Pendant les 12 jours de Noël de Teamwork Spaces, nous partagerons des conseils, des bonnes pratiques, des cas d'utilisation et publierons de nouvelles fonctionnalités pour vous aider à tirer le meilleur parti des espaces de travail d'équipe.

Le 12e jour de Noël, Teamwork Spaces vous présente les 12 principales fonctionnalités publiées tout au long de 2020. Au cours de l'année, nous avons cherché à améliorer continuellement votre expérience au sein de Teamwork Spaces en améliorant et en simplifiant nos fonctionnalités existantes, mais tout aussi important, nous ' ve a également publié de nombreuses nouvelles fonctionnalités, dont 12 sont mises en avant aujourd'hui.

1. Pages privées

Sécurisez votre contenu dans les espaces de travail d'équipe avec Pages privées. Vous pouvez définir des pages comme privées pour qu'elles soient vues par vous, les éditeurs ou certains utilisateurs. Lorsqu'une page est privée, elle se déplace vers le bas de votre arborescence de contenu sous une nouvelle section privée. Ceux-ci ne peuvent être vus que par les utilisateurs sélectionnés, ils constituent donc des informations confidentielles et de restriction idéales ou hébergent des projets de documents.

2. Pièces jointes spatiales

Vous pouvez télécharger pièces jointes à un espace et partagez-les sur plusieurs pages dans cet espace. La page des pièces jointes de l'espace est accessible via la barre latérale de l'espace et affichera toutes les pièces jointes téléchargées vers un espace ou des pages individuelles. Vous pouvez également supprimer les pièces jointes à partir d'ici, ce qui les supprimera de toutes les pages sur lesquelles elles sont utilisées. En utilisant le widget des pièces jointes dans l'éditeur de page, vous avez également la possibilité de sélectionner des fichiers dans l'espace à afficher sur la page.

3. Modèle de page

Créez des modèles de page dans votre compte Teamwork Spaces afin que votre équipe au sens large puisse les utiliser à l'avenir, tout en commençant à automatiser les processus, à gagner du temps lors de la configuration et à maintenir une structure dans vos espaces. Lors de la création d'une nouvelle page, vous pourrez sélectionner un modèle existant à utiliser à partir des options Ajouter une page. Vous pourrez également sélectionner un modèle dans l'éditeur de page, cliquez simplement sur Utiliser un modèle lorsque vous créez une nouvelle page - vous permettant de voir un aperçu du modèle que vous avez sélectionné.

Nouveau des modèles peuvent être créés directement à partir d'une page ou de l'option Modèles de page dans les paramètres des espaces de travail d'équipe. Tous les modèles existants peuvent être mis à jour ou supprimés ici.

Page Templates

4. Galerie de modèles globale

Les modèles de page suivants, nous avons ensuite introduit un tableau de modèles prédéfinis que vous pouvez trouver dans la galerie de modèles. De l'EOS L10 aux procès-verbaux de réunion, des propositions client à la planification de projet, et bien d'autres, vous pouvez générer votre contenu à partir de nos modèles prédéfinis, vous assurant ainsi de couvrir tout ce dont vous avez besoin tout en gagnant du temps.

Sélectionnez Utiliser un modèle dans votre nouvelle page d'espace, cliquez sur Galerie de modèles, et sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.

Template Gallery

5. Réactions

Parfois, une image vaut mille mots. C’est pourquoi nous avons introduit Réactions! Semblable à Teamwork Chat, vous pouvez désormais choisir parmi une sélection d'émojis populaires dans les espaces de travail d'équipe pour réagir au contenu.

Utilisez les réactions pour obtenir le sentiment et les commentaires de votre équipe sur votre contenu, que ce soit sur des pages, des commentaires de page ou des commentaires intégrés. Les réactions vous permettent de reconnaître ou d'évaluer les réponses sans que tout le monde ait besoin de laisser des commentaires inutiles.

Reactions

6. Exportation PDF

Nous avons également ajouté la possibilité de exporter le contenu d'un espace entier au format PDF. Cela signifie que vous pouvez partager vos documents importants, vos SOP, l'historique de vos projets et plus encore avec les clients et les parties prenantes, que ce soit de manière continue, pour les réviser à un moment donné ou pour les archiver à la fin d'un projet, cela vous permet de garder les lignes de communication ouvertes et transparentes.

