OK, vous avez donc beaucoup lu sur les avantages de gestion de projet global et pourquoi c'est important pour les entreprises - entreprise de services professionnels en particulier. Mais même si vous savez à quel point il est précieux, il peut parfois être difficile de quantifier exactement quel sera l'impact sur vos résultats. Voici une aide-mémoire pratique pour vous aider à le comprendre. Utilisez ces cinq formules pour calculer et mesurer les éléments tangibles, et voir dans quelle mesure la gestion de projet globale pourrait avoir un impact sur votre entreprise, ainsi que sur les activités de vos clients.

1. Calculez la bande passante accrue qu'il offre à vos chefs de projet

Entre la réduction du temps passé à rechercher des informations, la recherche d'informations, la réplication des processus et les rapports au client, le bon outil peut aider vos chefs de projet à gagner énormément de temps - en vous aidant à offrir plus à votre client et à vous concentrer sur la mise à l'échelle votre entreprise. Demandez à vos chefs de projet d'estimer par eux-mêmes le nombre total de jours qu'ils consacrent à toutes ces tâches par projet. Puis multipliez cela entre les projets. Une fois que vous savez cela, vous pouvez déterminer combien plus projets sur lesquels ils pourraient travailler.

2. Calculez le temps que cela fait gagner à votre équipe

Il y a deux statistiques qui tiennent les chefs de projet éveillés la nuit:

  • Les travailleurs du savoir passent en moyenne plus d'un tiers (36%) de leur journée à rechercher et à consolider des informations sur les différentes plateformes qu'ils utilisent.

  • Qu'est-ce qui est pire - presque la moitié du temps (44%) ils ne le trouvent pas du tout.

Examinez le personnel de vos travailleurs du savoir - programmeurs, ingénieurs, concepteurs - et estimez ce que 36% de vos dépenses totales en personnel représentent pour chacun d'entre eux. Même en supposant qu'ils ne récupèrent pas tout ce temps, si vous estimez que vous pourriez réduire cela à, disons, 16%, cela signifie que vous récupérez près d'un cinquième du temps de votre personnel - essentiellement comme ajouter un autre jour dans le la semaine. C’est beaucoup plus de temps pour ajouter de la valeur ajoutée à vos clients.

3. Estimer la réduction des déchets

En moyenne 9.9% de chaque dollar est gaspillé en raison de performances médiocres du projet au cours du cycle de vie d’un projet. Si vous facturez sur la valeur livrée, c'est mauvais pour vous car vous mangez ce coût. Si vous facturez les heures et les feuilles de temps, c'est pire pour vous parce que votre client doit assumer ce coût et a moins confiance en vos devis et en la valeur que vous offrez. Jetez un œil à vos déchets - vous constaterez peut-être que vous dépassez cette moyenne. Mais même si vous n'êtes pas sûr, si vous prenez cela comme référence et que vous réduisez ensuite de moitié vos déchets, cela signifie toujours près de 5% de revenus supplémentaires pour vous sur chaque projet. Que représente 5% de chaque projet que vous dirigez pour vous?

4. Accroître les performances des employés et réduire les coûts d'acquisition de nouveaux employés

La rétention des employés est un problème particulièrement important dans les services professionnels. L'Institut des praticiens en publicité a mis taux de rotation des agences à 31,9%. Il est difficile de maintenir la qualité de votre travail à un niveau élevé lorsque près d'un tiers de vos effectifs partent chaque année. À chaque embauche aux États-Unis coûtant en moyenne 4000 $, cela représente beaucoup de coûts évitables. Et les employés qui restent peuvent être tout autant un problème. Des études ont montré que 70% des employés se sentent désengagés au travail — et dans une entreprise de services, ce problème est encore plus important. Car en fin de compte, si vos collaborateurs sont démotivés, ça se voit. Et s'ils continuent de partir, cela envoie un signal à vos clients que les choses ne sont pas stables. (Sans oublier que vous perdez votre meilleur talent.) La bonne nouvelle est que c'est également été montré que les entreprises qui se situent dans les 25% supérieurs en matière d'expérience employé rapportent près de 3 fois le rendement des actifs et plus de 2 fois le retour sur les ventes, par rapport aux organisations du quartile inférieur. Désormais, personne ne veut se considérer comme faisant partie du quartile inférieur, mais il vaut la peine d'examiner a) la réalité des niveaux d'engagement de votre personnel et b) à quel point les outils que vous utilisez les gênent. Et ce facteur d'engagement s'étend également aux clients: plus vous pouvez leur faciliter la tâche, plus ils sont susceptibles de vouloir répéter l'expérience.

5. Chargez de manière appropriée avec des feuilles de temps plus précises

La revue des affaires de Harvard publié des recherches montrant que dans l'ensemble de l'économie, le coût de l'oubli d'inclure certains travaux sur les feuilles de temps (comme la lecture de courriels) coûtait en moyenne aux entreprises 50 000 dollars par employé. C'est un chiffre époustouflant. Maintenant, cela inclut certaines des personnes les plus âgées et les mieux rémunérées au monde. Mais la réalité est que presque toutes les entreprises perdront quelque chose à cause de ce problème. Selon le prix de votre travail, quelqu'un perd de l'argent. De plus, vous perdez des données inestimables sur la durée réelle du travail. En vous assurant de prendre en compte tout le temps consacré par le personnel aux projets, même les petits morceaux de travail, vous vous assurerez de fixer le prix de votre travail de manière plus juste et plus précise. C’est mieux pour vos marges. Et c’est mieux pour vos clients, car ils savent ce qu’ils obtiennent. Pour en savoir plus sur la manière dont la gestion de projet globale peut transformer votre entreprise, consultez L'analyse de rentabilisation des projets de travail d'équipe dans les services professionnels. Quelle a été la plus grande différence que vous avez remarquée depuis la mise en œuvre du logiciel de gestion de projet? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.