Que vous soyez un chef d'équipe expérimenté ou nouveau dans la gestion d'un projet, donner des commentaires peut être effrayant — surtout si vous devez livrer quelque chose de négatif. Personne ne veut être le méchant, mais pour favoriser une équipe performante, vous devez donner des commentaires ouvertement, honnêtement et souvent.

Mais cela n’a pas à être intimidant. Donner des commentaires est une compétence acquise, et tant que vous apprenez à bien le faire, en déplaçant l'accent des critiques personnelles vers les actions et l'amélioration, le donneur et le destinataire peuvent se sentir positifs - et vous commencerez à obtenir les résultats que vous vouloir. Voici tout ce que vous devez savoir pour donner des commentaires qui intéresseront réellement votre équipe.

Considérez le feedback comme un processus continu

Il y a de fortes chances que lorsque votre équipe pense à la rétroaction, la première chose qui lui vient à l'esprit est l'évaluation de ses performances. Tous les six mois, ils s'assoient avec vous et vous parlez de tout l'excellent travail qu'ils ont accompli avant de passer aux «opportunités» que l'employé doit améliorer.

Ces opportunités d'examen sont essentielles. Mais ce n’est pas du feedback. La rétroaction est un processus constant et continu, pas une évaluation occasionnelle du rendement. Si un membre de l'équipe a manqué une date limite, par exemple, cela doit être discuté immédiatement, pas lors du prochain cycle d'examen. L'équipe doit s'améliorer maintenant, vous devez donc leur dire ce qui n'a pas fonctionné et comment y remédier.

Il en va de même pour les commentaires positifs. Comme le dit Peter Bell, directeur principal du marketing de Marketo (EMEA), «Même les commentaires positifs livrés des mois après l'événement perdent en quelque sorte son charme.» Donc, si un membre de l'équipe a fait un excellent travail, assurez-vous de lui donner un cri. (Blâmez la technologie pour nous avoir recâblés pour avoir soif de gratification instantanée.) Ne pensez donc pas aux commentaires comme quelque chose à stocker et à laisser échapper deux fois par an; c’est un processus, pas un événement. Et plus il devient régulier, moins il devient aussi effrayant.

Acceptez que tout le monde a besoin (et veut) entendre des commentaires négatifs

Des études montrent qu'une rétroaction efficace mène à un engagement plus élevé de la main-d'œuvre, et 65% des employés disent vouloir plus de rétroaction. Vous pensez peut-être que tout le monde cherche juste une petite tape supplémentaire dans le dos, mais en fait le feedback le plus recherché est en fait un feedback correctif (c'est-à-dire négatif). Et, peut-être moins surprenant, même si tout le monde veut recevoir des commentaires correctifs, personne ne veut les donner.

Les commentaires positifs ne sont pas toujours perçus comme positifs non plus. Comme le suggère l'étude ci-dessus, il existe une perception persistante selon laquelle les commentaires positifs sont moins utiles que les commentaires négatifs, certaines personnes allant même jusqu'à les interpréter comme malhonnêtes. (Nous y reviendrons dans une minute.)

L'hésitation à donner des commentaires découle généralement de notre inconfort à faire quoi que ce soit qui pourrait faire du mal aux autres. Très souvent, lorsque des choses «mineures» se produisent - quand quelqu'un oublie de faire un suivi avec une autre équipe, par exemple - il semble souvent plus facile de laisser glisser les choses plutôt que d'appeler l'employé et de corriger le problème. Mais le résultat est que les employés continuent à faire les mêmes erreurs, sans se rendre compte qu’il y a un problème. Ils n’apprennent jamais, les problèmes persistent et l’efficacité diminue parce que d’autres prennent le relais alors qu’ils ne devraient pas.

Et c'est encore plus contre-productif car l'employé veut pour obtenir cette rétroaction constructive.

C’est un cliché, mais considérez les commentaires comme un cadeau. Une fois que vous commencez à recadrer le processus comme quelque chose de positif pour toutes les personnes impliquées - même lorsque la rétroaction elle-même est négative - cela commence à vous sembler moins une corvée.

Donnez des commentaires basés sur l'action

Une partie du problème avec les commentaires est la crainte que ce que vous dites ne soit considéré comme une attaque personnelle. Mais comme l'explique Leo Widrich, co-fondateur et COO de Buffer, les commentaires ne concernent pas la personne elle-même; il s'agit plutôt de leur comportement et de leurs actions. C’est pourquoi le langage utilisé pour envoyer des commentaires est si important. Assurez-vous que ce que vous dites renvoie toujours à des actions et des faits, pas à la morale ou aux traits de personnalité.

