Lorsque les retards de paiement sont la règle et non l'exception, la stabilité de votre agence est menacée. Découvrez comment maintenir votre trésorerie avec nos 5 conseils pour que vos clients paient à temps, à chaque fois. Les retards de paiement peuvent mettre en péril l'ensemble de votre agence. Un énorme 37% des factures sont payées en retard et 16% ne le sont pas du tout, selon un Étude Due.com. . Cela signifie que vous pouvez prévoir de ne consacrer qu'une partie de vos revenus (les 47% restants) à l'amélioration et à la mise à l'échelle de votre agence. Si vous n’avez pas de système pour vous assurer que les clients vous paient à temps, vous limitez votre croissance et sacrifiez près de la moitié de vos revenus. . Les retards de paiement sont frustrants, mais ne le prenez pas personnellement. Le service de votre agence n'est que l'une des dizaines de dépenses que vos clients doivent suivre. Les agences sont payées après la livraison du travail, de sorte que les clients ne sont pas très incités à payer une facture à la minute où elle est reçue. Beaucoup retarderont un projet de loi ou l'oublieront complètement tandis que votre résultat net devra en supporter le fardeau. Voici les pratiques de facturation qui vous permettront d'obtenir le flux de trésorerie constant nécessaire pour améliorer et développer votre agence.

1. Stipuler les conditions de paiement dans le contrat

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Un contrat peut être la kryptonite d’une agence. Si vous ne faites pas attention à vos conditions, elles peuvent conduire au mieux à des attentes inadaptées et au pire à une relation ruinée. Vous devez vous assurer de couvrir tout ce qui peut mal tourner et vous assurer d'être payé pour chaque heure travaillée, même dans des circonstances atténuantes. Pour supprimer les ouvertures pour mauvaise communication, votre contrat doit inclure:

  • Services que vous fournissez.

    Incluez un aperçu et la portée de chaque service que vous offrez afin que les clients sachent ce pour quoi ils paient. Si vous incluez un énoncé des travaux (SOW) qui explique plus en détail les livrables et les délais, il doit être référencé ici.

  • Coût des services.

    Si vous facturez toutes les heures, ce coût doit être ventilé. Si vous proposez une estimation, les ajustements de prix et le processus de réalisation doivent être indiqués ici.

  • Logistique de paiement.

    Indiquez clairement quand les factures seront reçues et combien de temps les clients disposent pour les payer. Assurez-vous également de noter toutes les options de paiement acceptables.

  • Pénalités de retard.

    Les gens sont câblés pour

    , , utilisez donc des frais de retard pour inciter les clients à payer à temps. La plupart des agences facturent entre 1% et 1,5%: juste assez pour encourager le paiement, mais pas assez pour aggraver les clients lorsque des erreurs sont commises.

  • Pénalités de non-paiement.

    Incluez une période (généralement 2 mois) pendant laquelle un client doit effectuer un paiement avant d'arrêter de travailler.

  • Comment les projets terminés sont traités.

    Indiquez clairement le préavis dont vous avez besoin et le montant pour lequel vous devriez être indemnisé.

  • Nommez des personnes spécifiques pour le projet.

    Lorsqu'on ne sait pas qui est responsable de quoi, un environnement de mauvaise communication est créé. Pour éviter cela, précisez qui est le principal point de contact de votre équipe et de l'équipe de votre client.

La première partie de votre contrat indique aux clients à quoi s'attendre de vous, et la dernière partie indique aux clients ce que vous attendez d'eux. Ne laissez pas de côté les détails concrets qui expliquent les cas extrêmes tels que les projets terminés. Pour une relation saine et mutuellement avantageuse, les deux sections doivent être explicites afin que les clients obtiennent le travail de haute qualité auquel ils s'attendent et que vous obteniez le paiement en temps opportun que votre agence attend. Ne laissez pas de côté les détails concrets qui expliquent les cas extrêmes tels que les projets terminés. Pour une relation saine et mutuellement avantageuse, les deux sections doivent être explicites afin que les clients obtiennent le travail de haute qualité auquel ils s'attendent et que vous obteniez le paiement en temps opportun que votre agence attend. Type pro: Prenez le temps de revoir votre contrat avec votre client - ne supposez pas qu'il a lu chaque clause lui-même.

