Collaborer sur un projet signifie faire en sorte que toute votre équipe travaille ensemble pour s'assurer qu'il est livré.

Cela semble assez simple, non? Pas si vite, car c'est plus facile à dire qu'à faire.

La collaboration de projet prend travail. Vous devez mettre votre équipe sur la même longueur d'onde, et vous devez également vous assurer que tous ceux qui travaillent sur le projet ont la capacité, les compétences et les outils nécessaires pour travailler ensemble et livrer le projet.

Il est essentiel de trouver un moyen de faire tout cela, car les études montrent que 75% d'équipes considèrent la collaboration comme très importante, mais 86% des employés blâmer un manque de collaboration pour les échecs sur le lieu de travail.

Pour surmonter cela, vous devez comprendre ce qu'est la collaboration de projet et comment la mettre en œuvre avec succès dans votre équipe. Ce guide décomposera:

  • Qu'est-ce que la collaboration de projet et pourquoi est-ce important?

  • Les avantages d'un processus de collaboration de projet efficace

  • Meilleurs conseils de collaboration de projet

  • Pourquoi vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet collaboratif

Commençons à collaborer 🤝

Qu'est-ce que la collaboration de projet et pourquoi est-ce important?

La collaboration de projet est l'endroit où une équipe partage ses connaissances, travaille ensemble sur un projet et collabore pour augmenter la productivité.

Si c'est bien fait, la collaboration de projet peut révolutionner l'impact du rythme de travail de votre équipe. Cela peut consolider votre équipe et créer de l'enthousiasme à l'idée de travailler ensemble pour livrer un projet. Mais cela permet également à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde: s'assurer qu'ils savent qui travaille sur quoi, quand une date butoir arrive, et créer une boucle de rétroaction afin qu'ils puissent résoudre les problèmes au fur et à mesure de l'avancement du projet.

Ouvrir les portes à une communication fluide est au cœur de la collaboration de projet. Cela permet à tous ceux qui travaillent sur un projet de partager leur point de vue, d'exprimer leurs besoins et, en fin de compte, de s'approprier le projet sur lequel ils travaillent.

Une étude McKinsey a également constaté que l'utilisation d'outils tels que les technologies sociales pour stimuler la collaboration peut améliorer la productivité et les interactions d'une équipe de 20 à 50%.

Image of stats on project collaboration

“Les entreprises qui ont une proportion élevée de travailleurs d'interaction peuvent réaliser d'énormes améliorations de productivité grâce à une communication interne plus rapide et une collaboration plus fluide », a révélé l'étude.

De plus amples recherches a constaté que la collaboration peut briser les silos au sein des équipes, ce qui peut ouvrir la porte à une collaboration interfonctionnelle - où des personnes travaillant dans des rôles différents unissent leurs forces pour travailler sur un projet.

Ce qui nous amène à notre point suivant: pourquoi la collaboration de projet est-elle importante? 🤔

La réponse tient à deux raisons: cela peut stimuler la productivité et cela augmente l'innovation. Lorsque votre équipe a accès à des outils de collaboration internes faciles à utiliser, non seulement cela leur permet de se parler plus facilement, mais cela rend également leur processus de travail plus efficace.

C'est exactement quoi Illumina Interactive réalisé lorsque la charge de travail de l’entreprise a commencé à augmenter.

 Teamworkr has helped Illumina Interactive's project collaboration

La société, une société de production et de développement eLearning à service complet basée à Boston, utilisait des outils et des documents disparates pour suivre les actifs, les calendriers et les délais des projets. Le président Michael Getz a déclaré qu'ils n'avaient même pas un seul emplacement pour toute la documentation ou la documentation de leur projet.

“Même si nous avions des serveurs dédiés, un intranet et un extranet, les fichiers étaient stockés dans plusieurs emplacements et dossiers, et chaque chef de projet avait son propre système de classement spécial », explique Getz.

“Cela a fonctionné, mais nous passions beaucoup trop de temps chaque jour à chercher les matériaux dont nous avions besoin.

Pire encore, l’équipe n’avait pas de moyen de collaborer entre elles ou avec les clients, s’appuyant sur la messagerie électronique et un serveur de fichiers partagé pour conserver les fichiers et les messages. Cela signifiait souvent que les e-mails étaient enterrés dans les boîtes de réception et que les clients et les membres de l'équipe avaient du mal à donner leur avis sur un projet.

Ils savaient qu'ils avaient besoin d'un meilleur système pour collaborer.

Ainsi, ils ont investi dans un outil de collaboration de projet afin de pouvoir garder toutes les pièces mobiles de chaque projet sous un même toit. Grâce à Teamwork, Illumina Interactive peut désormais travailler ensemble en temps réel sur chaque projet, joindre des documents à des tâches spécifiques, afin qu'ils n'aient pas à chercher dans leurs boîtes de réception et garder chaque tâche organisée à l'aide de Kanban. Planches:

Image of Kanban board view project collaboration

Les membres de l'équipe et les clients peuvent également modifier les fichiers de projet sans passer à une autre plate-forme pour enregistrer ou transférer des fichiers, ce qui permet de gagner des heures chaque semaine.

