Que nous utilisions ou non un logiciel de gestion de projet, nous travaillons tous en équipe. Mais un nombre alarmant d’entre nous pense que nos équipes ne fonctionnent pas bien ensemble. Presque quatre sur 10 les employés disent que les gens de leur entreprise ne collaborent pas suffisamment. Certains ont du mal à communiquer, tandis que d’autres n’ont tout simplement pas les bons processus en place. Pour d’autres, c’est une question culturelle. Bien que les défis de collaboration varient d'une entreprise à l'autre, la solution est la même: un logiciel de gestion de projet intelligent. Mais qu'est-ce qui rend centralisé logiciel de gestion de projet tellement important? Et comment les dirigeants choisissent-ils - et mettent-ils en œuvre - celui qui a du sens pour leur entreprise?

Le sens des affaires d'un logiciel de gestion de projet

Selon un Étude Total Economic Impact ™ (TEI) menée par Forrester Consulting, l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'améliorer la collaboration. Chacun de ces avantages permet à l'entreprise d'économiser de l'argent. Décomposons-le:

Gagner du temps

Sur chaque projet, il y a plusieurs rôles. UNE campagne de marketing a besoin d'un stratège, d'un exécuteur testamentaire et d'un analyste, au minimum. Une initiative de développement de produit implique encore plus de personnes: le propriétaire du projet, un chef de projet, des développeurs, des concepteurs, des spécialistes UX, etc. Même les contributeurs individuels travaillent en équipe. Un écrivain indépendant reçoit des sujets à écrire des partenaires de l'agence. Ces agences emploient des éditeurs pour vérifier son travail et elles ont besoin de personnes pour télécharger le contenu sur un blog ou une plateforme de médias sociaux. Pensez à la façon dont le logiciel de gestion de projet simplifie ces flux de travail. Modèles personnalisables sont des gains de temps considérables. Le stockage de documents est également utile. Les listes de tâches sont basiques mais essentielles.

Moins d'erreurs

Des erreurs se produisent lorsque la collaboration est faible. Examinons trois types spécifiques:

  • Propriété peu claire

Chaque tâche a besoin d'un propriétaire. Mais il est difficile d'amener les gens à penser comme des propriétaires, et de nombreuses équipes ont du mal à savoir qui possède quoi. Avec le projet plus large, tout le monde sait que c’est le chef de projet ou le responsable de compte qui est en charge. Mais qui sera responsable des moindres détails? L'analyste devrait-il être chargé de collecter les données pendant la campagne marketing ou cela devrait-il être la responsabilité du responsable de compte? Doit-on s'attendre à ce que le rédacteur indépendant fasse des modifications, ou est-ce que l'éditeur interne s'en chargera lui-même?

  • Délais manqués

Sans logiciel de gestion de projet, la plupart des gens se contentent de se transmettre par courrier électronique les dates limites. Même lorsque la date limite est en gras ou en surbrillance, il est facile de la rater. Que faire si l'e-mail se perd dans le spam? Et si la date limite est enterrée bas dans le message? Que faire si le destinataire ne vérifie tout simplement pas ses e-mails très souvent? Le logiciel de gestion de projet montre exactement qui est chargé de livrer quoi et quand. Lorsque tout le travail est suivi sur une seule plateforme, il n'est jamais question de savoir où les membres de l'équipe peuvent trouver les détails de l'échéance.

  • Instructions manquées

Même lorsque les délais et l'appropriation sont clairs, les gens donnent parfois de mauvaises instructions. L'éditeur souhaite-t-il que le rédacteur utilise le mot-clé exact, ou une variante fonctionnera-t-elle? D'autres fois, les instructions sont bonnes et l'exécution manque. Peut-être que l'éditeur a été clair, mais l'auteur n'a tout simplement pas lu aussi loin dans la chaîne de messagerie. Ces types de détails sont parfaits pour s'intégrer dans un logiciel de gestion de projet. L'idée est que tous les membres de l'équipe doivent pouvoir trouver toutes les informations dont ils ont besoin en un seul endroit. Et cet endroit ne devrait pas être un Slack ou un e-mail enfoui dans une chaîne de messages vieille de plusieurs mois.

