Avez-vous des clients qui vous contactent en dehors des heures d'ouverture et bien que votre équipe réponde immédiatement dès leur arrivée, vos premiers temps de réponse et de résolution sont tout simplement inexacts et vos clients sont insatisfaits? Ou bien, proposez-vous plusieurs niveaux de support, mais vous ne pouvez pas suivre ou facturer efficacement le service supplémentaire? Eh bien, maintenant vous pouvez.

Teamwork Desk vient d'introduire les heures d'ouverture. Nous savons qu'il peut être difficile d'obtenir les bonnes statistiques sur les performances de votre entreprise lorsque vous ne pouvez pas générer des rapports précis sur votre semaine de travail. Votre équipe peut ne pas fonctionner 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, vous ne devriez donc pas baser vos métriques sur une semaine 24/7. Avec l'introduction des heures d'ouverture, vous pouvez:

  • Créez facilement des rapports sur les heures de fonctionnement exactes de votre entreprise

  • Rapportez avec précision la rapidité avec laquelle votre équipe réagit et résout les problèmes

  • Offrez différents niveaux de service payants et augmentez vos revenus récurrents

  • Gérez les attentes des clients en ce qui concerne les temps de réponse lorsqu'ils vous contactent en dehors des heures d'ouverture en définissant des délais réalistes - il vous suffit d'inclure la variable des heures d'ouverture dans vos réponses standardisées et vos réponses automatiques afin que les clients sachent quand votre équipe sera en mesure de répondre à leur demande.

  • Définissez automatiquement les réponses à envoyer lorsque le bureau est fermé ou que votre personnel est en vacances (pas besoin d'activer / désactiver la réponse automatique)

Comment configurer mes heures d'ouverture

Dans Teamwork Desk, vous pouvez créer des groupes d'heures d'ouverture personnalisés pour votre site, puis utilisez-les via des déclencheurs et des variables. L'ensemble initial d'heures ouvrées créé est automatiquement appliqué à tous les nouveaux tickets comme heures ouvrées par défaut. Si des heures d'ouverture supplémentaires sont créées, vous devrez configurer des déclencheurs pour appliquer des horaires supplémentaires.

Pour activer vos heures d'ouverture, accédez aux paramètres de votre bureau Teamwork et accédez à l'onglet Général. À partir de là, sélectionnez Heures d'ouverture dans le menu de navigation de gauche et cliquez sur Créer des heures d'ouverture.

Vous pouvez ensuite attribuer un nom et un fuseau horaire à vos heures d'ouverture par défaut. Ensuite, vous sélectionnez l'option Personnalisé et sélectionnez les jours et heures appropriés dans ces jours qui s'appliquent spécifiquement à votre entreprise. Ici, vous pouvez également définir des dates de vacances qui remplaceront les heures d'ouverture définies ces jours-là.

Une fois que vous avez créé et appliqué vos heures d'ouverture, elles seront ajoutées à la liste des heures d'ouverture existantes sur votre site. Vous avez également la possibilité de modifier vos paramètres par défaut et de l'appliquer aux heures actuellement non définies par défaut.

Pour identifier le nombre de déclencheurs utilisant actuellement une certaine planification, accédez à la colonne Déclencheurs qui affichera un décompte du nombre total de déclencheurs. En cliquant sur un déclencheur, vous pouvez ensuite accéder directement aux paramètres du déclencheur.

Les variables utilisées dans ces déclencheurs vous permettent de partager des heures ouvrables précises pour votre boîte de réception ou la configuration de votre équipe, garantissant que les clients qui vous contactent en dehors de vos heures par défaut reçoivent une réponse standardisée appropriée ou le ticket est escaladé si nécessaire.

Comment utiliser efficacement les heures d'ouverture?

Vous pouvez utiliser vos heures d'ouverture personnalisées dans déclencheurs, réponses standardisées et réponses automatiques.

Chaque ensemble d'heures d'ouverture créé pour votre site aura un identifiant unique correspondant. Cet ID sera utilisé comme point de référence dans les réponses standardisées et les réponses automatiques dans tous les cas où vous souhaitez inclure les heures d'ouverture.

Lors de la création de réponses standardisées ou de réponses automatiques, cliquez simplement sur l'option Insérer une variable dans l'éditeur et sélectionnez Heures d'ouverture dans la liste déroulante des variables. La variable heures d'ouverture sera ajoutée à l'éditeur. Mettez en surbrillance la section faisant référence à l'ID des heures d'ouverture et ajoutez l'ID correspondant aux heures d'ouverture. Désormais, vos clients seront rapidement informés des heures d'ouverture de votre entreprise et auront une plus grande clarté sur votre temps de réponse prévu.

En plus des réponses standardisées et des réponses automatiques, vous pouvez également utiliser les heures ouvrables dans des conditions et des actions lors de la création de déclencheurs pour vos boîtes de réception. Il est important de se rappeler que le premier ensemble d'heures ouvrées créé est automatiquement appliqué à tous les nouveaux tickets et que si des heures ouvrées supplémentaires sont créées, vous devrez configurer des déclencheurs pour appliquer ces horaires.

Dans la section Conditions de votre déclencheur, les heures ouvrables peuvent être utilisées avec la condition de date de création du ticket et à partir de là, vous pouvez choisir parmi une variété de types de conditions d'heures ouvrables telles que dans / pas dans les heures ouvrables et est / n'est pas en vacances. Et dans la section Action de vos déclencheurs, vous pouvez également utiliser les heures ouvrables en définissant l'action sur Appliquer les heures ouvrables.

L'utilisation des heures d'ouverture dans la section de création de votre déclencheur pour remonter et informer les agents des tickets importants est inestimable pour les entreprises qui offrent une assistance en dehors des heures d'ouverture, car vous pouvez désormais vous assurer que vos clients reçoivent une réponse rapide et vous pouvez facturer ces niveaux d'assistance supplémentaires. .

Les heures d'ouverture sont désormais disponibles pour les clients Premium et Enterprise Teamwork Desk, alors assurez-vous de les utiliser à votre avantage. Les clients qui ont rejoint la version bêta pendant les heures ouvrables ont vu des améliorations instantanées, un client disant:

Jusqu'à présent, j'adore la fonctionnalité Heures d'ouverture. Cela nous a vraiment aidés à avoir une image plus précise du nombre de billets en circulation.

Comme toujours, si vous avez des questions ou des commentaires, faites-le nous savoir dans la section commentaires ci-dessous ou contactez-nous à desk@teamwork.com.