Avez-vous déjà entendu l'expression deux têtes valent mieux qu'une? Eh bien, c’est vrai! Les réunions d'équipe efficaces se produisent parce que vous rassemblez les gens pour discuter d'une idée ou d'un problème et les différentes perspectives et expériences de chacun dans la salle peuvent aider à aborder le problème sous plusieurs angles. Peu importe l'intention ou le but, les réunions sont parfois inefficaces. Ce qui suit servira de guide pour toutes ces personnes qui souffrent d'un affreux aliment de réunion. Je pense qu'il est prudent de dire que nous avons tous assisté à ces réunions en comptant les secondes, en espérant que quelque chose - n'importe quoi - viendrait animer l'heure que vous avez passée à écouter un sujet banal qui tourne et tourne en rond. Une fois, je me suis assis au fond d'une salle à écouter quatre hommes qui tentaient de diriger une réunion. Il n'y avait pas d'ordre, il n'y avait pas d'ordre du jour clair, il n'y avait rien. C'était le chaos. La réunion a duré trois heures et il n'y avait toujours pas de plan d'action pour l'avenir lorsqu'ils ont clôturé la réunion. C’était la plus grosse perte de temps que j’ai jamais passée! J'aspire à retrouver ces trois heures de ma vie. Pour cette raison, je suis déterminé à vous aider à ne pas perdre trop d'heures. Les gens oublient souvent ce que sont les réunions. Mon idée d'une bonne réunion d'affaires consiste en quelques personnes clés essentielles qui discutent d'une idée en vue de créer un plan d'action pour l'avenir. Le rapprochement d'idées et de perspectives multiples peut aboutir à une stratégie plus complète et sophistiquée.

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1. Plan Plan Plan Plan Tout d'abord, si vous souhaitez organiser une réunion, vous devez vous asseoir et écrire ce dont vous voulez discuter et ce que vous voulez résoudre (c'est-à-dire quel est le but de la réunion). La planification et la préparation contribuent grandement à des réunions efficaces. Faites une liste de contrôle pour la réunion, y compris tous les sujets dont vous voulez discuter et combien de temps vous devez consacrer à chacun.

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2. Communiquez l'agenda à vos collègues Envoyez un e-mail ou un message à vos collègues pour leur parler de la réunion. Donnez les détails évidents, tels que les dates, les heures et le lieu, puis joignez l'ordre du jour proposé et dites-leur ce que vous voulez qu'ils préparent pour la réunion. Je recommande de diffuser ces informations au moins deux jours avant la réunion pour que tout le monde puisse être prêt.

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3. Premières réunions, en début de semaine Ne faites pas partie de ces personnes qui ont une réunion le lundi matin à 9h ou le vendredi soir à 17h! Voulez-vous que tout le monde vous déteste? Non? OK bien! Lundi matin à 9 heures, l’esprit des gens est toujours en mode veille. Vendredi soir, vous n'obtiendrez aucune concentration et aucune créativité. Cependant, les réunions à 10 heures sont les meilleures, donnant aux gens le temps de prendre leur café et de lire leurs notes pour la réunion. L'heure de début de la réunion à 10h garantit à peu près que personne ne sera en retard à votre réunion non plus! Je suggère que les réunions ne devraient avoir lieu qu'en début de semaine: lundi, mardi ou mercredi. Cela signifie que le contenu de la réunion restera dans l’esprit des gens toute la semaine et qu’ils seront en mesure de se lancer immédiatement. Les ordres du jour des réunions du vendredi soir sont souvent oubliés lundi matin! Le jeudi ne donne pas vraiment aux gens assez de temps pour faire le travail. Les premières réunions, tôt dans la semaine, c’est la clé d’une productivité optimale!

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4. De courtes réunions sont la voie à suivre! Idéalement, toutes les réunions devraient durer moins de 30 minutes. Fixez un calendrier pour la durée de la réunion, déterminez et respectez une heure de début et de fin spécifique, et tenez compte du temps que vous pensez qu'il faudra au groupe pour discuter de chaque sujet et le mettre en œuvre. Les réunions sont des sessions de brainstorming glorifiées avec des moments de prise de décision intégrés. Bien qu’ils soient très importants, ne perdez pas de temps inutile avec eux!

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5. Commencez comme vous voulez continuer Le ton qui est donné au début de la réunion sera maintenu tout au long. Toujours être positif! Concentrez-vous sur les solutions et non sur les problèmes. Ne vous enlisez pas ou ne paniquez pas. Cela conduira à des réunions négatives, précipitées et inefficaces. Commencez et terminez toujours sur une note positive!

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6. Espace soigneusement choisi Assurez-vous que la réunion se déroule dans un environnement adapté à la taille et aux besoins du groupe. Avoir un mélange d'aides visuelles garde les choses intéressantes. J'encouragerais toujours à avoir un écran de télévision disponible pour communiquer toutes les vidéos / images, etc., nécessaires pour la réunion. Tout ce qui inspire l'énergie cinétique est génial! Avoir des choses comme des tableaux blancs, où les gens peuvent communiquer leurs idées, donne un air d'accomplissement parce que les idées et les plans sont écrits et le projet est effectivement démarré. Débarrassez-vous des tables! Quel but ont-ils vraiment? Pour les réunions courtes (5 à 10 minutes), qu'en est-il des réunions permanentes? Pas de chaises non plus (sauf pour ceux qui ont besoin de se lever)! Quoi qu'il en soit, les personnes debout se sentent plus productives. Il y a moins de dilly dallying quand les gens sont debout! De toute évidence, il serait inconfortable de rester debout pendant 30 minutes, alors pour les réunions plus longues, ayez des chaises confortables. Nous utilisons des fauteuils poires ici sur Teamwork.com.

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7. Si vous êtes en charge, pour l'amour de la chaise! Dirigez la réunion. Permettez aux gens d'exprimer leurs opinions mais sachez quand arrêter les divagations et les disputes. Assurez-vous que tout le monde exprime une idée - n'acceptez pas qu'une ou deux voix fortes occultent les autres. Quelqu'un doit prendre en charge pour s'assurer que tous les sujets importants sont discutés, que toutes les idées pertinentes sont entendues et que le temps n'est pas perdu. Préparez une liste de contrôle de ce que vous voulez accomplir dans un laps de temps donné pendant la réunion et cochez les choses au cours de la réunion. Gestion du temps et gestion des personnes. C'est votre travail en tant que président! Le but des réunions est de partager des idées et de collaborer, de poser des questions et de trouver des solutions. Votre travail en tant que président est de communiquer efficacement aux membres de l'équipe leur objectif à l'avenir. Les tâches et les objectifs peuvent souvent être perdus lors de la traduction par e-mail, et les meilleurs plans proviennent souvent d’une discussion d’équipe, car elle rassemble les meilleures idées de chacun. La gestion du temps est l'une des principales raisons pour lesquelles tant de réunions sont si horribles et ennuyeuses, donc si vous prenez quelque chose de ce blog, soyez prêt et planifiez vos réunions! Si vous deviez animer votre prochaine réunion d'une manière, qu'est-ce que ce serait? Je n'essaye pas de te dire comment penser, mais un mot… piñata. Aimez-vous apprendre à être plus productif ou à mieux collaborer? Abonnez-vous au blog haute performance Teamwork.com.