Conception de site Web en Irlande, basé à Waterford, en Irlande, se spécialise dans le marketing et l'image de marque en ligne et numérique pour les entreprises du monde entier. Nick Butler, PDG, a fondé l'agence en 2010 pour se concentrer sur sa passion de rendre le site Web de chaque client unique, convivial et attrayant pour les moteurs de recherche, tout en maximisant les taux de clics, les conversions de ventes et le retour sur investissement. En collaborant au sein de l’équipe et avec les meilleurs graphistes, spécialistes du référencement et professionnels du marketing du pays, Ireland Website Design a connu une phase de croissance et d’évolutivité en devenant l’une des sociétés informatiques les plus respectées et les mieux établies d’Irlande.

“Teamwork Projects a vu un impact bénéfique énorme ici à Ireland Website Design. Je ne peux tout simplement pas envisager de revenir à une époque sans elle pour la peur très réelle de perdre la traction et la croissance professionnelles que nous avons faites.

Les défis

En tant qu'équipe composée de nombreux membres, chacun avec ses propres spécialités et compétences, Ireland Website Design avait besoin d'une méthode pour centraliser et collaborer plus efficacement. Nick avait besoin de trouver une plate-forme qui organiserait les projets et les tâches nouveaux et existants de l'entreprise afin qu'ils puissent être vus et traités en équipe. Avec un large éventail de travaux, l'équipe avait également besoin de moyens pour simplifier les processus répétés de conception et de développement Web, de développement d'applications mobiles, de services de référencement, de gestion de contenu et de rédaction, ainsi que de conception graphique. De plus, ils voulaient s'interfacer en douceur avec des consultants indépendants du monde entier. L'équipe de conception de sites Web en Irlande avait besoin d'une visibilité et d'un accès à l'échelle de l'équipe, idéalement avec une transparence totale afin que les clients puissent suivre le travail sur leur projet. Des tâches et des listes de tâches détaillées étaient nécessaires pour s'assurer qu'aucun élément du projet n'était jamais oublié ou oublié. Ils voulaient également que chaque tâche ait des options d'affectation pour la responsabilité. Dans l'ensemble, Ireland Website Design recherchait un logiciel qui pourrait les aider à créer des flux de travail détaillés et complets et des options de tâches pour prendre en charge le flux de travail de l'équipe de manière à encourager la qualité du travail et des processus pour leurs clients. Nick voulait en particulier s'assurer que chaque membre de l'équipe avait la possibilité de rester informé lorsqu'il travaillait à distance ou sur la route.

La solution

Nick savait que lorsque son agence était entrée dans une phase de croissance, elle devait mener son équipe vers une approche de gestion de projet plus structurée et plus complète, alors il a commencé à chercher en ligne. Après une recherche approfondie, il a déterminé que les projets de travail d'équipe étaient un bon match. Ireland Website Design a commencé à utiliser les projets de travail d'équipe pour rationaliser et optimiser ses processus internes et ses résultats externes. Avec une équipe composée de membres avec des spécialités et des compétences diverses, ils ont géré un éventail complexe de tâches dans le cadre de leurs projets. Aujourd'hui, les réunions d'équipe sont plus faciles car toute l'équipe connaît bien les priorités de l'entreprise, les étapes du projet et les étapes pertinentes pour avoir une journée de travail productive.

“En utilisant les projets de travail d'équipe, je peux voir d'un coup d'œil sur quoi chaque membre de l'équipe travaille à un moment donné. Je peux également consulter les commentaires ou notes entre l'équipe et les clients respectifs. »

Les projets de travail d'équipe fournissent un sentiment de transparence du projet pour les membres de l'équipe interne et les clients externes. Les clients peuvent voir temps enregistré sur les tâches soutenant leurs projets et, même après l'achèvement d'un projet complet, les journaux d'activité et les notes enregistrés pendant toute la durée du projet sont stockés pour être révisés chaque fois que nécessaire. De plus, le chef de projet peut planifier les ressources qui seront nécessaires à l'avenir - et si des membres d'équipe supplémentaires sont nécessaires pour faire face à la charge de travail imminente.

