À quand remonte la dernière fois que vous avez exécuté un projet qui n'impliquait aucun type d'outil logiciel? École secondaire?

Les outils de gestion de projet nous permettent de rester organisés, productifs et collaboratifs. Ce sont les moyens par lesquels nous exécutons les tâches, attribuons le travail et faisons franchir la ligne d'arrivée à nos initiatives les plus importantes. Et maintenant, avec tant de personnes dans le monde qui travaillent à distance, il est difficile d’imaginer faire quoi que ce soit sans eux.

Mais parfois, les outils logiciels destinés à nous aider à rester organisés et productifs créent en fait de nouveaux défis et bloqueurs qui ralentissent l'exécution du projet, en particulier lorsque tout le monde n'utilise pas le même outil. Teamwork et Unito offrent la solution parfaite.

Intégrez vos outils pour accélérer l'exécution

Si vous utilisez Teamwork, vous avez déjà une longueur d'avance sur l'exécution de projets. Vous pouvez créer rapidement des tâches, échanger des mises à jour et des commentaires, et voir en un coup d'œil ce qui est sur la bonne voie et ce qui est en retard.

Mais les plus grands projets de votre entreprise ont tendance à impliquer le plus grand nombre de parties prenantes. Avec plus de cuisiniers dans la cuisine, vous êtes obligé de rencontrer différents styles et outils. Ainsi, pendant que vous essayez de gérer le projet à partir de votre projet Teamwork, vos collaborateurs font de même depuis Jira, GitHub ou Trello.

Pourquoi c'est un problème?

Alors que chacun devrait pouvoir utiliser les outils les mieux adaptés à ses besoins spécifiques, lorsqu'il s'agit de projets interfonctionnels, cela peut créer des hoquets chronophages:

  • Les informations clés du projet sont réparties sur plusieurs outils. Cela crée des silos d'outils qui ralentissent les choses jusqu'à une analyse. L'employé moyen dépense environ huit heures par semaine juste pour trouver des informations. Tout ce temps passé à chercher des choses pourrait être consacré à la réalisation de tâches. Pire encore, au moment où vous trouverez ce que vous cherchiez, il se peut qu'il soit déjà obsolète ou incorrect.

  • Les parties prenantes du projet doivent communiquer sur des canaux tiers. Dans l'environnement de travail actuel, cela a tendance à entraîner des chaînes d'e-mails sans fin, des notifications Slack constantes ou un calendrier rempli de réunions Zoom.

  • Les silos d'information et une mauvaise communication conduisent à un désalignement. Peut-être que deux membres de l'équipe de projet doublent leur travail. Peut-être que les choses s'arrêtent alors que tout le monde attend les approbations. Ou peut-être que vous arrivez à la fin du projet pour vous rendre compte que ce n’est pas ce que votre équipe de direction avait en tête.

Comment l'intégration peut aider

Il existe quelques solutions potentielles à ces défis. Vous pouvez forcer tout le monde à utiliser un seul outil, mais ce n’est pas idéal pour les développeurs ou d’autres personnes occupant des postes spécialisés. Vous pouvez payer quelqu'un pour qu'il passe toute la journée à copier et coller des informations sur plusieurs outils, sachant que ce n'est pas la meilleure utilisation de son temps. Ou, vous pouvez trouver la solution d'intégration parfaite.

Lorsque vous utilisez Unito pour intégrer Teamwork à d'autres outils, tout le monde peut travailler là où il est le plus productif tout en continuant à collaborer avec d'autres parties prenantes. Unito veille à ce que les informations du projet soient mises à jour en temps réel dans tous les outils de votre flux de travail. La communication - y compris les cycles de rétroaction et les approbations - peut avoir lieu de manière asynchrone au sein de vos tâches, réduisant ainsi le besoin de réunions. Et les chefs de projet et les chefs d'entreprise peuvent suivre les progrès et maintenir l'alignement du début à la fin.

Il n’est pas étonnant que 73% de chefs d'entreprise considèrent la facilité d'intégration comme l'un des trois principaux facteurs à prendre en compte lors du choix d'un outil de gestion de projet.

Comment créer un flux de travail multi-outils avec Teamwork et Unito

La mise en place d'un flux de travail automatisé qui synchronise Teamwork avec vos autres outils de projet ne prend que quelques minutes.

Commencez par créer votre compte Unito. Il y a un essai gratuit de deux semaines que vous pouvez essayer avant d'acheter.

Une fois inscrit, vous serez redirigé vers le concepteur de flux de travail visuel. Vous pouvez également accéder au concepteur en cliquant sur "Créer un flux de travail".

undefined

De là, cliquez n'importe où sur l'écran pour ajouter un bloc. Vous serez invité à connecter un compte, ce qui vous permettra de sélectionner Travail d'équipe dans une liste d'outils de travail courants.

Connectez-vous à votre compte Teamwork et accordez l'accès à Unito.

undefined

Spécifiez ensuite le projet que vous souhaitez ajouter au flux de travail.

Répétez le processus pour vos dépôts Jira ou GitHub, vos tableaux Trello ou tout autre outil que vous connectez à Teamwork.

undefined

Une fois que vous avez ajouté tous vos blocs au concepteur, faites glisser et déposez une ligne entre eux pour créer un flux. Cliquez sur le signe plus au milieu de la ligne pour personnaliser la manière dont les informations circulent entre les outils. Vous pouvez définir des mappages de champs spécifiques, créer des règles pour filtrer les informations, etc.

