Lorsqu'il s'agit d'établir des processus au sein de votre agence numérique, il peut être difficile de satisfaire tout le monde. Les chefs d'équipe et les chefs de projet veulent une structure. Ils savent que sans processus concrets, les projets se termineront dans une vague de confusion et d'adrénaline, et les clients finiront par être déçus.

Mais ce qui fonctionne pour une personne peut ne pas fonctionner pour une autre. Vous constaterez peut-être que vos créations résistent aux systèmes, processus ou workflows, car ils ne veulent pas qu’ils freinent leur créativité. Peut-être considèrent-ils ces méthodes de travail structurées comme des fardeaux administratifs qui les privent de leur temps et de leur énergie créatrice.

Mais ce n’est pas vrai.

Vous devez établir un flux de travail au sein de votre agence numérique pour éviter le chaos total - pour vos chefs de projet, vos créatifs et vos clients. Et un bon flux de travail doit permettre la créativité, pas la limiter. L'astuce consiste à créer un flux de travail suffisamment standardisé pour rendre le travail plus efficace, mais suffisamment flexible pour s'adapter à la variété des différents projets que votre agence entreprend.

Cela signifie examiner de près vos processus existants, cartographier les similitudes en tant qu'étapes et passer à un outil de gestion de projet flexible c'est facile d'accès et d'utilisation pour chaque membre de l'équipe. Voici comment configurer votre flux de travail de manière à satisfaire tout le monde.

1. Clarifier les responsabilités

Lorsque votre agence n'était composée que de quelques personnes, chaque membre de votre équipe portait probablement plusieurs chapeaux différents. Vous pourriez avoir eu un seul employé qui était chargé de maintenir toutes les communications avec les clients, de définir la portée de tous leurs projets et de mener à bien chaque projet du début à la fin. Mais au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise, vous avez probablement jugé nécessaire de vous spécialiser afin d'accorder plus d'attention à chaque domaine. Maintenant, vous pourriez avoir:

  • Gestionnaires qui sont responsables de la portée des projets et de s'assurer que les délais sont respectés.

  • Créatifs qui construisent les campagnes marketing.

  • Gestionnaires de compte qui s'interface avec les clients.

Ce changement structurel est l'endroit où de nombreuses agences se trompent.

Sur le papier, chaque rôle peut être défini, mais dans la pratique, les membres de l'équipe trouvent souvent que leurs tâches quotidiennes ne sont pas claires. Sans lignes directrices spécifiques indiquant où une responsabilité commence et où la suivante se termine, les actions peuvent se chevaucher, créant de la confusion et une duplication des efforts.

Par exemple, vos créations sont censées se concentrer sur création de contenu, mais au lieu de cela, ils sont intégrés dans les fils de discussion des e-mails pour vous aider à définir la portée du projet et à ajuster les délais. Non seulement est-ce déroutant pour eux (comment savent-ils ce qu'il faut prioriser?), Mais c'est une mauvaise utilisation de leur temps et de leurs ressources.

Évitez cette incertitude et clarifiez le rôle de chacun en vous en tenant à celui de McKinsey Mutuellement exclusif, collectivement exhaustif (Principe MECE). Ce principe suggère que tout problème commercial nécessite des solutions sans lacunes ni chevauchements. Ce modèle est particulièrement applicable aux rôles et aux responsabilités, car des rôles peu clairs pourraient signifier soit un écart ou un chevauchement. Pour le dire autrement: soit il y a deux personnes qui font le même travail, soit chaque personne suppose que l'autre s'en chargera, créant un vide.

Pour éviter cela, dressez une liste claire de toutes les responsabilités de chaque rôle, puis assurez-vous qu'elles sont distinctes et tiennent compte de chaque cas particulier.

Votre liste doit au moins avoir une réponse aux questions suivantes:

  • Qui porte un projet?

  • Qui est responsable du respect de l'échéance d'un projet?

  • Qui a le pouvoir de le changer?

  • Qui décide quand un projet est assez bon pour être expédié?

  • Qui communique avec les clients et à quelle fréquence?

2. Schéma de votre flux de travail

Perfectionner votre flux de travail n’est pas une question de refonte radicale. En réalité, création d'un workflow à partir de zéro signifierait que vous deviez changer le comportement de chaque personne dans l'entreprise - sans preuve que le changement fonctionnera. Au lieu de cela, vous voulez commencer par analyser votre flux de travail existant et trouver le meilleur moyen de l'optimiser, une étape à la fois. Pour commencer, choisissez plusieurs types de projets sur lesquels votre équipe a travaillé au cours des derniers mois et rédigez le flux de travail pour chaque projet. Un flux de travail général pour un projet entier peut ressembler à ceci:

  1. Créer des spécifications de projet et des idées de campagne

  2. Envoyez des idées et des estimations

  3. Demander des commentaires au client

  4. Création de contenu

  5. Obtenez l'approbation du responsable

  6. Envoyer la campagne au client pour approbation

  7. lancement

Bien sûr, les flux de travail varient pour chaque rôle ou service, mais le processus est le même. Planifiez votre flux de travail étape par étape en fonction du moment où une tâche est transférée d'une personne à une autre. Vous pouvez utiliser un outil de diagramme comme Gliffy pour créer un modèle de processus métier.

