Avez-vous déjà eu le soupçon sournois qu'il pourrait y avoir une meilleure façon d'organiser votre équipe marketing? Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez ressentir cela, des fils de discussion interminables et des parties prenantes ingérables, aux difficultés de communication et de livraison des campagnes à temps.

La réponse à tous ces problèmes, comme cela s'avère pour de nombreuses équipes, est la gestion de projet marketing.

Dans ce guide, nous vous présenterons les tenants et les aboutissants du processus de gestion de projet marketing, notamment:

  • Qu'est-ce que la gestion de projet marketing?

  • Les phases du processus de gestion de projet marketing

  • Comment la gestion de projet aide les équipes à communiquer

  • Comment inculquer des compétences et des responsabilités en gestion de projet dans une équipe marketing

  • Les avantages d'une approche marketing gérée par projet

  • Outils et plateformes de gestion de projet

Notre objectif est de vous donner toutes les informations dont vous avez besoin pour intégrer la gestion de projet à vos processus marketing quotidiens.

Qu'est-ce que la gestion de projet marketing?

La gestion de projet marketing est une façon de travailler qui fournit un cadre pour la réalisation de projets marketing. Il peut aider les équipes à effectuer toutes sortes de travaux dans les délais et dans les limites du budget, des campagnes marketing et des lancements de produits aux audits SEO et à l'analyse des concurrents.

Les principaux avantages de la gestion de projet marketing comprennent une collaboration plus facile, une meilleure coordination entre les membres de l'équipe et une exécution plus efficace du travail de projet. Pour faire simple, cela donnera à l’équipe plus de raisons d’aimer travailler ensemble et moins de raisons de maudire son ordinateur. Les moindres détails de la gestion de projet marketing varient en fonction des outils de gestion de projet, de la méthodologie et des pratiques spécifiques que chaque équipe choisit d'utiliser. (Cela peut être une très bonne chose si vous avez des membres de votre équipe qui sont particuliers au sujet de leurs particularités.)

Cela dit, les points suivants s'appliquent à la plupart des processus de gestion de projet marketing:

  • Le projet se concentre sur la production de produits spécifiques, appelés livrables. Un livrable peut être n'importe quoi, d'une série d'articles de blog à une nouvelle stratégie marketing pour une marque.

  • Le travail du projet est divisé en morceaux gérables. Cela comprend des listes de tâches, des tâches, des sous-tâches et des jalons représentant les principales réalisations sur le chemin de l'achèvement du projet.

  • Le travail est géré au sein d'un outil de gestion de projet. Un outil de gestion de projet est un espace de travail numérique utilisé pour planifier et suivre les tâches du projet et faciliter la collaboration au sein de l'équipe.

  • Chaque projet progresse à travers des phases bien définies, y compris la planification et l'exécution. Il y a généralement un calendrier et un budget prédéfinis pour le projet.

La gestion de projet peut être utilisée pour gérer toutes sortes d'activités et de campagnes marketing, notamment:

  • Paiement par clic (PPC)

  • Publicité par e-mail

  • Marketing de recherche (SEO)

  • Optimisation du taux de conversion (CRO)

  • Marketing de contenu

  • Lancements de produits

Un cadre de gestion de projet rassemble toutes les personnes et les tâches nécessaires pour livrer une campagne ou un travail. Par exemple, dans une campagne de marque, la gestion de projet peut être utilisée pour organiser un effort d'équipe entre les graphistes, les rédacteurs, les chercheurs de marché et les stratèges.

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Les quatre phases de la gestion de projet marketing 

La plupart des projets marketing peuvent être gérés dans un cycle de vie de projet en quatre phases:

  1. Début

  2. Plan

  3. Exécuter

  4. Fin / Évaluer

Phase # 1: Début

Au début d'un projet, le commanditaire (c'est-à-dire le client) et le projet clé les parties prenantes de l'équipe marketing définira et s'entendra sur les objectifs du projet.

Les objectifs peuvent alors être traduits en buts de projet, formant la base d'un charte de projet. Le projet démarre lorsque ce document a été signé par toutes les principales parties prenantes.

Phase # 2: Planifier

Une fois les objectifs du projet établis, l'équipe peut convenir d'un budget de projet et identifier les livrables.

Un livrable est tout ce sur quoi le projet travaille et produit intentionnellement. Les produits livrables les plus courants (et les plus évidents) utilisés dans les projets de marketing sont les activités et les campagnes de marketing. Certains projets incluent des livrables secondaires, tels que la génération de données de projet qui faciliteront les projets futurs.