"Nous ne pouvons pas imaginer revenir au chaos des e-mails et des feuilles de calcul comme nos outils pour tout gérer," Dit Getz.

"Le logiciel a complètement changé notre façon de fonctionner - pour le mieux."

Les avantages d'un processus de collaboration de projet efficace

La collaboration de projet est avant tout un processus et une action.

C'est pourquoi la collaboration de projet peut être décomposée en deux parties: le processus et la participation. Si vous commencez par le processus, où tous les progrès de votre projet, la communication et les fichiers sont conservés au même endroit et donne à votre équipe un endroit centralisé pour communiquer et partager des idées, alors leur participation démarrera.

Une fois les deux éléments réunis, votre équipe récoltera les fruits de la collaboration de projet, comme:

🚀 Productivité accrue: un cadre de collaboration de projet signifie que les tâches de projet peuvent être planifiées uniformément dans votre équipe en fonction de la capacité, plutôt que de vider un membre de l'équipe avec plus de travail qu'il ne peut en gérer. Avec tout le monde travaillant sur une charge de travail équilibrée, la productivité peut augmenter. 🗣️ Meilleure communication: la collaboration de projet crée un endroit centralisé où tous ceux qui travaillent sur un projet peuvent parler d'un projet, partager des idées et s'informer mutuellement de l'avancement. Ceci est particulièrement important parmi les équipes qui travaillent à distance. ✅ Résolution plus rapide des problèmes: la collaboration de projet élimine les fils de discussion ennuyeux et les longues réunions. Il le remplace plutôt par un moyen de résoudre les problèmes instantanément et de manière transparente. Non seulement cela vous évite de participer à des réunions interminables, mais cela signifie également que les problèmes sont résolus plus rapidement et ont moins de chances de faire dérailler le projet lui-même. 💰 Réduction des coûts: la collaboration de projet réduit le nombre d'outils, de plates-formes et même d'espaces physiques dont votre équipe a besoin pour mener à bien un projet. Au lieu de louer des espaces de réunion ou d'utiliser un tas d'outils différents pour communiquer, un bon processus de collaboration de projet permet à votre équipe de communiquer et de travailler ensemble numériquement à l'aide d'une plate-forme centrale.

Nous avons dit que la communication plus facile était l'un des principaux avantages de la collaboration de projet, mais la vérité est que cela va au-delà de cela. La collaboration de projet crée un hub où tout ce dont votre équipe a besoin pour réaliser un projet - des fichiers aux instructions et aux mises à jour d'avancement - est conservé sous un même toit.

Comme votre équipe peut accéder à tout en un seul endroit, la collaboration de projet les rend plus efficaces et leur donne un aperçu précis de l'avancement d'un projet.

Comment une équipe a résolu son problème de partage d'informations

L'un des plus grands défis pour les propriétaires de petites entreprises est le partage d'informations, et YMtech ressentait la tension de ne pas avoir de point d'accès centralisé.

Image of YM-Tech project collaboration

Que les informations soient transmises des gestionnaires aux membres de l'équipe, des membres de l'équipe aux autres membres de l'équipe ou des membres de l'équipe aux clients, des informations cruciales ont été abandonnées en cours de route. Ils savaient qu'ils avaient besoin d'un emplacement central facile d'accès pour échanger des idées et des mises à jour, car l'équipe passait trop de temps à répéter les mêmes informations ou à rechercher les détails dont elle avait besoin.

“Sans une bonne communication, nous avons eu un réel problème de productivité », le fondateur de l'entreprise Yuri Miloslavsky dit.

Les conversations et les fichiers étaient partout: dans les e-mails, les applications de messagerie ou les documents, et il n'y avait pas beaucoup de cohérence quant à leur emplacement ou à la date à laquelle la dernière mise à jour était nécessaire. Conserver ensemble des documents tels que des notes et des liens vers les médias était un autre défi.

Alors, YMtech a investi dans Teamwork.

En utilisant Espaces Teamwork, YMtech a créé un emplacement central pour stocker les notes de réunion et les informations dans un format cohérent et bien organisé.

Image of Teamwork Spaces project collaboration

Yuri et les membres de son équipe peuvent désormais conserver un meilleur enregistrement des discussions internes et avec les clients, puis les partager facilement. Peu importe qui a eu le contact initial avec le client, les conversations de suivi de Yuri semblent professionnelles et bien préparées.

“Au sein de notre propre équipe, le format des notes de réunion nous a aidés à passer de l'idée à l'action très rapidement », a déclaré Yuri.

