Dans notre dernier article mettant en lumière notre Industrie du mois, Comptabilité, nous nous concentrons sur la façon dont les professionnels de la comptabilité utilisent Projets Teamwork. Nous avons interviewé Orla Linehan de Comptables agréés Fidelia à Cork, en Irlande, dans les deux derniers postes (celui-là et celui-là) à propos de son travail et de la façon dont elle utilise les projets Teamwork pour l'aider à gérer sa charge de travail. Aujourd'hui, nous partageons notre entretien avec Louise McLoughlin de comptes e-BAS à Torquay, Victoria, Australie, sur ses expériences. Orla et Louise utilisent tous deux les projets Teamwork pour organiser leurs tâches et gérer le travail des clients. Dans ce dernier article de notre série Comptabilité, Louise explique comment elle utilise les projets Teamwork dans la comptabilité et quelques conseils sur la façon d'en tirer le meilleur parti afin que nous puissions partager avec vous comment les comptables utilisent les projets Teamwork.

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Gardien des livres

Les grands livres ne se conservent pas eux-mêmes, autant que nous les regardons prêts à le faire, ce qui rend les comptables essentiels à la gestion quotidienne des finances d’une entreprise. Trouver le bon équilibre entre la tenue des livres et la gestion d'une entreprise peut être difficile en tant que petite entreprise essayant de tout faire ou en tant que société multinationale tenant des registres avec plus de zéros qu'un gros gain de loterie. C'est là qu'un teneur de livres dédié ou, à tout le moins, un expert qui vérifie les livres chaque mois assure un flux sain de tenue des registres financiers. Q: Quand avez-vous commencé à utiliser les projets Teamwork? UNE: En 2010, j'ai trouvé Projets Teamwork et j'ai essayé. Dans les 10 premières minutes, je savais que j'avais trouvé le produit pour moi. Il était riche en fonctionnalités mais convivial. Il y avait tout ce que je cherchais et plus encore. Comme pour tout logiciel, sa vraie valeur n'est prise en compte que lorsqu'il est utilisé correctement. Quand j'ai commencé à l'utiliser, j'ai passé environ deux semaines à apprendre à utiliser les fonctionnalités et à faire des tests. Quand j'étais heureux, j'ai commencé à le mettre en place d'une manière qui conviendrait le mieux à mon entreprise. Je l'utilise encore aujourd'hui. Ce logiciel m'a littéralement rendu ma raison! J'avais repris le contrôle de ma charge de travail. Ma liste de clients grandissante ne me faisait plus peur parce que je la gérais enfin, ou plutôt, Teamwork Projects la gérait pour moi comme un membre du personnel supplémentaire, une paire de mains supplémentaire si vous le souhaitez, faire le gros du travail pendant que je continue le travail. Parfait!

Utilisation des projets Teamwork

La gestion de plusieurs départements, entreprises ou grands livres peut être décourageante, tout comme la gestion de plusieurs projets et tâches peut l'être.C'est pourquoi Teamwork Projects est étonnamment idéal pour suivre le travail de comptabilité. Inévitablement, certaines fonctionnalités et fonctions seront plus essentielles pour certains utilisateurs que pour d'autres et quelques éléments seront ceux qui économisent du temps réel. Décrivez la façon dont vous et votre équipe utilisez Teamwork.com? Louise: Premièrement, j'ai plus de 30 clients. J'ai établi chacun d'eux en tant que «projet». Chaque client a mis en place des listes de tâches spécifiques pour lui dans le cadre de son projet; certains sont récurrents, j'ai donc utilisé la fonction «répétition» là-bas (utile pour les tâches de conformité qui se répètent comme le logement BAS, le logement IAS, le logement de la pension de retraite et la paie régulière) - cela automatise notre système et nous permet de ne rien oublier pour n'importe quel client - jamais! J'ai un employé et quelques entrepreneurs et ils sont tous installés dans des projets Teamwork, attribués à leurs propres clients que j'ai spécifiés. Ils font le travail et utilisent la minuterie pour que tout le temps soit enregistré et puisse être facturé tous les quinze jours à partir de Teamwork.

