Chez Teamwork, notre objectif est de vous donner la flexibilité dont vous avez besoin pour travailler à votre façon.

Cela signifie que peu importe comment vous voulez gérer votre travail ou quel méthodologie de gestion de projet que vous aimez utiliser, Teamwork peut vous aider.

Pour certains projets, la meilleure façon de faire avancer les choses est avec un humble liste de tâches. L'utilisation d'une liste de tâches est un moyen rapide et facile de répertorier tout ce que vous et votre équipe devez faire pour atteindre vos objectifs, et profitez de la satisfaction de voir votre liste rétrécir lorsque vous commencez à cocher des éléments.

Mais pour d'autres projets, vous préférerez peut-être adopter une approche différente: quelque chose qui vous permet de visualiser votre processus et vous donne des mises à jour immédiates et en un coup d'œil sur l'avancement de votre travail.

Pour ces moments-là, vous avez besoin de Board View. Voici pourquoi il est si utile et comment votre équipe peut l'utiliser.

(Vous ne savez pas s'il faut utiliser les listes de tâches ou la vue Tableau? Consultez notre guide complet pour gérer votre travail en équipe!)

Qu'est-ce que Board View?

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La vue Tableau vous permet de cartographier votre processus en colonnes, de voir toutes vos tâches représentées sous forme de cartes et de voir rapidement et facilement à quelle étape se trouve chaque travail.

Utiliser des tableaux pour représenter visuellement votre travail est un élément clé de nombreux méthodologies de gestion de projet populaires.

Ils sont particulièrement importants dans méthodologies Agiles: Les tableaux Kanban, Scrum, Scrumban et Lean s'appuient tous sur des flux de travail visuels pour cartographier les processus de projet, vous fournir des mises à jour immédiates de l'état et révéler les goulots d'étranglement, afin que vous puissiez continuellement améliorer votre flux de travail et maximiser l'efficacité de votre équipe.

Bien que de nombreuses approches utilisent des colonnes pour représenter les étapes d'un processus (votre tâche se déplaçant d'un bout à l'autre du tableau de gauche à droite au fur et à mesure de sa progression), il existe de nombreuses autres façons d'utiliser la vue Tableau pour représenter votre travail.

Par exemple, vous pouvez également utiliser des colonnes dans la vue Tableau pour regrouper votre travail en catégories, si vous préférez.

Et bien sûr, tout dans Board View est pris en charge par le robuste balisage et filtration les options que vous attendez de Teamwork, afin que vous puissiez organiser encore plus votre travail.

Toujours pas convaincu? Voici quelques autres raisons d'essayer Board View.

Quels sont les avantages de Board View?

1. Obtenez des mises à jour visuelles immédiates sur la progression de chaque tâche

L'une des choses les plus utiles de la vue tableau est son aspect visuel. Cela signifie qu'il est facile et instantané de voir la progression de votre projet et d'obtenir en un coup d'œil les mises à jour de l'état des différentes tâches qui changent à mesure qu'elles passent d'une colonne à l'autre.

La vue Tableau vous permet de voir qui travaille sur quoi, comment chaque tâche progresse et de rendre les choses encore plus claires avec balises personnalisables. Non seulement cela, mais cela aide chaque membre de l'équipe à voir comment il s'intègre dans l'écosystème du projet et comment le travail qu'il effectue contribue à la vue d'ensemble.

2. Révélez la logistique de votre projet - et améliorez-la

Votre processus fonctionne-t-il comme vous le souhaitez? Ou votre équipe fait-elle simplement les choses comme elles l'ont toujours été?

La cartographie de votre processus à l'aide de Board View vous oblige à être parfaitement clair sur votre flux de travail - tel qu'il est réellement, pas comme vous le souhaiteriez. Il vous aide à identifier ce qui fonctionne pour vous, où se trouvent les pièges et ce qui peut être amélioré.

Pour de nombreuses personnes, le processus de cartographie de leur processus peut être un grand "aha!" moment, en les aidant à découvrir des possibilités d'optimisation dont ils ne savaient même pas dont ils avaient besoin.

3. Automatisez vos processus avec des déclencheurs

Déclencheurs en vue tableau sont un moyen simple de garantir le bon fonctionnement de votre projet. Ils vous permettent de le paramétrer de sorte qu'une fois qu'une carte est déplacée vers une certaine colonne, une action de votre choix est automatiquement effectuée.

Avec Déclencheurs, vous pouvez récupérer le temps précédemment perdu pour le travail administratif manuel, rendre votre flux de travail plus efficace et garantir la cohérence et les meilleures pratiques à chaque fois.

Il existe des tonnes de façons d'utiliser Déclencheurs pour rendre votre flux de travail plus efficace. Par exemple, vous pouvez définir un déclencheur sur:

  • Réaffecter une tâche à un autre membre de l'équipe

  • Changer la date d'échéance

  • Créer des sous-tâches (à partir d'une liste manuelle ou d'un modèle de liste de tâches existant)

  • Envoyer des notifications personnalisées

  • Archiver automatiquement une tâche une fois qu'elle est déplacée dans la dernière colonne

4. Repérez les barrages routiers courants

Une fois que vous avez défini votre processus idéal, il devient encore plus facile de repérer les obstacles potentiels ou les goulots d'étranglement - avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs.