"Tout le monde sort de la réunion en sachant exactement ce qu'il doit faire ensuite. "

En utilisant l'un des widgets, les éditeurs peuvent instantanément intégrer un Liste des tâches Teamwork dans un document. Yuri utilise cette fonctionnalité pour donner à chaque projet plus de clarté et d'orientation. Le choix de Teamwork Spaces en tant que plate-forme dédiée de collaboration de contenu et de partage d'informations a éliminé de nombreux problèmes de communication, à la fois pour les échanges avec les clients et internes.

“Tout dans l’entreprise change, qu’il s’agisse des politiques RH, des révisions de projets, des processus de développement ou des normes du secteur.

Dès que vous pouvez le documenter, vous pouvez mettre en œuvre et intégrer ce changement avec toutes vos parties prenantes - c'est un progrès. "

Meilleurs conseils de collaboration de projet

En plus de créer un endroit où votre équipe peut collaborer, vous pouvez également utiliser quelques astuces pour vous assurer que votre processus de collaboration de projet est réussi.

Premièrement, si vous prévoyez d'organiser des réunions de projet, assurez-vous qu'elles sont nécessaires. Il est essentiel de vérifier les progrès de votre équipe, mais au lieu de les entraîner dans de longues réunions, vous pouvez utiliser un logiciel de collaboration de projet pour gérer visuellement les progrès ou un canal de messagerie pour faire des stand-ups quotidiens. Par exemple, vous pouvez automatiser les messages quotidiens debout dans la chaîne Slack d'un projet et demandez aux membres de votre équipe de répondre avec ce sur quoi ils travaillent:

Image of Team Standup improving project collaboration

Deuxièmement, assurez-vous que les tâches du projet sont réparties uniformément en fonction des capacités et des compétences de votre équipe. L'attribution de tâches aux membres de l'équipe possédant les bonnes compétences est cruciale, car cela signifie que les tâches seront exécutées correctement. Mais vous devez également veiller à ce que la capacité de chacun ne soit pas surchargée. Si les membres de votre équipe sont surchargés de tâches, vous risquez que les tâches soient terminées tardivement et finalement, votre projet soit déraillé.

Ingénieur logiciel Ardy Gallego Dedase dit qu'il est également important pour les équipes de disposer d'un canal de communication dédié à vos projets.

“Utilisez cette chaîne pour partager des informations telles que des documents et des annonces importantes, poser des questions et partager des idées. » il dit.

“Il est préférable de poser des questions sur le projet dans votre chaîne partagée et de demander à quelqu'un d'y répondre directement dans ce fil de discussion.

“Cela vous permet de partager facilement la réponse si quelqu'un d'autre pose la même question. »

Dedase suggère également de rendre la chaîne publique, afin que tout le monde dans votre entreprise puisse garder un œil sur l'avancement de chaque projet, ce qui rend le processus de collaboration de projet plus transparent.

“Cela permet aux personnes concernées de trouver et de rejoindre plus facilement votre chaîne. "

Pourquoi vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet collaboratif

Voici le kicker.

Construire un processus de collaboration de projet réussi et productif nécessite la bonne boîte à outils, c'est pourquoi il est essentiel d'investir dans un logiciel de gestion de projet collaboratif. Avec un logiciel de collaboration en ligne, votre équipe peut travailler sur des projets, résoudre des problèmes et partager des mises à jour quotidiennes sur l'avancement, que ce soit à Bali ou à Boston.

Les logiciels de collaboration de projet se présentent sous de nombreuses formes.

Nous avons déjà mentionné Slack; un canal de messagerie où vous pouvez partager des fichiers et des mises à jour avec les membres de l'équipe. Et vous avez probablement utilisé des outils comme Google Docs et Zoom pour coordonner et travailler sur des projets avec votre équipe en temps réel.

La beauté du logiciel de collaboration de projet est qu'il réunit tous les outils que vous utilisez pour travailler ensemble et les connecte à un emplacement centralisé. Considérez-le comme une carte mère de projet.

GIF Project Collaboration

Un outil de collaboration de projet comme Teamwork est exactement cela: un endroit où chaque élément d'un projet est conservé sous un même toit. Teamwork permet à chacun de voir plus facilement les projets sur lesquels il travaille, de communiquer avec son équipe et de planifier à l'avance. Vous pouvez créer des tableaux de style Kanban pour chaque tâche et inclure qui les travaille, les fichiers de projet importants et les dates d'échéance dans chaque carte:

Image of board view project collaboration

Il dispose également d'une suite complète d'outils tels que la gestion de projet, le helpdesk, le chat d'équipe, le CRM et la collaboration de contenu afin que vous puissiez travailler, rencontrer et collaborer avec les membres de votre équipe au même endroit.

Si votre équipe a besoin d'un endroit central pour partager des idées et rechercher des commentaires afin que vous puissiez prendre des décisions de collaboration, Teamwork est la carte mère de votre projet.

Pour plus d'informations sur la mise en route d'un outil de collaboration de projet, consultez Teamwork.