Nous aimons toujours entendre comment les entreprises du monde entier utilisent le travail d'équipe pour transformer leurs flux de travail et aider leurs équipes à devenir plus heureuses et plus productives. Alors, quand nous avons appris que la mise en œuvre de projets de travail d'équipe a aidé nos amis d'Ella’s Kitchen à le faire et continuer pour gagner un Prix du PMO de l'année de l'Association for Project Management, nous savions que nous devions en savoir plus sur la façon dont ils le faisaient. Nous avons parlé à Ellen Jarrett, Head of PMO (ou comme ils aiment l'appeler, l'équipe Make Stuff Run Smoothly!) Chez Ella's Kitchen de leurs 4 meilleures pratiques pour déployer un nouveau logiciel de gestion de projet - et de leurs meilleurs conseils pour créer des projets de travail d'équipe travailler pour vous.

1. Faites-le vôtre

La première chose que l'équipe d'Ella's Kitchen a faite lorsqu'elle a commencé à utiliser les projets de travail d'équipe? Personnalisé! «Personnaliser ce à quoi ressemblaient les projets de travail d'équipe a été une victoire très immédiate pour nous», a déclaré Ellen. Tout de suite, ils apposent le cachet de leur marque sur tout, de la couleur de la bannière à leur propre «Ella’s Kitchen red», en ajoutant leur logo pour qu'il apparaisse sur tout le site et en utilisant la police interne de l'entreprise. "Lorsque vous accédez à notre site de projets de travail d'équipe, il ne semble pas qu'il soit disponible dans le commerce. Il semble qu'il a été conçu spécialement pour nous comme notre propre système de gestion de projet en ligne, et je pense que c'est vraiment essentiel », nous a dit Ellen. Rendre le système attrayant et familier a permis de garantir que le nouvel outil ne semble pas intimidant pour les utilisateurs; au lieu de cela, cela ressemblait à une extension de leur propre équipe. (Ils se réfèrent même aux projets de travail d'équipe en interne comme "Opérateur fluide”! Nous ne nous sommes jamais sentis aussi cool.) Ils ont également utilisé la personnalisation pour améliorer l'adoption dès le départ en désactivant immédiatement les fonctionnalités qu'ils n'utilisaient pas. "Les choses que nous n'utilisions pas au début, comme les liens ou le suivi du temps, nous les avons désactivées de sorte que lorsque les gens se sont connectés pour la première fois au système, ils ne voyaient que les onglets que nous utilisions réellement", a expliqué Ellen. «Cela a éliminé la complexité et a contribué à le garder clair et simple.» «Sans ces options de personnalisation, je ne pense pas que nous aurions eu une expérience d'intégration aussi simple avec Teamwork Projects», a-t-elle déclaré. Fais le toi-même:

2. Offrir une formation pratique

Une fois le site configuré comme ils l'entendaient, ils ont commencé à organiser des sessions de formation interactives pour que tout le monde participe et se familiarise avec l'utilisation des projets de travail d'équipe. «Nous n'avions pas plus de 10 personnes à nos sessions de formation à la fois, et nous leur avons demandé d'apporter leurs ordinateurs portables», a déclaré Ellen. Au cours de la session, l'équipe de Smoothly a expliqué les raisons pour lesquelles elle avait installé le système en premier lieu et les avantages qu'il apporterait. Une fois qu'ils avaient a expliqué la justification du changement, ils sont passés au côté pratique. L’équipe d’Ella’s Kitchen a mis en place un projet de démonstration de formation qu’elle a utilisé dans ses sessions, avec des tâches «Participer à une session de formation» prédéfinies déjà configurées pour chaque participant. Dans le cadre de la formation, chaque personne devait se connecter au système, changer la date d'échéance de sa tâche, et plus encore, enfin la cocher pour montrer qu'elle avait été à la session. Pour Ellen, l'essentiel était que les participants utilisé le système dans la session de formation. «Il est important de briser cette barrière de première connexion et d’utilisation d’un système. Une fois qu'ils l'ont fait, ils ont pu voir à quel point c'était facile à utiliser. " La combinaison de la façon dont cela va les aider à mieux performer et de leur faire vivre l'expérience de première main s'est avérée gagnante. «Je me souviens de l'excitation, je me souviens d'un bourdonnement», a déclaré Ellen. "Je me souviens que plusieurs personnes ont dit" Oh regarde! ", Et" Oh wow, ce n'est pas si intelligent ", et c'était vraiment agréable de voir que d'autres personnes partageaient notre enthousiasme pour le système." Fais le toi-même:

3. Optimisez l'expérience de chaque utilisateur

Lors de la configuration des comptes pour les nouveaux membres de l'équipe, les gens de Smoothly veulent s'assurer que chaque utilisateur a une expérience cohérente. Pour ce faire, ils commencent par se mettre à la place de l'utilisateur lors de la création du compte. «Nous utilisons la fonction Impersonate pour entrer en tant que cet utilisateur et configurer sa vue», a déclaré Ellen. À partir de là, ils peuvent personnaliser certaines choses et rester convaincus que le nouveau démarreur voit tout ce qu'il devrait voir (et rien qu'il ne devrait pas). «C’est formidable de s’assurer qu’ils sont ajoutés aux bons projets. Chez Ella’s Kitchen, à moins qu’il s’agisse d’un projet confidentiel restreint - que nous pouvons avoir à l’occasion - nous aimons l’avoir pour que tout le monde puisse voir tous les projets », a déclaré Ellen. "Mais à moins qu'ils ne fassent partie de l'équipe de projet pour ce projet, nous en ferons des observateurs." (Ils ont constaté que cela les aidait à réduire le bruit.) "Nous personnalisons également l'e-mail du rapport quotidien pour n'afficher qu'un certain nombre de jours de tâches, ainsi que pour choisir l'heure à laquelle il est envoyé." Tout cela contribue à fournir un plus, ahem, expérience fluide. Cela signifie que le nouvel utilisateur n'est pas submergé par les notifications sur les projets sur lesquels il n'a pas besoin de mises à jour, qu'il n'est pas inondé d'e-mails qui le stressent au lieu de le garder sur la bonne voie, et qu'il est prêt à réussir dès le début. Fais le toi-même:

4. Faites des examens réguliers

Tous les six mois, l’équipe Smoothly envoie une enquête à l’ensemble du personnel sur la gestion de projet chez Ella’s Kitchen. Dans ce document, ils demandent à leurs collègues:

  • Quels sont les plus grands défis des projets?

  • Qu'est-ce qui va bien?

  • Que pensez-vous des réunions de l'équipe projet?

  • Qu'est-ce qui pourrait être amélioré dans le processus?

Cette enquête aide l'équipe à identifier les domaines sur lesquels son processus et son système peuvent avoir un impact. "De toute évidence, s'il y a quelque chose autour de choses comme la communication, les délais, etc., les projets de travail d'équipe seront notre endroit par défaut pour apporter ces améliorations", a déclaré Ellen. Les sondages aident l'équipe à prendre le pouls de la satisfaction de l'équipe à l'égard de leurs processus, ainsi qu'à s'améliorer continuellement. «Nous aurons des idées tous les six mois sur ce dont nous avons besoin pour nous améliorer ou maximiser», nous dit-elle. «Nous nous tenons également à jour avec les e-mails et les articles de blog de Teamwork Projects afin de pouvoir être les premiers informés des nouveautés», a expliqué Ellen. "Nous tenons à les lire et à voir s'il y a quelque chose de nouveau que nous pouvons introduire." Mais avant de faire des changements majeurs, ils reviennent à leur principe de meilleure pratique n ° 2 pour s'assurer qu'ils le font d'une manière qui amène toute l'équipe avec eux. «Avant de déployer quoi que ce soit qui changerait substantiellement notre utilisation du système, nous mettons toujours des gens dans une pièce et l'expliquons - et le montrons! - à eux d'abord », dit Ellen. "Je pense que c'est important pour garder les gens à bord et s'assurer qu'ils comprennent les avantages de ce que vous proposez." Fais le toi-même:

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Nous aimons entendre comment les équipes utilisent les projets de travail d'équipe, en particulier lorsque les résultats parlent d'eux-mêmes. (En plus de leur récompense, l'équipe Smoothly a vu des augmentations massives du score NPS, de la visibilité, de la communication et de la satisfaction globale d'Ella’s Kitchen - woohoo!) Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.