Pour exporter un espace, allez dans la zone Options, faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur le bouton Demande d'exportation PDF pour démarrer le processus d'exportation.

7. Partage de pages publiques

le Partage de page publique la fonctionnalité vous permet de partager du contenu avec des collaborateurs externes. Nous savons que beaucoup d’entre vous ont souvent besoin de travailler sur la documentation avec des clients - cependant, lors de l’itération sur de tels documents, le travail peut facilement se perdre. Avec le partage de pages publiques, vos clients peuvent commenter les documents en direct, ce qui vous permet d'obtenir des commentaires cruciaux des parties prenantes tout en vous assurant que vous maîtrisez votre documentation et que vos informations sont tenues à jour.

Pour créer un lien public vers votre page, sélectionnez l'option Utiliser un lien partageable en sélectionnant Partager en haut à droite d'une page publiée. Le champ de partage de lien sera mis à jour avec une URL publique de la page, et vous aurez la possibilité de copier le lien. Vous pouvez également envoyer des invitations par e-mail aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre page, et elles recevront un lien personnel pour accéder à la page.

Public Page Share

8. Widget de chronologie

Visualisez facilement l'avancement d'un projet dans un Widget de chronologie!

Créez simplement des calendriers directement dans vos pages pour coordonner le travail ou suivez et attribuez des tâches à partir des réunions, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de voir les progrès et les délais de livraison attendus de manière très visuelle, directement dans l'espace.

Timeline Widget

9. Rôle du gestionnaire d'espace

Nous avons récemment introduit le Gestionnaire d'espace rôle, vous donnant plus de contrôle sur vos autorisations utilisateur et la gestion de tous les espaces de votre organisation.

Avec l'ajout de ce nouveau rôle, les autorisations et l'accès des utilisateurs ont maintenant changé:

  • Gestionnaire d'espace – En plus d'avoir toutes les autorisations d'un éditeur, les Space Managers peuvent inviter et supprimer des utilisateurs, gérer les options d'espace et administrer et supprimer un espace,

  • Éditeur – Peut créer, modifier, lire, commenter et supprimer des pages dans un espace. Les éditeurs peuvent également attribuer la lecture requise et définir les paramètres de confidentialité des pages individuelles. Cependant, ils n'y ont plus accès; les options d'espace, les paramètres d'espace ou la section des autorisations d'un espace.

  • Lecteur – Peut lire des pages et faire des commentaires.

Vous pouvez réviser les niveaux d'accès de vos employés via la section des autorisations de votre compte Teamwork Spaces.

Space Manager Role

10. Catégories d'espace

Vous pouvez facilement trouver vos espaces avec notre fonctionnalité de catégorisation. L'administrateur de votre équipe peut créer une liste de catégories spécifiques à votre compte afin que vous puissiez organiser et regrouper vos espaces, ce qui simplifie le processus pour votre équipe lorsqu'elle tente de localiser du contenu. Les administrateurs peuvent ajouter, modifier et supprimer des catégories dans la zone d'accueil de votre compte.

Spaces categories

11. Commentaires en ligne en mode lecture

Comme vous êtes nombreux à collaborer avec des équipes plus larges, des parties prenantes et des clients, nous comprenons à quel point il est essentiel de recueillir leurs commentaires directement dans les espaces de travail d'équipe lorsqu'ils sont en mode lecture.

Les utilisateurs peuvent collaborer avec vous en quittant commentaires sur le texte sans avoir besoin d'être en mode éditeur. Si nécessaire, les éditeurs peuvent désactiver la capacité de commentaire en mode lecture lors du partage de contenu et tous les commentaires faits en mode éditeur ne seront visibles que par les autres éditeurs.

Inline-comments

12. Table des matières

Les lecteurs peuvent désormais afficher une barre de navigation de page discrète sur le côté gauche de leur page. Cela permet aux lecteurs de naviguer facilement à travers de longues pages de contenu.

Et n'oubliez pas les 2 nouvelles fonctionnalités que nous avons lancées au cours des 12 jours de Noël avec les espaces de travail d'équipe:

Nous espérons que vous trouverez de la valeur dans les 12 jours de Noël de Teamwork Spaces. Comme toujours, si vous avez des commentaires ou des questions, veuillez laisser un commentaire ci-dessous ou contactez-nous à spaces@teamwork.com. Joyeuses fêtes!