Surf sur la vie est le magazine de surf emblématique et mondialement reconnu d'Australie depuis 30 ans. Ses problèmes uniques sur les surfeurs, les vagues, la technique, les voyages de surf et les planches de surf offrent aux surfeurs du monde entier une perspective approfondie qui s'est développée en une stratégie de publication numérique radicale qui porte ses fruits.

Surf sur la vie est publié par Aqualuna Media and Creative, une petite société d'édition indépendante située dans le Queensland, en Australie, qui produit également Chevaux blancs, un bookazine trimestriel de style table basse.

Craig Sims est propriétaire et éditeur de Aqualuna Media et Créatif, et est également chargé de cours à temps partiel sur le thème des médias australiens à l'Université Bond. Il termine un doctorat sur les préférences médiatiques du marché des jeunes émergents GenerationZ. Craig a choisi Teamwork Projects après avoir cherché des moyens de réduire ses frais généraux et de simplifier son processus de production pour Surf sur la vie.

“Teamwork Projects est un espace collaboratif prêt à l'emploi qui se traduit par une plus grande concentration, une productivité améliorée et des économies de coûts. Cela donne également un sens de l'ordre à notre processus de communication et de production, ce qui est vital dans un environnement axé sur les projets et les délais. »

Les défis

Le monde de l'édition a connu des changements importants depuis Surf sur la vie a été lancé, notamment lors de la transition vers l'ère numérique. Craig était toujours à la recherche de moyens de réduire les coûts sans compromettre la qualité du magazine et potentiellement perdre des lecteurs, soit parce que le contenu ne répondait pas aux attentes, soit parce que les lecteurs pouvaient trouver du contenu gratuit ailleurs.

“La presse écrite est un travail difficile à l'ère de l'ubiquité numérique, et pour survivre et innover, le premier objectif est de réduire les frais généraux. Nous voulions faire cela sans compliquer par inadvertance nos processus. »

L'un des endroits évidents pour trouver des économies de coûts était le processus de publication lui-même, qui était rempli d'étapes où les informations pouvaient être égarées, des séances de brainstorming pour des idées d'articles à chaque ébauche de preuves. La collaboration semblait plus difficile qu'elle ne devait l'être, même lorsque tout le monde était assis dans le même bureau ensemble.

“Avant les projets de travail d'équipe, nous communiquions par courrier électronique pour laisser une trace de nos décisions, mais cela était déroutant, inefficace et inefficace à plusieurs niveaux. Les erreurs étaient monnaie courante et le niveau de frustration au cours de la période limite était élevé. »

La solution

L’objectif principal de l’équipe avec les projets de travail d’équipe était d’organiser toutes leurs communications afin que les idées et les fichiers puissent être partagés de manière transparente. Pour garder tous les détails ensemble, ils organisent chaque numéro comme un ensemble de fonctionnalités, et chaque fonctionnalité dans son propre fil dans l'ordre chronologique, à partir de commentaires, images, ébauches de mise en page et plus encore. Toutes les demandes de changement ou révisions sont contenues dans ces fils, et non dispersées dans les e-mails et les notes.

Puis vient le moment critique. À mesure que la date limite de publication se rapproche, ils ouvrent un nouveau fil avec le premier brouillon de l'ensemble du magazine. L'équipe éditoriale sollicite des commentaires et apporte toutes ses corrections sur place. Une fois toutes ces modifications intégrées, un fil final est créé et devient le brouillon final.

“Notre nouveau processus est tellement fluide et simple. Il n’a pas fallu longtemps à notre équipe pour apprendre à utiliser les projets de travail d’équipe et trouver un moyen de les utiliser qui facilite le travail de chacun. »

Après avoir utilisé des projets de travail d'équipe pendant plusieurs mois, l'équipe de Surf sur la vie se sont rendu compte que la communication s’était tellement améliorée qu’ils n’avaient plus besoin d’un bureau pour collaborer. Ils ont décidé d'essayer de travailler en équipe à distance, abandonnant leur espace de bureau et économisant à l'entreprise un énorme coût mensuel récurrent.

“Notre équipe de base comprenant un éditeur, un éditeur, un concepteur, un directeur de production et un directeur des ventes et du marketing sont en fait situés à moins de 15 minutes en voiture les uns des autres, mais malgré cela, nous travaillons tous de chez nous et nous «nous rencontrons» sur des projets de travail d'équipe. Nous avons produit 6 numéros en 15 mois et nous nous sommes rencontrés en personne en tant que groupe pas plus de 2 à 3 fois. »

Les avantages

Surf sur la vie n’avaient pas l’intention de réaliser des économies de coûts aussi importantes ou de renoncer à leur espace de bureau lorsqu’ils se sont inscrits à Teamwork Projects. Ils ont supposé qu'ils auraient toujours besoin d'interactions en personne quotidiennement pour une collaboration et une efficacité optimales, mais les projets de travail d'équipe ont réduit plus que les erreurs et les e-mails égarés.

“Maintenant, nous pouvons sortir du lit et être au travail en quelques secondes, et non en quelques minutes ou heures. Nous ne savions pas combien de distractions au bureau réduisaient notre productivité. "

Craig ne prévoyait pas non plus comment la dynamique d'équipe s'améliorerait dans l'environnement de bureau virtuel de Teamwork Projects. Avoir la capacité de suivre clairement tous les changements et en un seul endroit a réduit les tensions que la plupart des maisons d'édition considèrent comme une partie normale du travail.

Aujourd'hui, toute l'équipe se consacre au logiciel, donnant à chaque personne plus de temps pour se concentrer sur la construction de chaque numéro au lieu de rechercher des messages ou des fichiers. Craig est ravi d'avoir trouvé un outil qui permet à son entreprise de prospérer à la fine pointe de l'industrie de l'édition.

“Nous aimons utiliser les projets de travail d'équipe car ils sont proposés à un prix avantageux, sont hautement personnalisables et disposent d'un cadre intuitif qui semble parfaitement adapté au flux de travail de publication de magazines. »