“Les projets de travail d'équipe offrent un filet de sécurité dans la mesure où le personnel peut surveiller ses procédures et listes de contrôle pour s'assurer que chaque «case» est cochée. Il existe maintenant un processus évolutif et répétable utilisé pour dissuader les erreurs et conserver la cohérence. Nous avons trouvé beaucoup plus facile de tenir des réunions d'équipe, car tout le monde connaît et comprend ce qui se passe dans l'entreprise, les étapes des projets et les étapes pertinentes pour avoir une journée de travail productive. "

Les avantages

La combinaison des projets de travail d'équipe avec leur processus interne aide Ireland Website Design à résoudre de nombreux problèmes de flux de travail interne tout en trouvant quelques avantages inattendus. Pour s'assurer qu'aucun détail n'est oublié, chaque tâche dans une portée de projet plus large est détaillée avec des étapes étape par étape et sous-tâches, dates d'échéance et descriptions détaillées. Chaque tâche assignée doit être marqué comme terminé une fois terminé, tout ce qui est en suspens est instantanément visible comme une tâche incomplète. La conception du site Web en Irlande dépend de l'utilisation de journaux de temps par projet et par tâche pour leur propre objectif de gestion du temps et de productivité, mais aussi pour la communication client. Lorsqu'un client demande combien d'heures une phase spécifique de son création de site Web ou la conception du logo a pris, l'entreprise peut leur montrer l'heure et les dates exactes auxquelles des tâches spécifiques du projet ont été exécutées. Avec toutes les tâches et éléments de projet décrits dans Projets de travail d'équipe, Nick peut voir instantanément les tâches sur lesquelles chaque membre de l'équipe travaille à un moment donné, et observer les notes et commentaires entre l'équipe et les clients. Il est maintenant en mesure de passer plus de temps à entretenir des prospects, à peaufiner et perfectionner leur entonnoir de vente et de marketing, et à voyager pour rencontrer des pairs du secteur et des clients potentiels. Ayant accès aux projets de travail d'équipe sur son ordinateur portable et à l'application sur son appareil mobile, Nick n'est jamais hors de portée et peut rester informé avec des notifications et des rappels. Ces outils permettent également aux autres membres de l'équipe d'être instantanément informés de l'affectation d'une tâche ou de l'approche de l'échéance. Les intégrations permettent également une efficacité entre les flux de travail associés, comme l'utilisation par Nick de l'intégration Microsoft Excel.

“Peu importe où je me trouve ou ce que je fais, avoir des projets de travail d'équipe sur mon ordinateur portable ou mon appareil mobile dans sa forme d'application signifie que je ne suis jamais vraiment loin d'être au courant de l'action de l'Irlande du site Web. "

L'un des principaux avantages des projets de travail d'équipe est la façon dont les entreprises peuvent utiliser les fonctionnalités pour créer des outils détaillés et systématisés pour soutenir ses processus de travail. Depuis l'adoption de l'utilisation des projets de travail d'équipe, Ireland Website Design a remarqué une amélioration de la qualité du travail grâce à la cohérence et aux procédures rigoureuses mises en œuvre. Les projets de travail d'équipe permettent au personnel de surveiller leurs procédures et listes de contrôle pour s'assurer que chaque case est cochée. Avec les modèles de liste de tâches et les fonctionnalités de tâches récurrentes, le processus évolutif et répétable aide à dissuader les erreurs et à conserver la cohérence. Cela a conduit à une augmentation notable de la gestion du temps et de la qualité du travail professionnel. Les références ont également augmenté car les clients ont pris note du travail de haute qualité et de l'excellent suivi des tâches promises et achevées.

“Nous avons toujours eu l'impression de réinventer la roue. Nous n'avions pas de méthode claire ni d'ensemble de processus qui pourraient aider à décrire toutes les étapes d'un projet et à responsabiliser toutes les parties prenantes. Teamwork Projects est un outil essentiel pour toute entreprise moderne à la recherche d'une plateforme de gestion de tâches et de projets simple et efficace qui ne les laissera pas tomber.