Faire grandir votre équipe est l'un des cas d'utilisation où l'intégration entre Teamwork Projects et Teamwork Desk brille vraiment. Du recrutement à l'intégration, l'intégration de votre service d'assistance et de vos applications de gestion de projet vous permet de créer un flux de travail transparent et vous aide à offrir une expérience positive aux candidats du début à la fin. Voici comment nous utilisons le travail d'équipe en interne et tirons parti de l'intégration entre les produits pour créer un processus fluide et transparent à chaque étape du processus de recrutement.

Comment ça aide

Le recrutement peut être un long processus. De la publication initiale à l'offre, trouver la bonne personne pour le poste peut être ardu. Et lorsque vous recrutez pour plusieurs postes, il y a encore plus à suivre. À tout moment, vous devez savoir:

  • Combien de rôles ouverts il y a

  • Combien de candidats vous avez alignés pour chaque poste

  • Pour quels rôles vous devez toujours rechercher des candidats

  • Le statut de chaque application (et ce que vous devez faire pour la faire avancer)

  • À qui vous devez répondre ou rechercher

  • S'il y a des candidats précédents dans le dossier qui pourraient convenir pour le poste

Et pendant que vous jonglez avec tout cela, vous devez également vous assurer que chaque candidat reçoit une réponse en temps opportun. La dernière chose que vous voulez, c'est que les personnes qui consacrent du temps et des efforts à postuler pour votre entreprise soient laissées en suspens et soient frustrées par votre entreprise parce qu'elles sont coincées dans les limbes. L’utilisation conjointe de Teamwork Desk, des projets de travail d’équipe et des espaces de travail d’équipe vous permet de synchroniser tous les aspects de la candidature d’un candidat, de son premier e-mail à son premier jour. Il est facile d'obtenir des mises à jour en un coup d'œil sur la situation, en boucle dans les personnes de différents services si nécessaire sans compromettre la confidentialité et de donner aux candidats (et aux nouvelles recrues) une bonne impression de votre entreprise. C'est ainsi que nous procédons - et comment vous pouvez aussi.

Avant de commencer: une note rapide sur les paramètres de confidentialité. Comme toujours, pour toute information confidentielle ou sensible, assurez-vous que vos paramètres d'autorisation sont configurés correctement afin que seules les personnes concernées y aient accès. Pour plus d'informations sur les autorisations, consultez ce document d'aide pour les projets de travail d'équipe et celui-ci pour Teamwork Desk. Si vous êtes administrateur de site, vous pouvez également utiliser le Emprunter l'identité de la fonction pour vous assurer que vos utilisateurs peuvent voir tout ce qu'ils devraient et rien de ce qu'ils ne devraient pas.
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Obtenir les applications

Vous savez probablement déjà à quel point le logiciel de helpdesk est important lorsqu'il s'agit de fournir un support client exceptionnel. Mais saviez-vous que cela présente également des tonnes d'avantages lorsqu'il s'agit de communiquer avec les candidats? Nous utilisons Teamwork Desk pour le recrutement et l'embauche parce que:

  1. Il vous donne une vue d'ensemble de toutes les communications avec un candidat dans un fil et dans un emplacement central et partagé.

  2. Toutes les personnes impliquées dans le recrutement et l'embauche peuvent participer à un ticket et répondre avec le contexte, afin que vos candidats ne soient pas en attente de réponses.

  3. Il est facile de marquer, filtrer et rechercher des tickets pour organiser votre boîte de réception et trouver rapidement ce dont vous avez besoin.

  4. Vous pouvez utiliser des réponses standardisées pour garantir la cohérence et le respect des meilleures pratiques - et gagner du temps.

  5. Et bien sûr, cela fonctionne à merveille avec les projets de travail d'équipe, ce qui rend l'ensemble du processus plus facile et plus efficace.

Voici comment vous pouvez l'utiliser pour le recrutement entrant et sortant.