Par exemple, si vous donnez des commentaires sur la qualité récente du travail d'une personne, il n'est pas utile de dire: "C'était bâclé." Beaucoup plus productif serait de décomposer ce que «bâclé» dans ce cas signifie spécifiquement et comment éviter que cela ne se reproduise la prochaine fois. Peut-être que ce que vous voulez dire, c'est que le travail fini manquait d'attention aux détails et que l'employé doit être plus prudent lors de la phase d'épreuvage ou de test la prochaine fois. Ou peut-être que «bâclé» signifie qu'ils ont été laxistes pour répondre à un client et devraient être plus diligents avec leurs temps de réponse et leur administration. Quoi que cela signifie, expliquez-le en termes d'actions, de comportements et de prochaines étapes.

Faites de même pour les commentaires positifs. Contre l'idée que la rétroaction positive est malhonnête ou fragile en la liant concrètement à des comportements et des actions qui peuvent être reproduits. Par exemple, au lieu de «Vous avez fait un excellent travail avec cela», vous pourriez aller plus loin et dire: «Vous avez fait un excellent travail avec cela - vous avez très bien travaillé sous pression et vous avez été très flexible face aux exigences changeantes. "

Non seulement cela fait que l'employé se sent bien d'être reconnu pour ses actions, mais cela renforce également le type de comportement que vous voulez voir à l'avenir.

N'oubliez pas que rien de ce que vous dites - négatif ou positif - reflète la personnalité, la morale ou les valeurs de l’employé. Vous évaluez uniquement leurs performances au travail.

Encouragez également les commentaires de vos pairs

Les commentaires ne doivent pas seulement venir du haut vers le bas. Encouragez tous les membres de l'équipe à donner leur avis le cas échéant. Non seulement cela normalise le processus de donner et de recevoir des commentaires, ce qui est mieux pour tout le monde, mais cela peut aussi aider les employés à obtenir un 360 plus clair sur leurs propres performances, au lieu de simplement obtenir des commentaires du point de vue d'un responsable. Netflix a construit une culture autour de ce principe en former les employés à être radicalement honnêtes avec l'un l'autre. Cela signifie que peu importe qui vous êtes; s'il y a quelque chose qui doit être résolu, il est immédiatement traité de manière constructive avec la ou les personnes appropriées. Il n’est pas possible de courir vers les responsables pour se plaindre ou de parler derrière le dos de quiconque.

Patty McCord, ancienne Chief Talent Officer chez Netflix, a constaté qu'une fois que les employés ont commencé à donner des commentaires continus, honnêtes et fondés sur l'action, ils sont devenus plus réfléchis sur leurs actions et leurs comportements au reste de l'équipe. La conversation ouverte est encouragée car elle aide non seulement les employés à grandir et à exceller dans l'entreprise, mais elle permet aux gens de parler de choses qu'ils ne partageraient pas normalement. Les utilisateurs de Netflix apprennent à éviter les émotions dans les conversations et à s'en tenir aux faits et aux exemples spécifiques.

Une fois que les membres de l'équipe se rendront compte qu'une boucle de rétroaction constante est là pour les soutenir, ils seront plus à l'aise pour entendre ce que vous et les autres membres de l'équipe avez à dire. Ils commenceront à comprendre que la rétroaction ne signifie pas une critique ou un jugement personnel, c'est vraiment une ouverture vers une meilleure compréhension de leur travail et de leurs attentes.

Démarrer une conversation au lieu d'un monologue

Lorsque vient le temps de vous asseoir et de lire vos commentaires, quelle est la manière la plus productive de discuter de ce que vous devez faire? Poser des questions est l'un des meilleurs moyens d'amener les gens à réfléchir et à parler, et cela ouvre une session de rétroaction en une expérience plus collaborative (et moins effrayante). Et en plus d'encourager votre équipe à regarder objectivement la situation dans son ensemble au-delà de leur rôle, c'est également un moyen utile pour vous, en tant que gestionnaire, d'évaluer sa compréhension de la situation afin que vous puissiez y faire face de manière plus productive. Voici quelques questions basées sur l'action et le comportement que vous pouvez essayer pour amener votre équipe à réfléchir et à parler:

  • Que pensez-vous qui a mal tourné?

  • Quel a été votre processus décisionnel ici?

  • Avec le recul, qu'est-ce qui aurait pu être fait différemment?

Ensuite, à la fin de la conversation, terminez toujours par un plan. Que vont-ils faire différemment la prochaine fois? Laissez-les vous dire dans leurs propres mots afin que vous sachiez tous que vous êtes sur la même longueur d'onde. Si les commentaires n'étaient pas clairs, en parler les aide à en comprendre le sens et à comprendre ce que l'on attend d'eux à l'avenir.

Demandez des commentaires

C’est le prolongement naturel de tout ce dont nous avons parlé ci-dessus: en tant que chef d’équipe, vous devriez également demander des commentaires.

Si chaque employé en profite, il est logique que vous en profitiez également. Alors demandez à votre équipe de faire des commentaires et écoutez ce qu'elle a à dire.

Avez-vous du mal à donner (ou à recevoir) des commentaires? Avez-vous des conseils pour donner une rétroaction productive et constructive? Nous aimerions connaître vos commentaires sur nos opinions sur les commentaires (même s'ils sont négatifs et constructifs). Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.