Les grands chefs de projet donnent l'impression que c'est facile. Mais garder toutes les parties mobiles d'un projet en mouvement n'est pas une mince affaire - et ce n'est que pour un projet. À mesure que vous évoluez, il peut devenir presque impossible de garder un œil sur tout ce qui nécessite votre attention sur plusieurs projets. C’est là que Portfolio in Teamwork entre en jeu. Portfolio vous offre le point de vue idéal pour voir tous vos projets en même temps et obtenir rapidement les informations dont vous avez besoin. Que vous recherchiez des mises à jour de haut niveau, des rapports d’état en temps réel pour les clients ou un moyen rapide de passer aux détails importants, Portfolio vous donne une vue d’ensemble de la situation actuelle de tous vos projets.

Alors, comment ça marche?

Si vous utilisez Teamwork depuis un certain temps, vous avez probablement une bonne compréhension de la structure des informations. Le TL; DR? Les tâches sont votre unité de travail de base et vous pouvez les décomposer en sous-tâches. Toutes les tâches sont contenues dans une liste de tâches et vous pouvez associer ces listes de tâches à des jalons. Tous ces éléments - jalons, listes de tâches, tâches, sous-tâches - se trouvent dans un projet, et vous pouvez utiliser plusieurs filtres, balises et vues pour organiser vos projets pour une efficacité maximale. (Vous voulez en savoir plus? Consultez ce post pour une ventilation plus détaillée.) Il peut être difficile de garder une trace de toutes ces pièces mobiles lorsque vous gérez plusieurs projets. C’est là que Portfolio entre en jeu: pour vous offrir une vue panoramique de l’emplacement de chaque projet.

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Portfolio reprend le concept intuitif de Vue du tableau à un niveau plus stratégique. En représentant chaque projet sous forme de carte, en parcourant les étapes représentées par différentes colonnes, vous pouvez afficher plusieurs projets en un coup d'œil, voir rapidement à quelle étape il se trouve et explorer plus de détails en un seul clic.

Comment cela peut-il aider?

Avec tous vos projets représentés dans Portfolio, vous pouvez obtenir des informations et agir sur plusieurs projets à partir d'un emplacement central. Voici pourquoi c'est si important.

Obtenez des informations immédiates

Portfolio est un excellent moyen d'obtenir des informations ultra-rapides sur vos projets. Chaque carte de projet a une barre de progression qui affiche le pourcentage de toutes les tâches du projet qui ont été achevées. Vous pouvez même survoler la barre de progression pour voir le nombre de tâches restantes, afin de vraiment voir où en sont les choses en un coup d'œil.

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À partir de là, vous pouvez simplement cliquer sur la carte pour ouvrir son résumé de projet et obtenir encore plus de détails. Résumés de projets vous permettent d’analyser encore plus l’avancement du projet: vérifiez le nombre de tâches en retard ou terminées, observez les performances de chaque membre de l’équipe, affichez le contenu du tableau des tâches, examinez la tendance du projet, etc.

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Le récapitulatif du projet offre des tonnes d'informations utiles sur votre projet. Vous pouvez également l'utiliser pour explorer l'élément exact qui vous intéresse. Par exemple, si vous constatez que 5 tâches sont actuellement marquées comme "En retard" sous «Toutes les tâches», vous pouvez cliquer sur l'étiquette «En retard» et il vous présentera un aperçu de toutes ces tâches.

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Gérez chaque projet depuis un seul endroit

Avec Portfolio, vous pouvez agir rapidement sur plusieurs projets, sans avoir à naviguer vers eux tous individuellement. C'est génial lorsque vous souhaitez apporter des modifications rapides pour garder les choses organisées et à jour. À partir de Portfolio, vous pouvez facilement ajouter rapidement des éléments à vos projets, comme:

  • Jalons

  • Tâches

  • Des dossiers

  • messages

  • Événements

  • Des cahiers

  • Mises à jour

  • Liens

  • Heure enregistrée

Nous trouvons cela particulièrement utile lorsque vous avez besoin de mettre à jour rapidement quelques projets pour refléter un changement de calendrier ou de ressources qui a un effet d'entraînement.