Applications entrantes

Si vous postulez à l'un de nos postes ouverts à careers.teamwork.com, l'application arrive directement à notre boîte de réception dédiée aux carrières. (Bien que si quelqu'un envoie sa candidature à la mauvaise adresse - par exemple à nos équipes d'assistance ou de vente par erreur - il est très facile pour ces équipes de déplacez-le au bon endroit pour s'assurer que rien ne se perd.) À partir de cette boîte de réception dédiée, les recruteurs et l'équipe RH peuvent commencer à examiner les candidatures, communiquer avec les candidats et ajouter notes privées et internes aux billets le cas échéant. Ensuite, en fonction de l'application, ils peuvent effectuer un certain nombre d'actions directement depuis Teamwork Desk. Par exemple:

  • Si l'application échoue:

    Le rejet n'est jamais facile, alors essayez de le rendre aussi indolore que possible. Créez un message empathique lorsque vous devez informer quelqu'un que sa candidature a échoué et enregistrez-le en tant que

    pour une utilisation future.

  • Si vous n’avez pas d’ouverture actuellement:

    Si vous obtenez une application qui semble prometteuse mais que vous n’avez pas de poste pertinent ouvert pour le moment, vous pouvez utiliser des balises pour faciliter la recherche le moment venu. Essayez de créer une balise comme "Pour plus tard" et de marquer également le type d'équipe (par exemple, "Marketing").

    pour voir les applications précédentes quand il y a une ouverture plus pertinente.

  • Si l'application semble bonne:

    Yay! Il est temps de passer à l'étape suivante. Vous pouvez répondre rapidement pour planifier un appel préliminaire ou un entretien en cabinet (les réponses en conserve sont également idéales pour cela). Ensuite,

    pour commencer à déplacer le candidat tout au long du processus de recrutement - mais gardez cette pensée, nous y reviendrons sous peu!

Vous pouvez également voir si la personne a déjà postulé et consulter les communications précédentes en vérifiant le Historique client languette.

Applications sortantes

Pour d'autres rôles, vous devrez peut-être faire une chasse aux têtes ou aller recrutement. Pour cela, vous pouvez créer une liste de tâches dans les projets de travail d'équipe avec chaque candidat potentiel en tant que tâche et l'attribuer au recruteur pour qu'il les rejoigne. Ensuite, une fois que vous êtes prêt à entrer en contact avec eux, vous pouvez créer un ticket Teamwork Desk directement à partir de la tâche avec votre message, afin que vous puissiez tout synchroniser entre la tâche et le ticket. Que vous comptiez sur le recrutement entrant ou sortant, l'utilisation de Teamwork Desk pour toutes vos communications liées au recrutement signifie que toute votre correspondance avec chaque candidat sera conservée dans un fil central, facile à trouver - et non dispersée dans plusieurs boîtes de réception disparates. - pour que votre équipe RH et les responsables du recrutement puissent toujours avoir une vue d'ensemble en quelques clics.

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Gérer les applications

Rappelez-vous comment nous avons dit de tenir cette pensée ci-dessus? Le tenez-vous toujours? (Revenez en arrière et récupérez-le si vous en avez besoin - nous attendrons.) Chez Teamwork, nous utilisons des cartes et une vue du tableau pour représenter le parcours de chaque candidat tout au long du processus de recrutement. Board View est idéal pour nous donner une représentation visuelle immédiate du nombre de candidats que nous avons dans les travaux à un moment donné et à quelle étape du processus ils se trouvent actuellement, ainsi que pour rendre l'ensemble du processus plus efficace grâce à ses possibilités d'automatisation. . Voilà comment cela fonctionne.

Créer des cartes

Tout d'abord, nous nous assurons qu'il y a une tâche pour chaque candidat. Pour les personnes qui ont postulé via Teamwork Desk (comme dans le processus entrant ci-dessus), vous pouvez le faire en créer une tâche directement à partir du ticket. De cette façon, vous pouvez rapidement passer de leur application initiale à leur tâche dans les projets de travail d'équipe, offrant à chacun le contexte à jour dont il a besoin. Vous pouvez également télécharger des informations supplémentaires sur la tâche, telles que des CV, des lettres de motivation, des portefeuilles, etc. Mieux encore, vous pouvez simplement sélectionner parmi les pièces jointes du ticket pour les ajouter à la tâche lorsque vous la créez. Ensuite, lorsque vous créez votre tableau, vous pourrez afficher ces tâches sous forme de cartes. Cette carte de candidat - ou cardidate, vous pourriez dire * - représentera le candidat tout au long du processus de recrutement. Mais avant de pouvoir le faire, vous devez installer votre tableau et donner à vos cardidates ** une maison.

