Dans cette étude de cas, découvrez comment l'agence de développement Web DotSee utilise Teamwork Projects pour planifier et gérer ses projets, améliorer la communication avec les clients et coordonner la facturation.


“J'avais besoin d'un moyen uniforme de communiquer avec les clients et d'enregistrer leurs exigences, leurs commentaires, leurs observations et même leurs demandes de changement. De tous les produits que j'ai évalués, Teamwork Projects s'est avéré être le plus rapide, le plus simple et le plus rentable. »

Sotiris Filippidis est développeur, consultant et fondateur de DotSee, une agence spécialisée dans le développement Umbraco CMS et DNN Community Platform. Il a plus de 20 ans d'expérience et a travaillé pour diverses entreprises en tant que développeur, chef de projet, chef de projet et directeur technique.


Les défis


“Je travaille avec des clients finaux, des chefs de projet et des développeurs, et chacun a ses propres habitudes de communication. Certains aiment la communication vocale, d'autres aiment créer des fils de messages sans fin et d'autres m'envoient des feuilles de calcul avec des choses à faire sur Dropbox. J'ai même demandé à des clients de discuter des spécifications avec moi sur Facebook Messenger! »

Avant d'utiliser Projets de travail d'équipe, Sotiris le trouvait de plus en plus difficile de gérer les communications avec plusieurs clients sur plusieurs plates-formes — un casse-tête que de nombreuses agences en croissance connaissent. Sotiris savait qu'il avait besoin de trouver une plate-forme unique qui lui permettrait de faire deux choses: 1) gérer les projets de développement Web de son agence et 2) rationaliser la communication client. Cependant, une fois que Sotiris a commencé à évaluer les options, il a constaté que les outils qu'il a essayés avaient des limitations de fonctionnalités ou étaient trop chers en raison de leur structure de prix par utilisateur.

“Pour des gens comme moi, il est très important de pouvoir ajouter n'importe qui, à n'importe quel projet, avec n'importe quel rôle, à tout moment. Je travaille avec différentes personnes par projet et je ne pourrais probablement pas me permettre les prix d'autres applications facturées par utilisateur et par mois. »

Sotiris savait exactement ce dont il avait besoin - un outil avec une interface utilisateur (UI) que ses clients ne trouveraient pas écrasante, mais suffisamment robuste pour répondre à ses besoins en tant que développeur et chef de projet. Après avoir essayé au moins une douzaine d'options, Sotiris a entendu parler des projets de travail d'équipe par un client qui travaillait dans le secteur des logiciels et qui utilisait l'outil pour gérer sa propre charge de travail. Contrairement aux outils de gestion de projet qu'il explorait auparavant, Projets de travail d'équipe l'a gagné à cause de la façon dont c'est "plus rapide, plus intuitif et plus riche en fonctionnalités que toute autre plateforme. Et pouvoir ajouter des utilisateurs illimités sans frais supplémentaires est certainement un gros plus.


La solution


DotSee utilise désormais des projets de travail d'équipe pour planifier et gérer toute sa charge de travail, communiquer avec clients et coordonner facturation. Le intégré, multifonctionnel fonction de suivi du temps pas seulement enregistre le temps passé sur les tâches, mais peut être utilisé pour générer des factures et rapports pour les clients. L'un des plus grands avantages de l'utilisation des projets de travail d'équipe pour DotSee est qu'il a communication client rationalisée sans que Sotiris n'ait à investir du temps, de l'argent ou de l'énergie pour convaincre ou enseigner aux clients d'utiliser le logiciel.

“Je laisse le choix d'utiliser Teamwork aux clients - s'ils ne veulent pas l'utiliser, ils peuvent simplement répondre aux notifications par e-mail envoyées par les projets Teamwork et ceux-ci sont automatiquement ajoutés à Teamwork. Je peux tout suivre car même si le client m'envoie un ancien message électronique avec une demande, j'utilise le Plugin Chrome pour le convertir en une tâche de travail d'équipe et suivre le temps. »

Si Sotiris n'oblige pas ses clients à utiliser des projets de travail d'équipe, il admet qu'il leur rappelle gentiment la quantité d'informations dont ils disposent en quelques clics.

“Habituellement, les clients s'engagent lorsqu'ils comprennent que l'organisation des informations dans les projets de travail d'équipe fonction de recherche puissante en fait, leur fait gagner beaucoup de temps par rapport à la recherche dans des fils de discussion sans fin. Il suffit généralement d'une seule connexion pour être convaincu! »

Teamwork Projects a également rationalisé la facturation de DotSee, rendant la facturation et le paiement plus simples et plus précis pour Sotiris et ses clients.

“Je toujours exporter le temps vers une feuille de calcul lorsque vous avez terminé et envoyez-le au client afin qu'il puisse voir en détail le temps passé et facturé. »

Les resultats


En tant que propriétaire d'agence, le temps, c'est de l'argent pour Sotiris, et Teamwork Projects lui fait gagner du temps chaque jour. La fonction de suivi du temps permet de créer des rapports et des factures instantanés, tandis que la puissante fonction de recherche lui permet de localiser des informations cruciales en quelques instants. Mieux encore, la communication avec les clients de son équipe est centralisée, il n'a donc jamais à se demander où se trouve un message important.

“Lorsqu'un client me pose des questions sur quelque chose qui a été fait il y a quelques années, je recherche Teamwork pour un fil au lieu de parcourir les e-mails et / ou les chats. Je trouve presque toujours ce que je recherche et Je suis prêt à répondre au client en une fraction du temps dont j'avais besoin avant Teamwork. »

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