Automatisez vos processus

Vous souhaitez rendre encore plus facile la mise à jour de vos projets en un clin d'œil? Vous pouvez utiliser les déclencheurs dans Portfolio pour effectuer automatiquement le travail à votre place, rationaliser vos processus, assurer la cohérence entre vos projets (ce qui facilite la recherche, le filtrage et le tri plus tard) et récupère des tonnes de temps d'administration. Tout comme avec la vue Tableau, vous pouvez définir des déclencheurs qui effectuent certaines actions lorsque vous déplacez votre fiche de projet dans une nouvelle colonne.

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Certaines choses pratiques que vous pouvez faire avec les déclencheurs comprennent:

  • Remplacement, définition ou suppression de balises

  • Définir un propriétaire de projet

  • Définition des dates

  • Mettre à jour la catégorie d'un projet

  • Archiver un projet une fois terminé

Pour en savoir plus sur l'utilisation des déclencheurs dans Portfolio, consultez ce billet de blog.

Trouvez plus rapidement ce que vous cherchez

Avec plusieurs projets à résoudre, il est essentiel que vous puissiez trouver rapidement ce que vous cherchez. Les filtres de Portfolio facilitent encore l'organisation et la recherche de vos projets, de sorte que les informations dont vous avez besoin sont toujours à portée de main. Vous pouvez filtrer par des options telles que:

  • Mot-clé

  • L'état du projet

  • Afficher / masquer les colonnes

  • Mots clés

  • Entreprise

  • Propriétaire du projet

  • Santé du projet

  • Projets favoris uniquement

Cela vous permet de vous concentrer rapidement sur les projets qui risquent de déraper, tous les projets que vous terminez pour un certain client, et plus encore, selon vos critères. Si vous vous retrouvez à utiliser les mêmes combinaisons de filtres encore et encore, vous pouvez gagner encore plus de temps en enregistrant ces paramètres et en partageant votre filtre avec l'équipe. (En savoir plus sur l'enregistrement des filtres dans ce document d'aide.)

Supervisez vos opérations avec clarté

Avec une telle vue panoramique de tous vos projets, il est plus facile de repérer les tendances - et de remarquer les signes avant-coureurs - en un coup d'œil. Le fait de pouvoir analyser rapidement tous vos projets et de suivre leur état vous permet de prévoir les goulots d'étranglement avant qu'ils ne surviennent, d'agir sur les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes et de gérer vos ressources de manière plus efficace et efficiente.

C'est pour qui?

Portfolio est parfait pour les chefs de projet, qui doivent coordonner des tonnes de projets, toute la journée, tous les jours. C'est également idéal pour les équipes en contact avec les clients et les entreprises de services professionnels, car il est essentiel de pouvoir jongler avec de nombreux projets - chacun avec ses propres pièces mobiles distinctes - lorsque le bonheur de votre client dépend d'une livraison rapide et fiable. Portfolio brille également lorsqu'il est temps de donner des aperçus aux parties prenantes, aux clients, aux autres équipes et plus encore, car il vous permet de faire un zoom arrière et de donner un rapport d'état sur une vue d'ensemble. Mais vraiment, nous pensons que Portfolio est parfait pour tous ceux qui ont besoin de gérer de grands volumes de projets, quel que soit le titre du poste, le type d'équipe ou le secteur.

Envie d'en savoir plus?

Si vous avez besoin d'aide pour démarrer avec Portfolio, consultez ce document d'aide. Commencez à l'utiliser dès aujourd'hui et voyez comment il peut vous faciliter la vie (et vos projets). Comme toujours, si vous avez des questions, laissez un commentaire ci-dessous ou envoyez-nous un mail à support@teamwork.com. La fonction Portfolio est disponible sur nos plans Premium et Entreprise.