Après avoir défini les livrables du projet, l’équipe formule un plan de projet marketing composé de plusieurs tâches. Plus le projet est complexe, plus il aura besoin de tâches. Chaque tâche est attribuée à un membre de l'équipe. Parfois, les principaux intervenants attribuent des tâches aux membres de l'équipe; dans d'autres cas, les membres de l'équipe attribuent eux-mêmes leurs propres tâches.

Il est important, à ce stade, d'estimer la portée du projet, c'est-à-dire l'ampleur des travaux impliqués dans le projet. Cela aidera l'équipe à éviter de planifier plus de travail qu'elle ne peut le faire. Une estimation minutieuse de la portée du projet est particulièrement importante pour les équipes travaillant sur un mandat ou avec un budget strict.

Une autre exigence lors de la planification est de créer un calendrier du projet, qui décrit la chronologie des activités qui composent le projet. Cela peut être représenté visuellement par des graphiques tels que Diagrammes de Gantt, qui peut être mis à jour en temps réel pour donner à l'équipe une indication claire de l'avancement du projet.

Phase n ° 3: exécution

C'est la phase où l'équipe poursuit la mise en œuvre du plan de projet.

Pendant l'exécution, les membres de l'équipe qui dirigent la gestion de projet seront responsables de la gestion des tâches. Cela implique le suivi et la création de rapports sur la progression des tâches, la création de nouvelles tâches selon les besoins et la suppression des «bloqueurs», qui sont des problèmes qui empêchent l'exécution des tâches.

Un moyen simple de suivre l'avancement de certains projets marketing consiste à utiliser des tableaux Kanban, qui donnent une réputation visuelle en un coup d'œil de la progression d'une tâche dans un projet. Le tableau Kanban comporte plusieurs colonnes, chacune d'elles que vous pouvez étiqueter comme une certaine étape d'un processus (par exemple, Idées, Recherche, Rédaction, Edition, Publication). Lorsqu'une tâche passe à l'étape suivante du processus, sa carte peut être déplacée vers la colonne appropriée. Pour plus d'informations sur cette approche, lisez notre guide sur Comment utiliser Board View pour créer un processus de marketing de contenu tueur.

Le (s) membre (s) de l'équipe responsable de la gestion du projet devra également surveiller l'état du projet pendant l'exécution. Si le projet est en retard ou dépasse le budget, cette personne doit en savoir pourquoi et chercher une solution. Ils devraient également fournir des mises à jour sur l'état d'avancement, dans des rapports aux principaux intervenants et lors de discussions avec toute l'équipe lors de réunions de progrès régulières.

Phase # 4: terminer / évaluer

Enfin, nous arrivons à la fin du projet. Ce qui se passe dans cette phase dépendra de la nature de la relation de l’équipe marketing avec le projet. Si le projet est un travail ponctuel, il pourrait être considéré comme terminé une fois qu'il a été livré à la partie prenante de la mise en service.

D'un autre côté, si votre équipe est un service marketing ou une agence marketing travaillant pour des clients sur une base de rétention, la phase finale du cycle de vie du projet impliquera probablement un processus d'évaluation. Ceci est particulièrement important pour l'amélioration continue des tactiques de campagne, car les informations issues de l'évaluation peuvent être intégrées aux projets futurs.

Comment la gestion de projet aide les équipes à communiquer

Tout au long du cycle de vie du projet en quatre phases, l'équipe de projet doit utiliser son outil de gestion de projet pour communiquer.

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Peut-être plus important encore, les membres de l'équipe peuvent commenter les tâches sur lesquelles ils collaborent. Ils peuvent taguer d'autres membres de l'équipe dans les commentaires pour les faire participer à la conversation. Et surtout, tous les commentaires du fil restent attachés à la tâche tout au long du projet (sauf s'ils sont supprimés), ce qui signifie que les conversations autour des tâches sont accessibles.

Certains outils de gestion de projet offrent aux membres de l'équipe des moyens supplémentaires de communiquer, tels que la messagerie instantanée intégrée.

Quelles que soient les spécificités des fonctionnalités de communication d’un outil de gestion de projet, l’essentiel est qu’elles facilitent toute la collaboration de l’équipe sur le projet au sein d’une même plateforme. Alors que les courriels, les appels téléphoniques et les rattrapages de Zoom peuvent conduire à des informations importantes égarées, un outil de gestion de projet garde tout en ordre et au même endroit.

Quelles sont les principales compétences en gestion de projet des équipes marketing?