Plus de collaboration

Lorsque tout le monde peut voir le travail de tous les autres, il y a plus de chances d'obtenir des commentaires. Plus de commentaires signifie plus de chances de faire émerger de bonnes idées, ce qui signifie un meilleur résultat pour tout le monde. La clé est une solide expérience client. Un logiciel de gestion de projet doit permettre de voir facilement les problèmes en suspens, de suggérer des solutions et d'informer tout le monde des changements clés. UNE excellente interface utilisateur s'assure qu'il est utilisé. Qu'est-ce qui pourrait avoir plus de sens commercial qu'un meilleur travail réalisé en moins de temps? Maintenant que vous connaissez l'analyse de rentabilisation d'un logiciel de gestion de projet, la question suivante est: que devez-vous rechercher?

Choisir un outil de gestion de projet pour votre équipe

L’investissement le plus cher est celui que votre équipe n’utilise pas. C’est pourquoi le choix d’un logiciel de gestion de projet consiste à équilibrer fonctionnalité et facilité d’utilisation. Votre logiciel de gestion de projet doit accomplir quatre choses de manière transparente:

Planification

Si le projet n’est pas bien planifié, il ne peut pas être exécuté correctement. Il y a quelques éléments que vous voulez être sûr de rechercher dans un logiciel de gestion de projet:

  • Visibilité de haut en bas

Quels sont les éléments clés de votre projet? En repensant à cette campagne marketing, il existe peut-être un composant SEO, un composant de médias sociaux et un composant d'activation en direct. Chacun de ces programmes comporte de nombreuses sous-tâches, mais les dirigeants ont juste besoin d'avoir une vue d'ensemble. Ils ne devraient pas avoir à cliquer sur un millier de menus simplement pour obtenir les grands traits. Assurez-vous que partie prenante du projet peuvent obtenir les informations dont ils ont besoin rapidement et facilement.

  • Granularité

Les contributeurs individuels ont besoin des détails fins. Sur quel mot clé devraient-ils créer du contenu? Sur quelles plateformes de médias sociaux publieront-ils? En cas de doute, décomposez-le davantage. Combien de publications par plate-forme par semaine sont nécessaires? Quelle est l'importance de répondre à chaque commentaire sur Twitter et Facebook? Et ces réponses devraient-elles inclure une sorte d'appel à l'action?

  • Gestion robuste des rôles

Plus important encore, qui va être en charge de chaque tâche? Pour que le projet se réalise, tout le monde doit savoir comment le caoutchouc rencontre la route. Le logiciel de gestion de projet doit pouvoir associer non seulement une équipe, mais des noms et des délais spécifiques à chaque projet.

Collaboration

La collaboration est la raison principale des logiciels de gestion de projet. Tout le monde doit travailler ensemble de manière transparente pour que le projet réussisse. Quelles sont les fonctionnalités les plus importantes pour une collaboration solide?

  • Balisage

Quel que soit le projet, des commentaires et des questions surgissent. Les rôles changent. Les utilisateurs doivent pouvoir s'identifier dans les notes associées à des tâches spécifiques. De cette façon, quiconque accède à cette tâche peut voir les questions et réponses en suspens.

  • Messagerie instantannée

Parfois, avancer sur un projet signifie avoir une discussion d'équipe rapide. L'avoir par téléphone est inefficace, laisse les gens hors de la boucle et risque de perdre des notes. Le logiciel de gestion de projet nécessite une messagerie instantanée. Il n’existe pas de moyen plus simple de discuter rapidement, de parvenir à un consensus et de s’assurer que la conversation est enregistrée au cas où des questions seraient posées plus tard.

Livraison

Que se passe-t-il lorsque les membres de l'équipe terminent leurs parties du projet? Un excellent logiciel de gestion de projet devrait afficher ces détails et les prochaines étapes. Pour cela, il y a quelques fonctionnalités clés:

  • Barres de progression

Quelle portion du total lancement de produit est fini? Comment est la commercialisation portion à venir? Et dans la partie marketing, les visuels sont-ils prêts à être examinés? Les barres de progression devraient permettre aux dirigeants d'obtenir facilement des réponses pour répondre à ces questions. En un coup d'œil, les outils les aident à voir qui pourrait avoir besoin d'assistance, qui avance comme prévu et qui est en avance sur le calendrier.

  • Notifications

Une fois qu'une partie clé du projet est terminée, comment les autres le sauront-ils? Les dépendances rendent les notifications essentielles: si quelqu'un n'attend que de commencer sa partie, il doit savoir immédiatement si c'est à son tour d'intervenir. Notifications devrait être personnalisable. Si les gens ont terminé leur partie d'un projet, ils n'ont pas besoin de mises à jour constantes à ce sujet. Désactivez les notifications qui ne sont plus pertinentes pour rester productif et concentré.

