le temps que vous passez dans la phase de planification du projet, la phase d'exécution est presque toujours la partie la plus longue du projet et la plus difficile. Si votre projet échoue ou survit, cela se produira pendant l'exécution.

C'est exactement pourquoi vous avez besoin d'un plan d'exécution de projet.

Pourquoi avez-vous besoin d'un plan d'exécution de projet?

Un plan d'exécution de projet rassemble toute votre planification minutieuse et la met en action.

Pensez-y comme un plan de bataille.

Dans votre plan de bataille, vous expliquerez comment exécuter et surmonter:

✅ Les livrables de votre projet: Comme les tâches et les jalons. Tout doit être revu, vérifié pour les erreurs, testé et vérifié à nouveau.

📈 Indicateurs clés de performance (KPI): Ce sont les indicateurs par rapport auxquels vous mesurez vos efforts, comme combien d'argent vous dépensez ou combien de temps votre équipe prend pour accomplir chacune de ses tâches.

🚧 Ralentisseurs: Que se passe-t-il si un membre de votre équipe tombe malade? Si le client commence à demander des choses hors de sa portée? Si le bâtiment prend feu? La planification des risques dans chaque projet est cruciale.

Pour faire simple, avoir un plan d'exécution de projet vous aide à attribuer des tâches et des responsabilités, à définir des attentes et des livrables clairs, et vous donne un moyen de corriger le cours si vous rencontrez des problèmes. En créant un plan d'exécution clair, Combler les lacunes d'exécution' Todd Williams affirme que les chefs de projet peuvent éviter les «six lacunes d'exécution» qui empêchent les projets de réussir:

  • Absence de compréhension commune

  • Sponsors exécutifs désengagés

  • Désalignement avec les objectifs stratégiques

  • Mauvaise gestion du changement

  • Gouvernance d'entreprise inefficace

  • Un leadership peu éclatant

Vous savez maintenant ce qu'est un plan d'exécution de projet et pourquoi il est si important - faisons-en un.

Comment créer un plan d'exécution de projet

Étape 1: Commencez par une réunion d'exécution du projet

Une fois que toute la planification initiale d'un projet est terminée, au lieu de vous lancer directement, organisez une réunion d'équipe pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Désormais, les réunions d'exécution de projet semblent peu différent des rattrapages hebdomadaires standard que vous avez avec votre équipe. En effet, il y a beaucoup à faire: vous devez donner à votre équipe un aperçu détaillé des délais, des livrables, de la portée et des budgets du projet.

Toutes les personnes impliquées dans le projet, des parties prenantes aux concepteurs en passant par les chefs d'équipe, devraient être à la réunion pour voir à quoi ressemble le calendrier du projet et avoir la possibilité de discuter de leurs problèmes ou préoccupations.

Une fois que chacun a reçu son invitation à une réunion, vous devez finaliser le plan de projet.

Le moyen le plus simple de le faire est d'utiliser un logiciel de gestion de projet qui surveillera le projet en temps réel une fois qu'il démarre. Un outil comme le travail d'équipe assure le suivi de tout, des objectifs et budgets de haut niveau aux risques et aux livrables, et vous pouvez tout planifier sur un modèle.

Vous pouvez donner à votre équipe une idée claire de ce à quoi s'attendre avec un plan de projet simple comme celui-ci:

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Et, en utilisant le Fonction de charge de travail, allouer des tâches et des livrables à chaque membre de l'équipe afin que tout puisse être suivi en temps réel sans pour autant surcharger leur capacité.

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Le lancement de la phase d'exécution du projet comme celui-ci permet à chacun de voir quelles tâches il doit accomplir et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde dès le premier jour.

Étape 2: Surveiller et contrôler chaque risque

Aucun projet ne sera sans risque, peu importe combien vous prévoyez.

C'est exactement pourquoi vous devez vous attendre à ce que les risques se produisent et avoir un plan pour les contrôler lorsqu'ils surviennent.

Si vous avez une petite équipe, quelqu'un qui tombe malade pourrait jeter une énorme clé dans les travaux. Si votre équipe travaille depuis un bureau, il y a une (infime) chance qu'un incendie interrompe le travail pendant des semaines. La meilleure façon de prévenir et de gérer ces risques est de:

  • Interviewer les parties prenantes pour connaître les risques qui ont affecté les projets antérieurs de l'organisation ou de l'équipe

  • Identifier les risques externes à l'aide d'un cadre d'analyse situationnelle tel que PESTEL (politique, économique, social, technologique, environnemental, juridique)

  • Analysez votre documentation de planification de projet pour identifier les risques inhérents au projet

Ensuite, créez une liste de tous les risques qui pourraient avoir un impact sur votre projet et créez un plan pour y faire face. Et, comme manger vos légumes, vous devez d'abord vous attaquer aux aspects difficiles de votre projet. De cette façon, si quelque chose est-ce que arriver, il est plus probable que vous ayez déjà terminé les choses importantes.