Ensuite, enregistrez et fermez pour mettre votre flux de travail en mouvement!

En quelques clics, vous avez connecté tous les outils de travail impliqués dans votre projet, et ce n’est que le début. Avec Unito, vous pouvez cartographier et organiser vos flux de travail les plus complexes, en utilisant Teamwork comme hub.

À quoi cela ressemble-t-il en pratique? Découvrons deux exemples courants.

Agences en coordination avec les clients dans un outil différent

Quiconque travaille dans une agence a rencontré ce problème. Vous trouvez un nouveau client, vous lancez une toute nouvelle campagne et vous vous heurtez immédiatement à un barrage routier: ils utilisent un outil différent.

Il vous reste donc à négocier la bonne approche. Votre équipe utilisera-t-elle l'outil du client? Le client utilisera-t-il le vôtre? Ou allez-vous tous les deux utiliser vos propres outils et vous réunir tous les jours ou toutes les semaines pour fournir des mises à jour?

Aucune de ces options ne vous aidera à réaliser des projets rapidement et efficacement. Il s'agit soit de former les gens à utiliser un tout nouvel outil qui peut ne pas être adapté à leur travail, soit de passer des heures et des heures en réunions.

Réimaginez le flux de travail de votre projet client avec Teamwork et Unito. Vous pouvez utiliser Teamwork comme centre de projet, en élaborant toutes les tâches et en suivant leur progression. Vos mises à jour peuvent ensuite être synchronisées avec l'outil de choix de votre client. Les tâches peuvent être attribuées et examinées par toutes les parties prenantes dans l'outil qu'elles utilisent déjà. Cela signifie obtenir des mises à jour en temps réel, des cycles de rétroaction plus rapides et des délais d'exécution plus rapides.

Voici à quoi pourrait ressembler le flux de travail d'une agence avec Teamwork dans Unito:

undefined

Équipes internes travaillant avec des développeurs ou des concepteurs externes

Bien entendu, ces défis liés aux outils ne se produisent pas uniquement avec les clients. Ils se produisent régulièrement lorsque vous travaillez avec des personnes extérieures à votre organisation. Cette douleur est fréquemment ressentie lorsque les équipes internes recherchent un soutien externe pour la conception ou le développement.

Les concepteurs et les ingénieurs logiciels ont besoin d'outils spécialisés pour exécuter leurs tâches. Ils ne peuvent pas simplement échanger des outils, ils sont donc souvent placés dans une position qui les oblige à copier et coller des informations ou à se fier aux e-mails, au chat et aux réunions pour les mises à jour.

La création de flux de travail multi-outils avec Unito vous permet de continuer à travailler en dehors de Teamwork sans mettre de pression supplémentaire sur les collaborateurs externes.

Dans le cas des ingénieurs, les outils de contrôle de version comme GitHub et GitLab sont des éléments essentiels de leur boîte à outils, et ils s'appuient souvent sur Jira pour la gestion de projet. Vous pouvez facilement créer des flux de travail pour trier les demandes de développement de Teamwork à Jira, suivre le travail au fur et à mesure qu'il se déplace dans les sprints de développement, et plus encore. Cela rend l'ensemble du processus transparent pour les deux parties et évite les maux de tête en ce qui concerne le partage d'informations entre les équipes techniques et non techniques. Et vous pouvez établir cette connexion avec autant d'équipes ou de projets Jira que vous le souhaitez.

Voici à quoi pourrait ressembler un flux de travail de développement dans Unito:

undefined

Imaginez maintenant que vous devez externaliser votre travail de conception pour un projet de site Web majeur. Les pigistes que vous contactez pour utiliser les tableaux publics de Trello pour partager des informations avec leurs clients. Mais votre équipe travaille au sein de Teamwork et vous ne voulez pas qu'elle doive se lancer dans Trello pour les mises à jour. Ainsi, vous créez un flux de travail dans Unit pour synchroniser le tableau Trello avec Teamwork. Cela vous permet de faire des commentaires sur les tâches de conception et de communiquer avec vos pigistes sans jamais quitter l'outil de votre choix.

Une fois ces deux flux de travail en place, vous pouvez fermer la boucle. Vos concepteurs indépendants peuvent partager de nouvelles conceptions de sites Web dans Trello qui se synchronisent automatiquement avec votre projet Teamwork. Si vous êtes satisfait de ces conceptions, vous pouvez les marquer comme étant prêts pour le développement, et Unito créera automatiquement un nouveau problème dans Jira que les développeurs pourront exécuter. Votre travail se déroule de manière transparente entre les équipes et vous avez une vue à 360 ° de la progression tout au long du processus. Pas de connexion et de déconnexion des comptes. Pas de copier-coller. De la magie, hein? Nous le pensons!

undefined

Améliorez votre travail d'équipe pour l'efficacité du projet

Ne laissez plus la disparité des outils ralentir vos projets. Avec Unito et Teamwork, vous pouvez améliorer la collaboration et la communication entre les équipes et les outils en quelques clics. Essaye le Uni et Travail en équipe aujourd'hui.