2. Envoyer des factures détaillées

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Considérez la facture comme un renforcement des parties les plus importantes de votre contrat. Chaque fois que vos clients examinent leurs factures, ils peuvent ne pas se souvenir des dates d'échéance ou des frais de retard - alors indiquez-le clairement sur chaque facture elle-même. Ajoutez de l'urgence en incluant:

  • La date d'échéance. . Les factures qui incluent une date d'échéance sont à l'heure. Nommez une date spécifique au lieu de la formulation générale "due à la réception".

  • Pénalités de retard. Les pénalités financières pour paiement tardif dissuaderont les clients de retarder le paiement.

  • Un destinataire. Envoyez-le à un contact dont il est stipulé dans le contrat afin qu'il n'y ait qu'une seule personne responsable de la facture.

  • Options de paiement. Offrez aux clients plusieurs options afin qu'ils puissent payer en utilisant la méthode la plus simple pour eux. Offrez-leur la possibilité de changer les options de paiement dans chaque facture au cas où ils décideraient qu'une autre option fonctionne mieux pour leur flux de travail.

Plutôt que d'utiliser les factures comme rappels de paiement, utilisez-les pour inciter vos clients à agir immédiatement afin que vous puissiez vous attendre à des paiements selon un calendrier fiable. Type pro: Incluez une remise de 2% pour les clients qui paient dans les deux jours comme un incitatif supplémentaire. C’est une somme modique à payer pour que les clients qui différeraient normalement un paiement payent rapidement.

3. Augmentez la communication autour des factures

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Que votre facture arrive dans un e-mail ou une boîte aux lettres physique, il est trop facile pour elle de s'enfoncer dans le béguin des tâches quotidiennes. Augmentez la communication autour de ces factures avec des rappels précoces, des suivis et merci de les garder à l'esprit pour vos clients. Au début de votre relation avec votre client, discutez des meilleurs moyens de communiquer avec lui. Laissez-les choisir la manière dont ils souhaitent recevoir des rappels sur les paiements à venir. Vous pouvez suggérer:

  • SMS. Les agences hésitent à envoyer des SMS à leurs clients parce que cela semble intrusif, mais des études ont montré que plus de 60% des consommateurs le souhaitent. Tant que vous n'abusez pas de ce canal, les clients apprendront à le voir comme une extension de vos services, tout comme ils le font avec leurs notifications bancaires par SMS ou leurs alertes Uber. Vous pouvez utiliser un service tel que l'envoi de mises à jour par SMS directement depuis votre ordinateur.

  • Voix. Cela peut sembler démodé, mais certains clients préfèrent un appel téléphonique mensuel pour leur rappeler qu'une facture est à venir. Un appel téléphonique est un excellent moyen de faire disparaître les choses importantes, telles que les factures à venir. Vous pouvez configurer des rappels automatisés avec des services vocaux cloud comme.

  • Email. Alors qu'un e-mail mensuel peut être enterré dans une boîte de réception, chaque suivi fait remonter cet e-mail en haut de la boîte de réception. Vous pouvez automatiser un suivi des e-mails pour sortir tous les deux jours avec une extension de messagerie telle que.

  • Logiciel de facturation cloud. Des logiciels tels que vous permettent de garder une trace de toutes les factures passées et futures en ligne et d'automatiser les rappels à envoyer lorsqu'une facture arrive.