La création de diagrammes de votre flux de travail est un moyen simple de visualiser l'ensemble de votre processus créatif, du début à la fin et identifiez les goulots d'étranglement. Si vous constatez que la majeure partie du processus implique un projet qui va et vient entre deux personnes, vous devrez peut-être couper quelques étapes. Si vous avez beaucoup de processus séparés pour différents projets, essayez de proposer des étapes dans lesquelles tous les flux de travail peuvent s'intégrer. Par exemple, si l'équipe de conception ne dispose pas de boucles de rétroaction internes, mais que l'équipe des publicités sociales en a, vous pouvez créer des étapes plus générales pour s'adapter à tous les cas d'utilisation tels que "création de contenu".

Ceci est un exemple simplifié, et il sera différent pour chaque agence. L'important est qu'à la fin de ce processus, vous devriez avoir un modèle de flux de travail unique qui peut être adapté à n'importe quelle situation.

3. Passer à un logiciel de gestion de projet flexible

L'étape suivante consiste à mapper les flux de travail que vous avez créés à l'étape 2 dans un logiciel de gestion de projet suffisamment flexible pour le travail créatif. Choisissez un outil conçu pour vous permettre de travailler de la manière qui fonctionne pour vous et votre équipe, comme Projets de travail d'équipe. Le bon outil vous offrira toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour systématiser vos processus, sans ajouter de goulots d'étranglement inutiles ni ralentir la créativité de votre équipe. Voici les principales fonctionnalités à rechercher:

  • Une vue du tableau. Étant donné que les projets peuvent aller et venir entre les étapes (entre le responsable et la création ou entre le client et la création), vous souhaiterez une représentation visuelle pour voir où tout en est, ainsi que la quantité de travail de votre équipe à un moment donné. (Découvrez comment nous utilisons les tableaux pour créer un flux de travail de marketing de contenu époustouflant.)

  • Modèles de liste de tâches. Une fois que vous avez trouvé un processus qui fonctionne pour vous, rendez-le encore plus efficace en utilisant des modèles pour simplifier la phase de configuration. Les modèles peuvent vous aider à automatiser les tâches récurrentes régulièrement, ce qui permet à votre équipe de gagner un temps précieux dans la configuration de chaque projet.

  • Affectation de tâches par nom ou rôle de projet. Cette fonctionnalité pratique vous aidera à clarifier qui est responsable de quoi. Vous pouvez attribuer des tâches à des membres individuels de l'équipe, ou vous pouvez attribuer des tâches à des rôles de projet tels que «développeurs» ou «stratèges SEO», ce qui signifie que tous les membres de l'équipe avec ce rôle seront affectés à cette tâche.

  • Différents niveaux d'autorisations. Les équipes des agences ne fonctionnent pas comme des équipes d'autres entreprises. Il y a beaucoup plus de parties prenantes impliquées à chaque étape du processus, qu'il s'agisse de gestionnaires, de collègues ou de clients. Votre logiciel de gestion de projet doit avoir des paramètres qui vous permettent de partager des parties de votre flux de travail avec des tiers sans leur donner accès à l'ensemble de votre base de données. Recherchez un outil qui vous permet de voir exactement ce dont ils ont besoin, sans compromettre la confidentialité. (En savoir plus sur les solides paramètres de confidentialité et d'autorisation de Teamwork Projects.)

4. Intégrez tous vos outils dans un seul flux de travail

Une fois que vous avez résolu les problèmes de votre processus et que votre équipe utilise volontiers votre logiciel de gestion de projet, vous pouvez rendre votre flux de travail encore plus efficace en réunissant tous les outils que vous utilisez.

Que vous en ayez besoin pour des tâches spécialisées ou pour s'adapter à la façon dont vos clients aiment travailler, il est probable que vous deviez utiliser de temps en temps quelques autres outils.

Connecter ces autres outils à votre logiciel de gestion de projet vous permet de faire en sorte que les choses se passent bien. Utilisation intégrations (ou un outil d'intégration comme Zapier) pour connecter votre courrier électronique, votre système de gestion de proposition, votre outil de facturation et tout ce que vous utilisez, afin de pouvoir gérer tout ce dont vous avez besoin à partir d'un seul endroit - et éviter de briser votre concentration en changeant d'application toutes les quelques minutes.

Faites place à la créativitéand efficiency

En tant qu'agence numérique, vous savez que la créativité est la pierre angulaire de votre entreprise. Vous devez être innovant pour garder les clients heureux et gagner une bonne réputation. Mais vous devez également avoir une structure et des processus en place pour vous assurer que les clients obtiennent les résultats dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.

Un bon flux de travail permettra la créativité, pas la limiter. Cela peut vous aider à apporter de la transparence dans votre quotidien afin que chaque membre de votre équipe comprenne ses responsabilités au sein de l'agence.

Grâce à cette clarté et à cette orientation supplémentaires, vos créations peuvent se concentrer sur la qualité des livrables et atteindre systématiquement les normes élevées qui différencieront votre agence.