Farotech est une agence de marketing numérique complète et axée sur la croissance qui met en œuvre une approche systématique de la génération, du développement et de la conversion de prospects en utilisant une conception Web évolutive, des stratégies entrantes de pointe et le développement de vidéos créatives. Ils sont situés à l'extérieur de Philadelphie (USA), mais ils servent des clients dans tout le pays. Dans cette étude de cas, nous avons discuté avec Scott Harris, directeur du marketing numérique, des raisons pour lesquelles Farotech a choisi Projets de travail d'équipe après avoir eu du mal à trouver un logiciel de gestion de projet accessible offrant les fonctionnalités dont ils avaient besoin. Aujourd'hui, ils utilisent Projects pour améliorer la transparence de l'équipe et simplifier les tâches chronophages telles que le suivi du temps et la facturation.

“Teamwork Projects est un outil efficace pour gérer une entreprise dans n'importe quel secteur d'emploi. Je l'ai personnellement recommandé aux entreprises de secteurs totalement indépendants du marketing numérique. »

Le défi

En 2015, Farotech gérait les projets et la production via un système interne qui fonctionnait bien, mais qui était contrôlé par un seul programmeur qui avait quitté l'entreprise. Des mises à jour et des améliorations devaient être apportées, mais les équipes étaient bloquées car aucun autre employé ne pouvait gérer le backend du logiciel personnalisé.

“Lorsque nous avons utilisé notre développeur interne pour créer notre système, nous n'avons pas pensé aux conséquences d'une personne détenant l'accès à l'ensemble de notre processus. Cela a vraiment ralenti nos flux de travail et notre élan lorsque cette personne n'était pas là pour que tout continue. "

Avant de concevoir son propre système, l’équipe de Farotech s’appuyait sur une collection reconstituée de feuilles de calcul compliquées et une plate-forme de gestion de projet peu pratique qui n’était pas capable de gérer le grand volume de tâches de leur calendrier de production. Non seulement Farotech avait besoin d'outils de gestion de projet complètement nouveaux, mais il lui fallait aussi un moyen de permettre à n'importe qui, de la direction aux membres de l'équipe débutants, d'apporter les changements nécessaires sans gardien. Pour que cela se produise, ils savaient que le logiciel devait être facile à apprendre pour que tout le monde puisse le maîtriser en quelques jours.

“Nous savions que nous ne pouvions pas nous permettre de rester sans les outils de gestion de projet dont nous avions besoin, alors nous nous sommes concentrés sur la recherche de logiciels que n'importe qui pourrait utiliser. L'intégration facile et l'accès de toute l'équipe étaient tout aussi importants que les fonctionnalités avancées. »

La solution

Après avoir évalué plusieurs solutions logicielles de gestion de projet, Farotech a sélectionné Projets de travail d'équipe pour ses supports de formation, son interface utilisateur intuitive et sa flexibilité pour adapter les flux de travail et les processus à leurs besoins. Ils pouvaient ranger leurs feuilles de calcul et leurs outils d'organisation limités et avoir tous leurs documents, tâches, matériaux de référence et processus contenus dans une seule plateforme.

“Les projets de travail d'équipe étaient un choix évident en raison de sa courbe d'apprentissage facile et de la capacité de n'importe qui dans l'entreprise à prendre les rênes et à gérer le backend ou le flux de production au sein du logiciel.

En interne, Farotech utilise Teamwork Projects pour saisir un calendrier de production mensuel récurrent qui guide bon nombre de leurs projets. Les fonctionnalités de modèle de projets permettent à l'équipe de réduire le temps de configuration de chaque nouveau projet et de standardiser les processus nécessaires aux projets personnalisés. En utilisant les fonctionnalités d'importation en masse, l'équipe a également pu gagner du temps en créant des listes de tâches. Ils pouvaient tous les saisir sur des feuilles de calcul, puis les transférer dans des projets, avec des affectations pour les tâches nécessaires.

“Avec ce raccourci, nous avons un moyen simple de créer et d'attribuer une quantité massive de livrables sans répéter beaucoup de saisie de données fastidieuse. Désormais, tout le monde sait exactement ce qu'il doit faire et notre planification a été simplifiée. "

La facturation prenait également beaucoup de temps car le service de facturation devait collecter et totaliser toutes les heures investies dans le projet de chaque membre de l'équipe. Avec les outils de suivi du temps intégrés de Teamwork Project, les entrées de temps sont calculées automatiquement pour les tâches et sous-tâches dans n'importe quelle partie d'un projet. La facturation a été réduite à quelques clics, et elle est également beaucoup plus précise.

“Nous pouvons désormais facturer et payer les fournisseurs avec précision, et le suivi du temps a également amélioré la précision des devis que nous donnons aux clients. Les projets de travail d'équipe nous aident à économiser de l'argent et à gagner plus d'argent. »

Les avantages

Lorsque Farotech a commencé à voir les économies réalisées grâce à l'utilisation de projets de travail d'équipe dans son processus de facturation, elle a décidé de franchir une étape supplémentaire pour restructurer complètement son processus de soumission. Les outils de suivi du temps leur ont permis de découvrir combien de temps ils investissaient réellement dans des projets, puis d'ajuster les tarifs pour refléter plus précisément la valeur de leur travail.

“Avant Projects, nous faisions trop de conjectures sur la facturation. Nous disposons désormais de données qui nous permettent de citer et de facturer directement les travaux et de développer une structure tarifaire efficace pour nos services. »

D'autres entrées automatisées ou simplifiées ont également réduit le travail acharné que les membres de l'équipe Farotech doivent accomplir pour échanger des informations ou faire avancer les projets. Maintenant que tout le monde dans l'entreprise a été intégré aux projets de travail d'équipe, ils constatent des améliorations significatives dans la rationalisation des flux de travail et la réduction des goulots d'étranglement.

“Nous avons récupéré tellement de temps de notre semaine de travail. Nous avons enfin un système capable de gérer notre volume de tâches et notre calendrier de production. La possibilité d'importer une grande quantité de tâches élimine le besoin de création manuelle de tâches et nous permet de maintenir un calendrier de production continu. »