“Le changement est inévitable - sauf dans un distributeur automatique. " Robert C. Gallagher L'introduction de nouvelles technologies dans une équipe peut parfois être intimidante, c'est pourquoi nous avons rassemblé nos meilleurs conseils pour réussir à introduire des projets de travail d'équipe dans une équipe ou une organisation. Cela pourrait vous surprendre de savoir que la première chose à faire est de simplement parler à votre équipe et de préparer le terrain pour de nouveaux processus, une charte d'équipe, des droits administratifs et comment aborder la formation. Ainsi, avant que tous les membres de votre équipe ne commencent à créer des projets et des tâches, nous vous recommandons les 10 étapes suivantes: 1. Questions pour développer une plateforme de communication et de collaboration Lorsque vous commencez à utiliser des projets de travail d'équipe, votre équipe commence à fixer des délais pour les tâches et à collaborer sans e-mail. Avant cela, c'est le bon moment pour faire un examen de vos processus et canaux de communication actuels. Dans leur livre «Équipes engagées‘ (2016), Moussa, Boyer et Newberry présentent des questions suggérées pour l’élaboration d’un «protocole de communication et de collaboration». C'est une excellente occasion pour l'équipe de discuter de ce qu'étaient les processus improductifs précédents et de la façon dont ils vont désormais gérer leur travail et leurs tâches en utilisant des projets de travail d'équipe. Plus précisément, Moussa, Boyer et Newberry suggèrent les questions suivantes:

  • Que devons-nous faire de nos outils?

  • Quels outils les membres de l'équipe utilisent-ils déjà dans leurs autres travaux?

  • Quel est l'ordre de préférence pour la méthode de contact (e-mail, appel téléphonique, SMS, message de chat)?

  • Quand utilisons-nous quel outil?

  • Quelles sont nos attentes en matière de temps de réponse aux e-mails, aux appels téléphoniques, aux SMS et aux messages de chat?

  • Quelles sont nos conventions de dénomination pour les fichiers et les e-mails?

Par exemple, considérez comment vous utilisez tous actuellement: votre calendrier d'équipe, vos feuilles de calcul et votre courrier électronique. Réfléchissez aux raisons pour lesquelles vous utilisez ces outils de la manière dont vous le faites, à ce qui fonctionne et à ce qui ne fonctionne pas. Dans les projets de travail d'équipe, le calendrier est utilisé pour les réunions, les congés, les congés de maladie, les rendez-vous, la formation, etc., mais pas pour les délais. Au lieu de cela, des délais peuvent être attribués à chaque tâche ou jalon. 2. Protocole de communication Parallèlement à la plate-forme de communication et de collaboration, il est également utile de discuter de la manière dont l'équipe abordera les fonctionnalités spécifiques des projets de travail d'équipe telles que les messages, les commentaires, les notifications par e-mail, les blocs-notes et les tâches en retard. Nous suggérons ce qui suit comme point de départ:

  • Définir comment aborder les messages et les commentaires. La distinction importante entre les messages et les commentaires est que les messages sont généraux tandis que les commentaires sont spécifiques à une tâche. Les messages ne doivent pas être considérés comme un remplacement du courrier électronique. De même, lorsque vous laissez un commentaire, décidez comment aborder la notification des personnes. Tous les membres de votre équipe souhaitent-ils être informés? Envisagez de ne notifier que les personnes qui doivent agir directement sur votre commentaire.

  • Pour les notifications par e-mail, demandez à chaque membre de l'équipe de réfléchir à la configuration du filtrage et des dossiers dans son compte de messagerie à diviser pour vaincre, car il est facile d'être submergé lorsque vous recevez de nombreuses notifications pour des commentaires, de nouvelles tâches, des événements et des messages.

  • Reconnaissez qu’il est difficile d’abandonner les mauvaises habitudes. Il y aura des oscillations de courrier électronique et lorsque cela se produira, convenez de la façon dont vous vous guiderez les uns les autres sur le bon chemin. Si quelqu'un dit qu'il vous enverra un e-mail, une phrase pratique à utiliser est: «Pourriez-vous créer une tâche pour moi à la place, s'il vous plaît». De plus, si vous recevez une mise à jour par e-mail sur une tâche, essayez de ne pas répondre à votre coéquipier via un e-mail séparé. Au lieu de cela, vous pouvez soit commenter la tâche elle-même, soit répondre à la notification par e-mail et le commentaire sera ajouté à la tâche.