Personnalisation de la plateforme

Les détails et les niveaux de tâches de Teamwork Projects s'accompagnent également de polyvalence pour structurer votre compte de manière personnalisée. Pas seulement votre logo, mais aussi la construction de projets, de tâches et de fonctions pour agir en tant que votre propre assistant prenant soin de vos clients comme faisant partie de l'équipe. Comment Teamwork Projects vous aide-t-il à organiser vos tâches et projets? Louise: Projets Teamwork, comme pour tout logiciel de gestion de projet, est conçu pour rassembler vos effectifs et travailler plus efficacement en équipe sur des projets spécifiques. L'idée principale est de rassembler tous les projets et le personnel qui y travaille en un seul endroit afin que toutes les informations pertinentes soient conservées dans une zone centrale plutôt que dans plusieurs applications. C'est génial si vous avez des projets réels sur lesquels travailler! Je n'avais pas de projets personnels à réaliser dans mon entreprise car il s'agit d'une entreprise de services (même si j'avais des projets de développement commercial, et oui, ceux-ci ont été ajoutés à mon portail TW). Bien que je n’ai pas de projets sur lesquels travailler, j’ai des clients à servir. J'ai décidé que mes projets dans TW seraient mes clients et vice versa. Ce billet de blog explique comment j'ai abordé la création de mon compte.

Portails clients

Au cœur de la suite logicielle de Teamwork.com est que les trois produits actuels fonctionnent de manière transparente ensemble et permettent à une communauté de partager des tâches, des projets et des connaissances en interne pour collaborer avec succès. Louise a travaillé avec les éléments de Teamwork Projects pour définir exactement ce qui lui convient, à elle et à ses clients. Comment avez-vous mis en place vos projets Teamwork pour répondre aux besoins particuliers de vos clients? Louise: Je crée des «portails clients» pour chaque client. J'ai une fonction de connexion sur mon site Web et chaque client peut se connecter à son propre portail qui est en fait son projet Teamwork. Je demande à chaque client d'y télécharger tous les fichiers liés à sa mission de comptabilité et je lui demande également de m'envoyer des messages à moi ou à d'autres employés via son portail - de cette façon, toutes les données relatives à un client particulier restent au même endroit. Je garde également les formulaires fiscaux déposés par les clients, etc. dans leurs portails - de cette façon, s'ils veulent une copie, ils doivent simplement se connecter et la récupérer. Je demande également aux clients de mettre à jour leurs propres détails commerciaux s'ils changent, via leur portail - il agit donc comme un CRM en direct qui, je le sais, est toujours à jour. Enfin, j'invite les clients à utiliser leur calendrier pour saisir les dates de réunion qu'ils aimeraient avoir avec moi. Ce que j'aime le plus à ce sujet, c'est que toutes les données client sont conservées au même endroit - je n'ai pas besoin de chercher dans cinq systèmes différents pour trouver les informations dont j'ai besoin - tout est dans les projets Teamwork. La façon dont je configure les portails clients est détaillée dans deux articles de blog, ce billet de blog explique en particulier le processus. Louise, comme d’autres comptables, gère les livres de plusieurs clients, ce qui signifie qu’elle a non seulement besoin de ses propres compétences, mais aussi d’un système qui l’aide à s’organiser et à collaborer. Sa maîtrise des outils au sein de Teamwork Projects lui a permis de personnaliser complètement sa configuration pour mieux servir son travail et les besoins de ses clients. Si vous envisagez Teamwork.com pour votre entreprise ou si vous vous êtes inscrit, mais que vous essayez toujours d'apprendre les trucs et astuces pour tirer le meilleur parti de votre compte, consultez quelques-uns des nos vidéos utiles ou nous contacter avec vos questions. Si vous êtes dans le secteur de la comptabilité ou de la tenue de livres, quelle fonctionnalité aimez-vous le plus dans les projets Teamwork? Nous espérons que vous avez apprécié notre juin Industrie du mois projecteur sur la comptabilité et la tenue de livres. Le mois prochain, l'accent sera mis sur comment les agences de création Web utilisent les produits Teamwork.com. Restez à l'écoute pour notre série en trois parties tout au long du mois de juillet. En attendant, pour en savoir plus sur les projets Teamwork ou pour participer directement à notre essai gratuit de 30 jours, cliquez ici.