Découvrez comment GNGF, une agence de marketing à service complet, a utilisé les projets de travail d'équipe pour établir un flux de travail marketing afin de stimuler la croissance.


“Nous gagnons énormément de temps en intégrant tout dans le moins d'outils possible. Projets de travail d'équipe est devenue la version vivante de notre processus. » Chris Casseday est directeur des opérations chez GNGF (se faire remarquer, se faire trouver), une agence de marketing à grande échelle travaillant exclusivement avec des clients du secteur juridique. L'entreprise utilise un système intégré commercialisation approche pour aider les avocats et les cabinets d'avocats à développer toutes les facettes de leur présence en ligne afin que les équipes juridiques puissent se concentrer sur la gestion de leurs pratiques juridiques.

Les défis

Quand GNGF a commencé en 2011, ils utilisaient Basecamp comme outil de gestion des tâches pour leur travail de marketing numérique. Alors que l'entreprise commençait à se développer, Chris et son équipe ont réalisé qu'ils avaient besoin un outil capable de plus qu'une simple gestion de tâches. Ce qui a motivé cette prise de conscience, c'est que l'entreprise a commencé à remarquer qu'une grande partie de sa clientèle croissante avait les mêmes besoins en matière de projets - les tâches de ces projets étant assez standardisées. La société a reconnu que pour accepter plus de clients et mener à bien des projets pour ces clients à un niveau élevé, elle devait trouver une solution de gestion de projet capable d'offrir quatre fonctionnalités spécifiques que Basecamp ne pouvait pas fournir à l'époque: 1) Projet et modèles de tâches “Nos offres de services étaient très cohérentes parmi nos clients. Nous avions un projet initial suivi d'un travail mensuel basé sur des honoraires, qui comportaient principalement les mêmes tâches chaque mois. Nous voulions un outil doté de modèles de projets et de tâches pour rendre la création de nos projets cohérente et correspondre à notre processus. » 2) Tâches récurrentes “Bon nombre de nos tâches mensuelles de rétention se répétaient chaque mois. Nous voulions donc qu'une tâche qui, une fois cochée, se crée d'elle-même apparaisse à nouveau le mois suivant, comme une demande de rendez-vous périodique dans le calendrier. 3) Priorités des tâches “Certaines tâches étaient essentielles à faire chaque mois et certaines étaient agréables à réaliser, nous voulions donc attribuer un incontournable à un agréable à avoir. Il n'y avait pas de concept de priorité à Basecamp à l'époque. 4) Dépendances de tâches “Un grand nombre de nos tâches avaient des dépendances entre elles. Vous ne pouviez pas développer tant que vous n’aviez pas une conception, et vous ne pouviez pas livrer tant qu’elle n’était pas soumise au contrôle qualité, etc. Il n’y avait aucun moyen de forcer les dépendances dans Basecamp. » Une fois que GNGF a su ce dont ils avaient besoin d'une solution de gestion de projet, ils ont rencontré un autre obstacle - toutes les alternatives Basecamp qu'ils ont trop basique pour leurs besoins ou trop complexes. “À l'époque, avec les solutions de gestion de projet basées sur le cloud, il semblait diagramme de Gantt l'allocation de ressources de style ou le type Basecamp. »

La solution

Après avoir recherché et examiné les options disponibles, GNGF est tombé sur des projets de travail d'équipe et a décidé de faire le changement pour deux raisons: "Les projets de travail d'équipe avaient tous les fonctionnalités nous cherchions. Nous avons envoyé quelques questions à l'équipe d'assistance et avons obtenu réponses très rapides, alors cela a aidé aussi. Au cours des 6 dernières années, Teamwork Projects a été outil de choix pour la croissance—aider à accélérer et rationaliser leurs processus. Chris a déclaré que son entreprise était restée fidèle aux projets de travail d'équipe en raison du logiciel capacité à integrate with the other core tools that GNGF uses.

“J'ai vu de mes propres yeux dans d'autres entreprises la prolifération rapide de différents outils. Nous avons décidé très tôt de centrer le côté opérationnel de notre entreprise sur le moins d'outils possible. Nous utilisons Google Apps pour les e-mails et le calendrier, Salesforce comme vue centrale de nos prospects et clients, Box pour tous les documents, et nous utilisons des projets de travail d'équipe pour gérer les projets et les tâches, la hiérarchisation des charges de travail et le suivi du temps. "

Les resultats

Une des raisons pour lesquelles GNGF a pu augmenter le nombre de clients si vite est dû aux projets détaillés de Teamwork projet et modèles de liste de tâches fonctionnalités. Au lieu de perdre du temps à configurer chaque nouveau projet ou liste de tâches, ces modèles ont déjà des niveaux de priorité, des dépendances et des paramètres de confidentialité par défaut. Les tâches et sous-tâches sont également considérablement simplifiées car elles sont automatiquement attribuées aux membres appropriés de l'équipe. “Nos projets de travail d'équipe sont devenus la version vivante de notre processus. Au lieu de sur-documenter les processus en un seul endroit auquel peu de gens feront référence, le processus vit dans nos modèles de projet. » Chris dit que son entreprise a utilisé le fonction de suivi du temps pour analyser les performances, réduire les inefficacités et gérer leur charge de travail plus efficacement, afin que les délais sont toujours respectés.

“Bien que nous utilisions davantage un modèle de rémunération mensuelle et que nous ne facturions pas en fonction des heures, nous voulons toujours nous assurer de savoir où vont nos heures. Nous voulons nous assurer que nous ne passons pas trop peu de temps sur un client par rapport à un autre, et nous voulons savoir combien va le travail client par rapport au travail interne, etc. Nous avons eu des problèmes au début du suivi du temps de manière cohérente. Le travail d'équipe rend les choses très faciles, mais comme le suivi du temps est intégré directement à l'application. »

Simplifié, des flux de travail rapides faire Projets de travail d'équipe le gagnant incontestable pour les besoins de gestion de projet de GNGF, et l’engagement du personnel de support Teamwork.com augmente la confiance de Chris dans le produit.

“Il y a beaucoup de fonctionnalités que Teamwork a intégré hors de la boîte, les nouveaux utilisateurs devraient donc vraiment creuser et voir comment maximiser leur utilisation de l'outil. Le produit est de premier ordre, mais l'équipe de Teamwork.com est l'immatériel qui vaut plus que ce que vous payez."