La gestion de projet est l'outil ultime pour réfuter tous les pires stéréotypes sur les équipes créatives. Cela nous aide à être parfaitement organisés. Cela rend notre travail plus quantifiable. Et cela facilite la compréhension de ce que nous faisons du point de vue du cerveau droit. Certes, s'il y a une diapositive dans votre bureau, la gestion de projet ne peut rien y faire cette.

Bien sûr, la réalité est que de nombreuses personnes créatives sont de grands organisateurs et communicateurs, et sont plus que capables de travailler en simpatico avec des clients non créatifs. Mais la gestion de projet va plus loin, en permettant systématiquement une approche claire et organisée du travail.

Ce guide vous guidera à travers tout ce que vous devez savoir sur la gestion de projet créatif, de ses processus et défis au rôle d'un créateur gestionnaire de projet.

Notre objectif est que vous repartiez avec les outils pour utiliser la gestion de projet pour livrer des projets créatifs - du processus à la plateforme.

Qu'est-ce que la gestion de projet créatif?

La gestion de projet créatif fournit un cadre pour réaliser un travail créatif. Voici quelques-unes des caractéristiques déterminantes du processus:

    • L'équipe de projet définit les résultats que le projet doit livrer. Cela peut être n'importe quoi, des conceptions d'applications aux éléments de campagne. Ces résultats sont souvent appelés livrables.

    • Le travail du projet est divisé en tâches. Ceux-ci sont attribués à des membres spécifiques de l'équipe, à qui il est demandé de terminer la tâche avant un certain délai. Par exemple, dans un projet de conception d'un panneau d'affichage, vous pouvez attribuer une tâche de conception de la création à un graphiste, et une autre tâche à rédiger le texte publicitaire à un rédacteur, et ainsi de suite.

    • Les personnes impliquées dans le projet sont considérées comme «parties prenantes du projet». L'ensemble de l'équipe projet, y compris les parties prenantes internes et externes, collabore librement sur le projet au sein de la même plateforme de gestion de projet. Si vous êtes une agence publicitaire, cela inclura probablement vos clients.

    • Tout le monde se met au courant de ses progrès grâce à des réunions d'équipe régulières. En tant qu'équipe créative, vous devriez chercher à en faire une caractéristique stimulante de vos projets, alors n'hésitez pas à impliquer des activités partagées ou même des jeux.

    • L'équipe travaille tout au long du cycle de vie d'un projet. Initiation> Planification> Exécution> Approbation.

Ces points ne font vraiment qu'effleurer la surface de ce qu'est la gestion de projet. Pour plus de détails, lisez le Guide de travail d'équipe pour la gestion de projet.

Gestion de projet dans le cycle de vie du projet créatif

Le processus de gestion de projet évolue à travers les étapes du cycle de vie d’un projet créatif. De l'engagement initial à l'approbation créative, il joue un rôle spécifique à chaque étape.

Un moyen simple de décomposer le cycle de vie de la gestion de projet créatif est:

  1. Initiation

  2. Planification

  3. Exécution

  4. Approuver

Étape # 1: Initiation

Le projet créatif commence lorsque l'équipe et son client conviennent de travailler ensemble pour atteindre un objectif particulier. Cela pourrait être une conception de site Web, cela pourrait être une campagne publicitaire - le fait est que tous les acteurs clés sont d'accord sur ce qui va se passer.

Lors de l'initiation, l'équipe de projet écrit son objectif clé dans une charte de projet, qui devra être approuvée par les principales parties prenantes. L'équipe peut ensuite mettre en place son processus de gestion de projet et se préparer à planifier.

À ce stade, il est essentiel de définir soigneusement les objectifs du client et la portée du projet. Qu'est-ce que votre client veut exactement que vous livriez, et comment le livrerez-vous exactement? Vous devriez également discuter de la façon dont l'avancement du projet sera suivi et signalé, et à quelle fréquence vous communiquerez avec votre client tout au long du projet. Nous vous suggérons d'encourager votre client à rester en contact exclusivement via votre plateforme de gestion de projet, car cela garantira une communication transparente et toujours dans le contexte du projet.

Étape # 2: Planification

La deuxième étape du cycle de vie du projet, la planification, consiste à définir le travail qui ira dans le projet et à attribuer ce travail en tant que tâches aux membres de l'équipe concernés.