  • Outils de rétroaction

Le travail peut toujours être amélioré. Recherchez un logiciel de gestion de projet qui facilite l'examen et la demande de révisions. Les gens aiment donner leur avis de différentes manières. Certains réviseurs voudront peut-être rédiger un commentaire textuel. D'autres voudront peut-être joindre l'audio d'une conversation de conférence sur le livrable. D'autres encore voudront peut-être ajouter une capture d'écran.

Rapports

Le reporting est la dernière partie d'un projet, mais c'est peut-être la plus importante: que peut apprendre l'équipe de l'initiative qu'elle peut appliquer à des travaux futurs? Le logiciel de gestion de projet doit afficher quelques indicateurs clés par contributeur et par projet:

  • Temps total investi

  • Nombre de tâches réalisées

  • Nombre de tâches en retard, commencées et dues aujourd'hui

  • Échéances du projet manquées et respectées

Encore une fois, la personnalisation est importante. S'il y a autres métriques votre équipe souhaite suivre - par exemple, le montant investi dans chaque projet - le logiciel de gestion de projet doit également les intégrer. À tout le moins, il devrait inclure des invites pour la saisie de données sur ces métriques supplémentaires. Vous savez ce dont vous avez besoin dans un logiciel de gestion de projet. La partie la plus difficile est la mise en œuvre.

Comment mettre en œuvre un logiciel de gestion de projet

Le changement est difficile. Une fois que vous avez sélectionné le bon logiciel de gestion de projet pour votre équipe, l'étape suivante consiste à l'intégrer à vos flux de travail. Commencez par:

1. Comprendre le système actuel

Si vous ne comprenez pas où se trouvent les points faibles dans le flux de travail actuel de votre équipe, vous aurez du mal à les consolider. Ne cherchez pas seulement les points lents, mais aussi les vides de communication et les problèmes de qualité. Avec votre équipe, déterminez comment un projet hypothétique est réalisé du début à la fin. Qui est à l'origine du projet et quel type d'invite fournissent-ils à l'équipe au sens large? L'équipe de développement adopte-t-elle une approche en cascade? Sont-ils penseurs agiles du design? À mesure que les tâches passent d'une personne à l'autre, où se produisent les lacunes de communication? Utilisez une enquête anonyme pour que les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour parler des endroits où la balle tombe souvent. Même si le travail se déroule bien, où pourrait-on améliorer la qualité du travail? Quelqu'un pourrait ne pas recevoir les instructions adéquates, ses délais pourraient être trop courts ou elle pourrait être mieux adaptée pour un autre rôle. Jusqu'à ce que vous cartographiez tout dans un plan de gestion de projet, il peut être difficile de voir où les flux de travail sont responsables des problèmes de qualité et où les contributeurs individuels ne sont pas à la hauteur.

2. Donner beaucoup d'avertissement

Une fois que vous saurez ce qui doit changer, vous saurez à quel point la refonte pourrait être radicale. Définissez les délais de mise en œuvre en conséquence. Le passage d'un logiciel de gestion de projet à un autre, par exemple, peut nécessiter uniquement que l'équipe apprenne une nouvelle plateforme. Mais passer d'un système de messagerie uniquement à une plate-forme logicielle de gestion de projet est un grand changement. Ne faites pas glisser les chronologies intentionnellement, mais donnez un avertissement d'au moins deux semaines. Indiquez clairement que tout le monde découvrira le nouvel outil ensemble. Partagez une démo vidéo où les membres de l'équipe peuvent regarder un expert utiliser l'outil et imaginer comment leurs propres flux de travail pourraient changer.

3. Nomination d'un chef de projet

Chaque projet, y compris un commutateur logiciel de gestion de projet, a besoin d'un leader. Dans une petite équipe, cela pourrait être le PDG. Mais dans la plupart des équipes, un gestionnaire de projet est nécessaire. Qui devriez-vous choisir pour gérer le commutateur? Cherchez quelqu'un avec:

  • Attention au détail

La mise en œuvre d'un nouveau logiciel de gestion de projet comporte de nombreuses pièces mobiles. La direction a besoin de mises à jour régulières, les questions des employés ont besoin de réponses, les coûts doivent être gérés, les comptes doivent être réautorisés, etc. Les perfectionnistes sont d'excellents choix pour ce rôle. Ils s'assurent que rien ne passe entre les mailles du filet, même lorsque ces fissures s'élargissent et se déplacent de jour en jour.