Pour mettre en œuvre efficacement la gestion de projet, vous devez faire deux choses:

  • Compétences en gestion de projet in-still dans l'équipe

  • Accepter les responsabilités de gestion de projet au sein de l'équipe

La plupart des équipes marketing seront mieux servies en partageant les responsabilités de gestion de projet entre elles, plutôt qu'en employant un chef de projet. Cette approche est beaucoup plus rentable et permet à tous les membres de l'équipe de se perfectionner.

Si vous prenez la gestion de projet «en équipe», assurez-vous d'utiliser un outil et un processus de gestion de projet accessibles. Cela permettra aux membres de l'équipe d'acquérir rapidement les compétences nécessaires et sans avoir besoin d'un diplôme en science des fusées.

Un moyen efficace de répartir les responsabilités de gestion de projet au sein d'une équipe consiste à faire tourner le leadership de la gestion de projet entre les membres de l'équipe. Un membre de l'équipe dirige un projet, un autre membre de l'équipe dirige le suivant, et ainsi de suite. Cela donne à tous les membres de l'équipe des opportunités d'apprendre le processus de gestion de projet à l'intérieur quand leur tour arrive.

Non seulement le leadership en gestion de projet en rotation aidera chaque membre de l'équipe à acquérir les compétences de leadership en gestion de projet; il devrait également améliorer leur adoption du processus lorsqu'ils agissent en tant que membres normaux de l'équipe.

La compétence de gestion de projet d'une équipe peut également être améliorée grâce à la formation. Voici quelques-uns des domaines de compétences clés sur lesquels se concentrer dans le développement professionnel:

  • Compétences organisationnelles. Alors que votre plateforme de gestion de projet doit accélérer ou automatiser de nombreuses tâches d'organisation de vos projets, la gestion de projet nécessite toujours une bonne organisation.

  • Compétences en communication. Les personnes sont le facteur le plus important dans la gestion de projet - il s'ensuit donc naturellement que le leadership en gestion de projet nécessite une excellente communication.

  • Connaissance des pratiques de gestion de projet. Comprendre les diverses pratiques et méthodologies de gestion de projet existantes aidera une équipe à prendre des décisions éclairées concernant son propre processus de gestion de projet.

Les avantages marketing de la gestion de projet

Les avantages les plus évidents de la gestion de projet marketing sont liés à la productivité. De nombreuses équipes trouvent qu'une approche gérée par projet les aide à:

  • Planifiez mieux

  • Exécutez le travail plus rapidement

  • Gardez une trace des parties mobiles d'un projet

  • Collaborez plus facilement

La gestion de projet peut également générer des gains d'efficacité à long terme pour les équipes marketing. Par exemple, chaque projet apporte une structure de projet qui peut être modifiée et réutilisée pour de futurs projets. De plus, vous pouvez utiliser les leçons tirées de la phase d'évaluation d'un projet pour affiner votre processus et votre prise de décision.

Plus une équipe marketing utilise une approche gérée par projet, plus ses processus peuvent devenir intelligents et meilleurs sont ses résultats.

Outils de gestion de projet pour les spécialistes du marketing 

La perspective d’ajouter davantage d’outils numériques à la pile suffit à faire frissonner de nombreux spécialistes du marketing. Mais pour faciliter la gestion de projet, vous aurez besoin du bon outil de gestion de projet.

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Nous vous recommandons d'utiliser un seul outil, qui peut gérer toutes les parties mobiles de vos campagnes et tout autre travail que vous effectuez. C’est ainsi que nombre des meilleures équipes marketing d’aujourd’hui organisent leur travail, depuis la principale agence numérique du pays de Galles, Marketing Liberty, à l'équipe marketing du célèbre fabricant de fournitures musicales D'Addario.

Lors de la configuration de votre outil de gestion de projet, gardez à l'esprit votre pile marketing. Plus précisément, considérez dans quelle mesure vos autres outils marketing peuvent s'intégrer à votre outil de gestion de projet. Intégrations entre les outils marketing et les outils de gestion de projet peut augmenter l'efficacité et aider à optimiser vos processus tant du côté marketing que du côté gestion de projet.

Dans certains cas, intégrer un outil marketing à un outil de gestion de projet est un projet majeur à part entière. Vous feriez peut-être mieux d'utiliser une plate-forme de gestion de projet dotée de capacités intégrées pour un large éventail d'intégrations. Pour notre part, Le travail d'équipe est prêt à s'intégrer avec de nombreux outils tiers, y compris HubSpot, Slack, MS Teams et Chatify.