Conseil de pro: La surveillance des risques peut être un processus fastidieux et angoissant. Utiliser un outil comme Travail en équipe, vous pouvez ajouter des risques à une liste lorsque vous les découvrez, les étiqueter avec une probabilité et évaluer l'impact qu'ils auraient sur vos projets. Voici un bref aperçu de son fonctionnement:

Étape 3: Gérez tout en temps réel

Il n'y a aucun moyen de livrer un projet à temps si vous ne suivez pas sa progression.

Quand Wellingtone a demandé aux organisations comment elles suivaient leurs projets, 55% ont déclaré ne pas avoir accès aux KPI en temps réel, ce qui rend impossible le suivi des livrables et des budgets des projets. En fait, de nombreuses organisations ont déclaré qu'elles construisaient encore manuellement des rapports de projet, ce qui rend impossible la détection des problèmes en temps réel.

Il est essentiel de créer des objectifs mesurables et des indicateurs de performance clés tels que le temps de cycle, la capacité des ressources et la variance budgétaire pendant le processus de planification du projet. Une fois le projet lancé, vous devez suivre ces KPI en temps réel par rapport à vos objectifs pour vous assurer que le projet reste sur la bonne voie.

Gérer votre projet signifie également que vous devez avoir des vérifications régulières avec votre équipe. Nous suggérons deux manières de le faire pendant la phase d'exécution du projet:

👨‍👩‍👦‍👦 Réunions quotidiennes: Un bref 30 minutes chaque matin pour parler à votre équipe de ce qui l'attend pour la journée et donner à chacun une chance de parler des problèmes qu'il rencontre. Non seulement les réunions quotidiennes apportent une ambiance de travail d'équipe à un projet, mais elles créent également la responsabilité: si quelqu'un dit qu'il va faire quelque chose pendant la réunion matinale, vous pouvez faire un suivi avec lui le lendemain pour vous assurer qu'il l'a fait. .

📈 Réunions de progrès: Des réunions plus longues qui ont lieu chaque semaine (ou chaque mois, s'il s'agit d'un projet plus important) où vous pouvez discuter des délais, des progrès, des jalons et des problèmes potentiels.

Une autre partie importante de l'exécution de votre projet sera de garder un œil sur fluage portée. Parfois, un client demandera des extras qui n'étaient pas dans la portée initiale ou poussera à une charge de changements qui peuvent rapidement faire exploser le budget de votre projet.

Bien que vous ne puissiez pas ignorer ces demandes (et vous ne devriez pas), il existe des moyens de gérer le fluage de la portée lorsque vous exécutez un projet qui satisfait votre client. Managing Partner chez Revenue River, Eric Pratt, dit qu'il aime aborder les discussions sur le fluage de la portée aussi ouvertement que possible.

"Lorsqu'on nous présente une demande, nous disons quelque chose comme: `` Absolument - comme vous le savez, cela ne faisait pas vraiment partie de la portée de notre projet, mais nous sommes heureux de le faire pour vous et toujours accueillir plus de travail, " il dit.

"Nous parlerons au client de la façon dont il veut gérer cela: échangeons-nous quelque chose pour que cela ne nuise pas à vos chiffres, est-ce que nous l'ajoutons, est-ce que nous dépriorisons ou poussons autre chose?

"Adoptez-le simplement de front de manière positive, non conflictuelle et ouverte. "

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Étape 4: Tout vérifier avant la livraison du projet

La dernière étape de la phase d'exécution du projet consiste à vous assurer de tout approuver.

C'est à vous, en tant que chef de projet, de tester, d'accepter et d'approuver chaque élément du projet avant qu'il ne soit remis à votre client. N'oubliez pas que des erreurs se produisent. Mais c'est à vous de les attraper dans la phase finale du projet, afin que le produit final soit exempt d'erreurs, de bogues et de défauts.

La bonne nouvelle est qu'avec un plan d'exécution de projet bien planifié, vous ne serez pas inquiet des livrables en retard et des budgets gonflés. Vous aurez donc le temps de faire les dernières vérifications sur chaque projet de votre pipeline.

Pour plus de détails sur la mise en route d'un outil d'exécution de projet, consultez Travail en équipe.