En savoir plus sur la création et l'utilisation de cartes ici, ou consultez notre ebook sur la manière de structurer votre travail dans les projets de travail d'équipe.

* Toi pourrait dis-le. Mais vous ne le ferez probablement pas. ** Hein? Hein?

Créer votre tableau

Si vous avez déjà utilisé la vue tableau (peut-être pour gérer votre processus de marketing de contenu), vous saurez à quel point il est utile pour cartographier visuellement votre flux de travail. (Totalement nouveau dans la vue Board? En savoir plus ici.) Les colonnes que vous choisissez pour votre conseil dépendent de votre processus, mais pour le recrutement et l'embauche, elles peuvent ressembler à ceci:

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  • Prospects à contacter: Pour le recrutement sortant, vous pouvez le configurer automatiquement pour que toute tâche ajoutée à votre liste de tâches Headhunting apparaisse automatiquement sous forme de carte dans cette colonne.

  • Interview préliminaire: Selon le rôle, vous pourriez avoir un appel de sélection ou un entretien préliminaire avant de décider si vous souhaitez amener le candidat à un entretien en interne. Pour la plupart des cartes de candidat que vous créez à partir de tickets dans Teamwork Desk, ce sera probablement la première colonne dans laquelle elles iront.

  • Entrevue: S'ils ont réussi l'entretien préliminaire avec brio, vous pouvez continuer et déplacer la carte dans la colonne «Entretien».

  • Évaluation: Si vous avez terminé l'entretien mais que vous avez encore d'autres candidats à prendre en compte avant de pouvoir prendre une décision, vous pouvez déplacer la carte ici entre-temps, afin que vous sachiez que l'entretien a eu lieu et qu'il est toujours en cours d'examen.

  • Pour être rejeté: Si le candidat ne convient pas, vous pouvez le déplacer vers cette colonne pour qu'il soit rejeté et envoyer votre message via Teamwork Desk directement à partir de la tâche dans Teamwork Projects.

  • Faire une offre d'emploi: Ils ont donc réussi chaque interview, ils correspondent parfaitement à la culture, et, selon les mots immortels des Beastie Boys, ils ont les compétences nécessaires pour payer les factures. Déplacez-les dans cette colonne une fois que vous êtes prêt à faire une offre d'emploi.

  • Offre acceptée: Une fois qu'ils ont accepté l'offre, vous pouvez les déplacer vers cette colonne afin que vous sachiez que le rôle est occupé et par qui.

  • Intégration: À mesure que leur date de début approche, vous pouvez les déplacer vers cette colonne et définir un déclencheur qui crée une nouvelle liste de sous-tâches avec toutes les tâches d'intégration à effectuer pour assurer un démarrage en douceur et sans stress.

Gérer votre tableau

Pour gérer votre tableau et le rendre encore plus facile à comprendre et à utiliser, vous pouvez utiliser des balises et des filtres. Par exemple, vous souhaiterez peut-être utiliser tout ou partie des éléments suivants comme balises:

  • Le nom du rôle professionnel par exemple. "Spécialiste du marketing de contenu"

  • Le département ou le type d'équipe par exemple. "Commercialisation"

  • L'emplacement par exemple. «Boston» ou «Remote»

  • Vous pouvez également définir une balise comme "Au dossier" ou "Revisiter plus tard" pour les candidats qui se montrent prometteurs mais ne conviennent pas pour le moment, quelle qu'en soit la raison.