Si vous remarquez que les tâches semblent être bloquées à plusieurs reprises dans une colonne, vous savez que c'est un domaine que vous devez examiner. Par exemple, vous constaterez peut-être que les tâches restent bloquées dans la colonne "Approbation du client", ce qui a un effet d'entraînement sur le reste du travail de votre équipe. Avec Board View, il est facile de repérer quand une accumulation de cartes devient un goulot d'étranglement, ce qui vous permet d'identifier précisément les actions à entreprendre pour que les choses se passent bien.

Cela est particulièrement utile lorsque vous planifiez le travail de votre équipe et que vous essayez de jongler avec plusieurs échéances. En identifiant à l'avance les goulots d'étranglement, vous pouvez mieux vous préparer en déplaçant d'autres travaux, réaffecter vos ressources, ou prendre d'autres mesures préventives pour éviter de faire dérailler votre travail acharné.

Comment mon équipe peut-elle utiliser Board View?

L'avantage de Board View est qu'il est extrêmement flexible et facile à personnaliser. Vous pouvez donc l'adapter à votre propre flux de travail et le personnaliser avec mots clés et Déclencheurs.

Mais si vous recherchez quelques cas d'utilisation pour vous inspirer, voici quelques exemples que votre équipe peut utiliser:

Tableaux pour la création de contenu

Que vous écriviez des articles de blog, enregistriez des podcasts ou éditiez des vidéos, les tableaux sont un excellent moyen de cartographier votre processus de création de contenu. Voici comment nous procédons.

Tableaux pour le travail des clients

Donnez à vos parties prenantes la possibilité d'obtenir des mises à jour de statut au fur et à mesure qu'elles le souhaitent. Avec vos clients ajoutés gratuitement collaborateurs, ils peuvent voir rapidement à quel stade se trouve un travail, sans avoir à chasser un membre de votre équipe. Vous pouvez également définir un déclencheur pour les avertir une fois que le travail atteint un certain stade, ou réaffecter la tâche au client pour examen ou approbation.

Cartes de développement et de test

Les conseils d'administration s'intègrent naturellement à de nombreuses méthodologies et pratiques de développement agile. Exécutez votre sprint dans Teamwork en sélectionnant des tâches dans le Backlog, puis en les déplaçant dans vos processus de développement, de test et de déploiement.

Conseils de recrutement et d'intégration

Faire grandir votre équipe? L'utilisation de Board View vous aide à suivre chaque candidat à mesure qu'il évolue dans les processus de recrutement, d'entrevue et d'intégration, vous aidant à créer une expérience candidat plus positive et transparente. Apprenez comment nous l'utilisons.

Tableaux pour organiser vos cartes

Bien sûr, vous pouvez également utiliser la vue Tableau comme moyen visuel simple de trier vos tâches, plutôt que comme représentation d'un flux de processus. En l'utilisant de cette façon, vous pouvez regrouper des cartes similaires en colonnes. Par exemple, vous pouvez avoir des colonnes pour chaque mois du trimestre avec le travail nécessaire pour chaque mois, ou vous pouvez l'utiliser pour organiser les tâches par département ou par bâtiment.

Tableaux pour les méthodologies Kanban de base

Vous ne savez pas par où commencer avec votre planche? Commencez par les bases. Tout ce dont vous avez besoin pour démarrer avec un tableau Kanban de base se compose de trois colonnes: À faire, À faire et À faire. C'est un moyen simple et rapide de commencer à suivre votre travail dans la vue Tableau. Une fois que vous voyez à quel point il est facile et utile de gérer votre travail comme ça, vous pouvez l'habiller avec des colonnes supplémentaires, mots clés, et déclencheurs.

Filtrer votre tableau

Une fois votre tableau opérationnel, vous pouvez créer et partager filtres pour le rendre encore plus précis et utile.

Filtres sont pratiques pour se concentrer uniquement sur le travail qui répond à un ou plusieurs critères. Par exemple, vous pouvez filtrer votre tableau pour n'afficher que les tâches qui vous sont assignées, ou uniquement les cartes marquées avec "Article de blog" (ou une combinaison de critères).

Vous pouvez également utiliser des filtres pour créer des vues plus spécifiques que vous pouvez partager avec le client ou les parties prenantes (par exemple, vous pouvez choisir de masquer les sous-tâches et n'afficher que les tâches parentes, pour donner aux clients une vue plus simplifiée).

Une fois que vous avez créé vos filtres, enregistrez-les simplement et partagez-les. Pour en savoir plus sur l'utilisation des filtres dans la vue Tableau, voir ce document d'aide.

Comment utilisez-vous Board View?

Nous aimerions savoir comment vous utilisez les tableaux pour rendre votre flux de travail plus fluide et plus efficace. Faites-nous savoir comment vous aimez les utiliser dans les commentaires!