Wilderness Youth Project est une organisation à but non lucratif de Santa Barbara, en Californie, qui se consacre à la promotion de la confiance, de la santé et de l'amour de l'apprentissage à travers des expériences en plein air et du mentorat. Ils connectent des jeunes et des familles d'horizons divers au monde naturel et les aident à acquérir des compétences naturalistes. Les participants rapportent plus de confiance, de meilleures compétences interpersonnelles, une compétence physique accrue et un respect approfondi pour le monde physique. Anthony Hickling, coordinateur du développement pour Wilderness Youth Project, a découvert les projets de travail d'équipe lorsque sa petite équipe avait besoin d'un système de gestion de projet en ligne amélioré pour gérer une charge de travail accrue. Voici comment il a découvert les projets de travail d'équipe et les utilise pour suivre plusieurs projets et rester au top des priorités pour chaque jour ou pour un projet entier.

“Notre équipe n’est pas nombreuse, mais nous dépendons des fonctionnalités avancées des projets de travail d’équipe pour mener à bien les projets à temps et avec chaque détail en place. Nous disons aux autres tout le temps à quel point nous sommes satisfaits des projets de travail d'équipe, et nous sommes très reconnaissants d'avoir accès à un logiciel aussi excellent.

Les défis

Avant de passer aux projets de travail d'équipe, le "département" de développement de Wilderness Youth Project était composé d'une personne qui utilisait GQueues, le gestionnaire de tâches en ligne de Google, pour gérer les tâches et les détails du projet. Au fur et à mesure que l'organisation grandissait et qu'une autre personne était ajoutée à l'équipe de développement, Anthony savait qu'ils avaient besoin d'un meilleur logiciel pour rester en avance sur les délais et les responsabilités supplémentaires. Anthony et son nouveau membre de l'équipe savaient qu'ils avaient les compétences pour coordonner plusieurs nouveaux projets simultanément, mais ils doutaient que GQueues puisse leur apporter le soutien dont ils avaient besoin.

“GQueues n'était pas assez robuste pour que nous puissions envisager et prioriser plusieurs projets. Nous savions que nous avions besoin d'un logiciel capable de gérer plusieurs listes, dates de début et délais, tout en les présentant de manière claire et gérable. »

Plus précisément, Anthony voulait un logiciel avec des outils de reporting qui pourraient les aider à avoir une vue d'ensemble de leurs projets, pas seulement des listes de tâches et des délais. D'autres logiciels étaient soit trop simples, soit l'interface utilisateur rendait son utilisation difficile, et Anthony voulait s'assurer que son équipe de développement de deux personnes passait autant de temps que possible à travailler sur des projets, sans enregistrer leur progression.

La solution

Alors qu'Anthony passait en revue et comparait les options du logiciel de gestion de projet, il a restreint les choix aux projets de travail d'équipe et à Asana. En fin de compte, il a sélectionné les projets de travail d'équipe en raison de la date de début et sous-tâches dépendantes fonctionnalités.

“Le logiciel de gestion de projet a beaucoup changé en deux ans, mais à l'époque, Teamwork Projects était la seule entreprise à proposer des tâches automatiquement liées afin que chacun sache quelle action il devait entreprendre ensuite.

Dépendances de tâches permettre à l'équipe de développement de tracer un projet entier dans une progression claire et logique afin que l'équipe puisse voir chaque phase du projet. Au fur et à mesure que des changements se produisent, l’équipe d’Anthony peut rapidement modifier le calendrier et les nouvelles échéances sont automatiquement ajustées. L'une des fonctionnalités préférées de l'équipe, la diagramme de Gantt, rend ces changements encore plus faciles. Ils utilisent le diagramme de Gantt pour obtenir un aperçu rapide de tous les projets actifs, puis cliquez et faites glisser les tâches pour effectuer des ajustements.

“Le diagramme de Gantt nous aide à obtenir un instantané mental de nos tâches et à évaluer comment nous nous comportons par rapport à ces plans. Nous pouvons facilement mettre à jour les jalons et nous aimons la possibilité de coder en couleur les projets en fonction de leur niveau de réalisation.

Les avantages

Avoir une perspective aussi approfondie sur chaque projet a non seulement aidé l'équipe d'Anthony à empêcher les détails de passer entre les mailles du filet, mais ils peuvent également voir quelles phases des projets ont tendance à se dérouler sans heurts, où il y a des goulots d'étranglement et comment ils peuvent s'ajuster instantanément pour faire les corrections nécessaires. Pour une vue d'ensemble ou pour se préparer aux projets à venir, ils se tournent vers les diagrammes de Gantt pour voir tous les aspects sur un seul écran. Au quotidien, ils s'appuient sur Rapport journalier qui arrive chaque matin par e-mail. Cette courte liste de priorités les aide à passer à travers les différentes possibilités qui pourraient détourner leur attention des priorités qui ont vraiment besoin de leur attention.

“Teamwork Projects nous a fourni une plate-forme pour visualiser et communiquer à la fois des objectifs généraux et des tâches spécifiques. Nous pouvons évaluer nos performances, nous préparer pour les projets à venir ou simplement voir ce qui va suivre sur notre liste de tâches pour la journée. "

Le résultat est qu'ils gèrent plus de projets qu'ils ne le pensaient possible de la part de leur équipe allégée, et qu'ils ont amélioré leurs livraisons à temps. Le logiciel a éliminé les heures d'indécision et augmenté considérablement leur productivité. D'autres plates-formes logicielles se sont depuis développées pour créer les fonctionnalités complexes exigées par la plupart des équipes de développement, mais l'équipe d'Anthony au sein de Wilderness Youth Projects n'a pas l'intention de rechercher une autre solution. Avec Teamwork Projects, ils disposent de tous les outils pour continuer à ajouter de nouvelles capacités de projet et ajouter des membres d'équipe supplémentaires sur la route, si nécessaire.

“La plupart des logiciels conviennent pour créer des listes de tâches, mais les projets de travail d'équipe fournissent des niveaux de visibilité sur les projets d'une manière que nous n'avons jamais eue auparavant. "