  • Ponctualité

L'un des pires exemples que vous puissiez donner lors de la mise en œuvre d'un nouveau logiciel de gestion de projet est le manque constant de délais. Bien que des revers se produisent, ils devraient être l'exception plutôt que la règle. Cherchez quelqu'un qui ne soumet jamais son propre travail en retard. La mise en œuvre d'un nouveau logiciel à l'échelle de l'entreprise est un défi de taille, mais il devrait être à la hauteur de la tâche.

  • la communication

S'il y a une chose qui est vraie pour toute implémentation de logiciel de gestion de projet, c'est qu'il y a beaucoup de dépendances. Les gens veulent savoir: quand le nouveau logiciel sera-t-il prêt à être utilisé? Quel niveau l'entreprise a-t-elle choisi? Comment la formation à l'échelle de l'entreprise sera-t-elle dispensée? Quelqu'un qui est clair et confiant est le bon choix ici. Elle devrait être en mesure de faire passer le message par l'écriture, la prise de parole, des enregistrements vidéo, etc.

  • La gestion du stress

La mise en œuvre d'un logiciel de gestion de projet est difficile. Il y aura des jours où les gens voudront abandonner et revenir à l'ancien système. Le chef de projet a besoin de compétences en gestion du stress. La personne cool et recueillie au bureau devrait trouver le poste. Elle devra bien gérer ses émotions et garder un ton de voix calme, peu importe le feu qui doit être éteint.

4. Demander l'avis de l'équipe

Le leadership de la tour d'ivoire n'est pas le moyen de faire un changement de logiciel de gestion de projet sans heurts. Si une date limite de mise en œuvre n'est pas réalisable, l'équipe doit se sentir à l'aise de le dire. S'il est impossible qu'un certain système fonctionne dans la pratique, cela doit également être communiqué. Encore une fois, les sondages anonymes sont une bonne option si les commentaires peuvent être mal interprétés. L'équipe dirigeante doit remercier tout le monde pour ses suggestions, même si elle n'envisage pas d'aller de l'avant avec certaines d'entre elles.

5. Mettre l'accent sur la formation

La formation est essentielle à n'importe quel commutateur de logiciel de gestion de projet. Les membres de l'équipe ont déjà beaucoup à faire: s'attendre à ce qu'ils apprennent à utiliser eux-mêmes un nouveau système logiciel n'a tout simplement pas de sens. Bloquez une journée entière pour une formation à l'échelle de l'équipe. Oui, les jours de formation sont coûteux pour l'entreprise. Mais quoi de plus cher est une équipe qui gaspille des heures, jour après jour, à comprendre au fur et à mesure. En cas de doute, demandez au fournisseur de logiciels de gestion de projet de faire une démonstration à l'échelle de l'équipe. Ensuite, demandez à chacun de tenter sa chance par lui-même. La plupart des gens apprennent en faisant, et il est beaucoup plus productif pour tout le monde de travailler ensemble. Cela aidera à développer ces compétences en gestion de projet votre équipe en bénéficiera.

6. Rester en contact avec le fournisseur

En parlant du fournisseur de logiciels, restez en contact. N'oubliez pas que tous les problèmes potentiels ne se manifestent pas pendant la journée d'entraînement. Au fur et à mesure que les gens explorent le logiciel et l'utilisent pour de nouveaux types de projets, ils poseront de nouvelles questions. Demandez à la société de logiciels de gestion de projet une source spécifique de réponses. Dans de nombreux cas, il s'agira d'un responsable de compte, de documents d'aide ou webinaires. Donnez-lui les coordonnées de l'équipe au sens large pour qu'elle se sente à l'aise de poser directement les questions «idiotes». Demandez aussi une forme de Fiche FAQ afin que les membres de l'équipe puissent répondre au plus grand nombre de leurs propres questions. Choisir et mettre en œuvre un logiciel de gestion de projet n'est pas un petit projet. Connaissez vos besoins, magasinez patiemment et réfléchissez au déploiement. Et si tout le reste échoue, obtenez le soutien de l'équipe du logiciel de gestion de projet elle-même. Ils savent mieux que quiconque à quel point cela peut être un défi de taille. Vous voulez savoir combien d'argent un outil de gestion de projet pourrait faire économiser à votre entreprise? Obtenez une copie du Rapport Total Economic Impact ™ (TEI) pour apprendre plus.