  • Il est important de rappeler à tous que les projets de travail d’équipe reposent sur l’ouverture et la transparence.

  • Décidez de la manière de gérer les tâches en retard / en retard. Par exemple, les gens pourront-ils modifier les dates d'échéance fixées par quelqu'un d'autre? Ou comment aborder le fait de donner un coup de coude à une personne qui n’a pas terminé une tâche à temps? Il est conseillé de discuter et de convenir de ces sujets à l’avance.

3. Qui est le super-organisateur de votre équipe? Chaque équipe a une personne qui est un super-organisateur. Ils aiment voir les dossiers nommés correctement et tout au bon endroit. Cette personne est parfaite pour créer et organiser des projets, des catégories et des tags. Demandez-leur de commencer par utiliser l'outil afin qu'ils puissent commencer à réfléchir à la manière de transférer la charge de travail actuelle. Il est beaucoup plus facile pour une seule personne de commencer à créer des projets avant de les confier à l’équipe. 4. Notre hub «Get Started» Le meilleur endroit pour que tout le monde commence à apprendre à utiliser les projets de travail d'équipe est ici sur notre Commencer centre. Vous pouvez trouver des informations simples sur toutes les bases: tableaux de bord, projets, jalons, listes de tâches et tâches, messages et commentaires, fichiers, suivi du temps, la section Tout, le calendrier et les personnes. 5. Donner accès aux clients La transparence est au cœur des projets de travail d'équipe. Certaines entreprises et agences permettront aux clients d'accéder aux projets. Si c'est quelque chose que vous envisagez de faire, il est important que votre équipe sache qu'en standard, les clients auront une visibilité complète de tout ce qui se trouve dans ce projet. Cependant, vous pouvez modifier spécifiquement l'option de confidentialité sur chaque élément. 6. Qu'est-ce qu'un projet? La beauté des projets de travail d'équipe est qu'il est si flexible! Tout ce que vous pensez être un projet peut être un projet. Et n'oubliez pas que vous pouvez avoir plus d'un projet à la fois. 7. Intégrations Il existe tout un monde de possibilités grâce aux intégrations avec des applications que votre équipe utilise peut-être déjà. Teamwork Projects est conçu et conçu pour fonctionner de manière transparente avec une grande variété d'applications telles que Hubspot, Box, Google Drive, Dropbox et Harvest. Pour voir la liste complète cliquez ici. 8. Calendrier de formation Un autre conseil est de donner suffisamment de temps et d'espace pour la période de formation. Le meilleur moment pour lancer la formation est lorsque l'équipe a un peu de répit entre les projets, si possible! De même, si votre équipe a un délai serré qui se profile, ce n'est peut-être pas le meilleur moment pour introduire avec succès de nouvelles technologies! 9. Accès administrateur Il est important de déterminer qui a besoin d'un accès administrateur, car les administrateurs ont un accès supplémentaire et peuvent modifier les paramètres du site. Pensez également à ce qui se passerait si l'administrateur quittait l'entreprise. Que pourriez-vous mettre en place pour que l'accès administrateur (noms d'utilisateur et mots de passe) soit facilement accessible? De même, il est tout aussi important de réfléchir à la manière dont les nouvelles personnes seront formées à l’utilisation des projets de travail d’équipe. Une suggestion ici serait de leur envoyer un lien vers le Commencer hub mais aussi pour avoir une formation pratique d'un collègue. 10. Avoir une question? Essayez la base de connaissances ou contactez-nous le Base de connaissances est un hub dédié avec des guides de formation et des vidéos de formation. À l'aide du bouton de recherche, lancez simplement une recherche pour votre requête. Nous avons également une équipe d'assistance fantastique, avec une note de satisfaction client régulière que vous pouvez voir sur le Rapport de satisfaction client. S'il y a quelque chose sur lequel vous souhaitez en savoir plus, envoyez-nous simplement un message en vous rendant sur cette page https://www.teamwork.com/support. Si vous suivez les étapes ci-dessus, nous sommes convaincus que cela contribuera à jeter des bases solides pour une adoption rapide et un déploiement réussi des projets de travail d'équipe. Si vous avez d'autres astuces ou conseils sur la façon dont vous avez introduit les projets de travail d'équipe dans votre équipe ou organisation, nous aimerions en savoir plus: support@teamwork.com, et vous pouvez voir vos conseils répertoriés sur cette page!