Peu importe le ou les canaux de communication que vos clients préfèrent, tant que vous communiquez fréquemment avec eux au sujet du paiement. Demandez-leur d'opter pour un ou tous ces canaux de communication pour réaligner leurs attentes. Type pro: Intégrez les logiciels préférés de votre équipe dans un seul flux de travail. Par exemple, vous utilisez Projets de travail d'équipe comme hub de vos projets et intégrer vos plates-formes de comptabilité et de messagerie électronique, afin que vous puissiez envoyer des rappels de paiement automatiques dès qu'un projet est terminé.

4. Encouragez les clients à configurer des paiements automatiques

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La plupart de vos clients ne manquent pas volontairement vos factures - ils pensent à une douzaine d'autres choses. . Il est difficile de se souvenir de se connecter le même jour chaque mois ou à la fin de chaque projet. Configurez le paiement automatique pour vos clients afin que le paiement soit automatiquement transféré de leur compte bancaire. Cela leur évitera d'avoir à se connecter tous les mois et vous évitera la conversation financière maladroite avec un client précieux. Faites vos recherches pour vous assurer que le système de paiement en ligne que vous avez choisi gère les paiements en toute sécurité - toute faille de sécurité compromettra tout vos relations clients. Services comme Bande ou portefeuille Google sont des noms fiables que vos clients reconnaîtront et feront confiance pour gérer les paiements récurrents. Type pro: Créez une page Web sur laquelle les clients peuvent voir les paiements passés, actuels et futurs, afin qu'ils puissent vérifier leurs factures quand cela leur convient. Un logiciel comme Blinksale le fait automatiquement pour vous - et il peut être intégré à votre logiciel de gestion de projet actuel pour encore plus d'efficacité.

5. Transférer les clients vers un contrat de service professionnel

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En théorie, une grande partie de la sécurité s'accompagne de mandats pour les clients et les agences. L'agence est payée avant tout travail, éliminant ainsi la possibilité de ne pas être rémunéré pour ses efforts, et le client sait exactement combien d'heures de travail un projet prendra, éliminant toute sorte de confusion entourant la portée d'un projet. Dans la pratique, cependant, les clients se méfient des mandats, estimant qu’il s’agit de contrats qui favorisent les agences. La plupart des mandats ont une politique «Utilisez-le ou perdez-le», de sorte que les clients craignent de payer plus que ce qu’ils reçoivent. Et c'est une préoccupation valable - à mesure que vous travaillez sur plusieurs itérations, la portée d'un projet peut changer. Vos clients pourraient vous demander de consacrer des heures supplémentaires ou vous pourriez terminer plus tôt que prévu. Pour obtenir l'adhésion de vos clients, vous devez rendre le mandat avantageux pour les deux parties concernées:

  1. Commence par offrant une réduction pour passer d'abord au contrat de rétention. Quelque chose d'aussi peu que 5% peut inciter les clients qui ont un budget serré à essayer.

  2. Offrez du crédit pour les travaux futurs si le projet ne prend pas aussi longtemps que prévu.

  3. Stipulez que les heures supplémentaires seront facturées à votre taux horaire habituel.

Ce sont tous des points dont vous devriez discuter avec un client dès que vous proposez un mandat, et ils devraient être clairement énoncés dans votre contrat de mandat. Type pro: Soyez transparent sur la façon dont vous comptez les heures. Utilisez un logiciel de suivi du temps et informez vos clients afin qu'ils ne doutent pas des chiffres qui apparaissent sur la facture.

Utilisez une communication claire pour les paiements à temps

De nombreuses agences passent des heures à fixer les prix de leurs services tout en négligeant les systèmes et pratiques essentiels qui encouragent le paiement rapide. Ces conseils pour créer de meilleures pratiques de facturation s'articulent autour d'une seule idée: une bonne communication rendra vos clients plus susceptibles de vous payer à temps. Soyez clair sur ce que vous allez fournir et comment vos clients seront facturés, puis facilitez-leur l'envoi du paiement. Vous serez surpris de la rapidité avec laquelle ces efforts créent un flux de trésorerie constant! ! Votre entreprise utilise-t-elle des stratégies qui encouragent les paiements à temps? Faites le nous savoir dans les commentaires.