Ensuite, vous pouvez filtrer votre vue du tableau pour voir combien de candidats vous avez pour chaque poste ouvert, dans quelle colonne (c'est-à-dire l'étape du processus) ils se trouvent, où vous devez rechercher plus de candidats, etc. Vous pouvez également utiliser déclencheurs pour automatiser le processus lorsque cela est possible. C'est idéal pour mettre à jour les dates d'échéance, ajouter des balises ou notifier les cessionnaires (comme les enquêteurs), pour s'assurer que les décisions sont prises rapidement et qu'aucun candidat ne tombe entre les mailles du filet. Nous vous recommandons de faire un balayage rapide de votre planche au moins une fois par semaine, afin de vous assurer que tout est à jour et qu'il n'y a pas de bloqueurs.

Interviewer les candidats

Une fois que vous avez défini une heure et une date pour l'entretien, vous pouvez l'ajouter à leur calendrier dans Teamwork Projects et définir des rappels pour les intervieweurs, afin que chacun sache où il est censé être et quand. Mais pour offrir une expérience d'entrevue productive - et, espérons-le, positive - à tout le monde, vos enquêteurs doivent être informés et informés des meilleures pratiques d'entrevue, des politiques de l'entreprise et des codes de conduite.

Avant l'entrevue

Pour vous assurer que chaque entretien se déroule sans problème et respecte les meilleures pratiques, vous pouvez créer un espace dédié dans les espaces de travail d'équipe avec toutes les informations essentielles dont vos enquêteurs ont besoin pour se familiariser, et le lier au projet. Et pour garantir la conformité, vous pouvez marquer certaines pages comme lecture obligatoire afin que chacun sache ce qu'il doit savoir avant de pouvoir commencer à interviewer. Certaines choses que vous voudrez peut-être avoir dans votre espace incluent:

  • Listes de questions standards pour les enquêteurs

  • Documentation des meilleures pratiques et processus relatifs aux entretiens et à l'embauche

  • Politiques de l'entreprise (par exemple, politiques de congé annuel, de maternité et de paternité, informations sur les avantages sociaux pertinents, etc.), de sorte que les enquêteurs sont équipés pour répondre à toutes les questions

  • Un aperçu des valeurs fondamentales de votre entreprise

  • Copies des spécifications de l'emploi

  • Tout ce qui serait utile! Vous pouvez même égayer vos pages avec une mise en forme et des images sophistiquées pour les rendre plus attrayantes.

Pendant l'entretien

Si vous souhaitez prendre des notes pendant l'entretien, la fonction Cahiers permet à plusieurs personnes de travailler en collaboration dans le même document en temps réel. Cela signifie que tous les enquêteurs peuvent prendre des notes dans un document central partagé, voir ce que l'autre tape et éviter les répétitions. En plus de paramètres de confidentialité granulaires habituels disponibles dans les projets de travail d'équipe, vous pouvez aussi marquer vos blocs-notes comme contenant du contenu sensible, qui empêche le contenu du bloc-notes d'être envoyé dans les e-mails de notification.

Après l'entrevue

Une fois l'entretien terminé, les enquêteurs peuvent laisser des commentaires (ou lier leur carnet) sur la carte du candidat avec leurs commentaires et leurs recommandations. De cette façon, vous avez un dossier pratique de la façon dont l'entretien s'est déroulé, ce qui est particulièrement utile si le candidat demande des commentaires ou si vous souhaitez revoir une candidature à une date ultérieure. Une fois la décision prise, vous pouvez déplacer leur carte dans la colonne appropriée: rejeter, évaluer ou faire une offre d'emploi.

Les amener à bord

Une fois que vous avez trouvé la personne idéale pour le poste, il est temps de l’embarquer. Mais l'intégration peut prendre tout un village: de leur mise en place sur la paie au tri de l'équipement et des cartes d'accès, vous aurez probablement besoin de la contribution de plusieurs équipes pour les démarrer. Avec Teamwork Projects, vous pouvez définir un déclencheur de sorte que lorsque votre carte candidate Offre acceptée colonne, il génère automatiquement une liste de sous-tâches à partir d'un modèle précédemment créé. Cela signifie que vous pouvez facilement créer une intégration modèle de liste de tâches qui couvre tout ce dont vous avez besoin pour qu'un nouvel employé soit opérationnel, sans tracas. Vous pouvez créer la liste des tâches pour attribuer automatiquement des tâches à des rôles ou des personnes spécifiques - comme la paie, l'informatique, etc. - et générer des dates d'échéance. (Comme toujours, faites preuve de votre meilleur jugement: si vous devez limiter l'accès à des informations sensibles dans la tâche d'origine, vous pouvez toujours créer votre modèle de liste de tâches d'intégration dans un projet d'intégration séparé et dédié auquel plus de personnes ont accès.) Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler votre liste de tâches d'intégration:

  • Ajouter à la paie

  • Configurer l'adresse e-mail de l'entreprise

  • Créer un compte Teamwork

  • Organiser l'équipement

  • Carte d'accès pour la porte d'entrée

  • Organisez le pack de bienvenue pour le premier jour

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Les aider à s'installer

Mais le processus d'intégration ne s'arrête pas une fois que vous avez configuré le nouvel employé de votre côté. Il devrait également couvrir ces premiers jours et semaines cruciaux où le débutant apprend les ficelles du métier et s'installe dans son nouveau rôle. C'est un autre domaine où le travail d'équipe peut vraiment aider. En créant un exemple de projet et en créant une liste de tâches «Prise en main» pour chaque nouvel employé (en utilisant ce fonctionnalité de modèle de liste de tâches encore une fois, pour vous faire gagner du temps), vous pouvez les aider à naviguer dans ces premiers jours si importants, les guider vers les choses les plus importantes qu'ils doivent savoir et les aider à se familiariser avec les outils qu'ils utiliseront chaque jour dans le processus. En fait, utiliser les projets de travail d'équipe pour aider les nouveaux débutants à apprendre à utiliser les projets de travail d'équipe était l'un des les 4 meilleurs conseils que nous avons obtenus du PMO primé d'Ella’s Kitchen lorsque nous les avons interrogés sur leurs meilleures pratiques pour déployer un nouveau logiciel de gestion de projet. En tant que l'une des premières «interactions» de votre nouveau starter avec votre entreprise, cette liste de tâches est également un excellent moyen de saupoudrer un peu de la culture de votre entreprise parmi les tâches nécessaires. Par exemple, si vous avez une diapositive dans votre bureau comme nous le faisons (#humblebrag), l'une des tâches du premier mois pourrait être «Descendre la diapositive» (✅). Vous devez adapter la liste des tâches à votre propre organisation et processus, mais voici quelques idées pour vous aider à lancer le bal:

  • Lisez le manuel de l'entreprise dans les espaces de travail d'équipe

  • Familiarisez-vous avec les processus et les politiques de l'entreprise dans les espaces de travail d'équipe

  • Connectez-vous à l'adresse e-mail de votre entreprise

  • Dites bonjour à 5 personnes en dehors de votre département

  • Allez prendre un café avec votre équipe

  • Formation complète au travail d'équipe (ou participez à un webinaire «Introduction aux projets de travail d'équipe»)

  • Rencontrez votre chef d'équipe

Flux de travail fluide

Utiliser Teamwork pour gérer votre recrutement, votre embauche et votre intégration vous permet de créer un flux de travail synchronisé de manière transparente pour un processus de recrutement plus efficace et transparent du début à la fin. Nous avons décrit certaines des façons dont nous utilisons Projets de travail d'équipe, Bureau de travail d'équipe et Espaces de travail d'équipe nous-mêmes pour le recrutement et l'intégration, mais nous aimerions savoir: s'agit-il d'un cas d'utilisation que vous avez déjà utilisé? Y a-t-il d'autres fonctionnalités que nous n'avons pas mentionnées et que vous pensez que tout le monde devrait connaître? Faites le nous savoir dans les commentaires. Vous voulez l'essayer par vous-même? Commencez votre essai gratuit ci-dessous. (Pssst… déjà un utilisateur de Teamwork Projects, mais vous souhaitez essayer Teamwork Desk, ou vice versa? Voici comment activer votre essai gratuit de Teamwork Desk pour les utilisateurs existants de Teamwork Projects, et comment démarrer votre essai gratuit de projets Teamwork depuis Teamwork Desk.)