Pour ce faire, l'équipe du projet doit identifier en collaboration les étapes à suivre pour atteindre l'objectif du projet. Dans certains cas, les tâches peuvent être réparties par thème entre différents groupes au sein de l'équipe, par ex. Création / Marketing / Développement.

Une autre étape importante de la planification consiste à identifier les jalons du projet. Ce sont des dates cibles qui représentent un jalon majeur sur la voie de l'achèvement du projet, par ex. "Toutes les créations publicitaires ont été désactivées". Cette mesure de haut niveau de l'avancement du projet peut être précieuse pour les principaux intervenants, qui n'ont peut-être que le temps de se renseigner sur le projet de manière éphémère de temps en temps.

La phase de planification implique également de déterminer qui est disponible pour travailler sur le projet, combien d'heures sont nécessaires par ressource, etc. Dans certains cas, vous pouvez identifier le besoin d'externaliser une partie de la portée du projet à un tiers, tel qu'un pigiste ou une autre agence de création. Ce processus est appelé «planification des capacités».

Étape # 3: Exécution

La gestion de projet prend tout son sens lors de la phase d'exécution d'un projet créatif.

Les membres de l’équipe peuvent collaborer sur des tâches au sein d’un logiciel de gestion de projet, en les marquant comme «terminées» au fur et à mesure de leur progression dans le projet. Le logiciel doit leur permettre de suivre le temps qu'ils passent sur chaque tâche, car cela vous aidera à identifier les incidences de fluage de la portée pendant le projet et à présenter une facture détaillée et précise au client une fois le projet terminé.

Pendant que les membres de votre équipe poursuivent leur travail de projet, le processus de gestion de projet garde une trace de toutes les parties mobiles du projet. Une bonne méthode pour le suivi du flux de travail consiste à utiliser une vue de tableau kanban, où les tâches sont représentées par des cartes, qui peuvent être déplacées le long d'une série de colonnes indiquant l'état de la tâche, par ex. En cours, examen avec le client, approuvé. Cette approche permet de repérer facilement les goulots d'étranglement, afin que vous puissiez les résoudre avant qu'ils ne deviennent un problème sérieux.

D'autres options pour surveiller les progrès de l'équipe comprennent des visualisations telles que diagrammes de Gantt et les échéanciers du projet.

Il peut y avoir des moments pendant la phase d'exécution où un membre de l'équipe découvre qu'il ne peut pas terminer une tâche en raison d'un obstacle qu'il a rencontré. Dans ces cas, ils peuvent signaler le «bloqueur» qui se met en travers, afin que leurs coéquipiers puissent les aider à trouver une solution.

Étape 4: approbation créative

C'est l'étape où le client approuve le projet créatif, ce qui le marque comme terminé.

Le processus de gestion de projet est inestimable lors de l'approbation créative, car il peut rendre le travail de l'équipe créative quantifiable.

Toute la documentation du projet, ainsi qu'un enregistrement de toutes les tâches du projet, peuvent être stockées dans un logiciel de gestion de projet et présentées au client au moment de la signature.

Lorsque toutes les parties sont heureuses, le projet se termine et nous faisons éclater le bouillonnant proverbial!

undefined

La gestion de projet créatif est-elle compatible avec mon projet?

Tout type de travail créatif qui nécessite une organisation des personnes et du travail peut bénéficier de la gestion de projet.

Voici quelques exemples de projets créatifs généralement livrés à l'aide de la gestion de projet:

  • Conception graphique

  • création de sites web

  • Production commerciale / publicitaire

  • Production vidéo

  • l'image de marque

La gestion de projet peut être utilisée pour organiser toutes les personnes et tous les processus nécessaires à la création d'un actif créatif. Dans un projet de réalisation d'une vidéo explicative, cela inclurait le réalisateur, les animateurs 3D, les scénaristes, etc.

Quoi que fasse votre équipe créative, la gestion de projet pourrait être la solution qui unit vos projets et les maintient concentrés sur leurs objectifs.

Que fait un chef de projet créatif?

Le processus de gestion de projet créatif est généralement dirigé par un chef de projet. Si cette personne est un spécialiste de la gestion de projets créatifs, elle peut être considérée chef de projet créatif. C'est fondamentalement le Rizzo à ton Dames roses.

Les principales responsabilités d'un chef de projet créatif comprennent:

  • Diriger les clients dans la planification de projets.

  • Intégration des membres de l'équipe sur la plateforme de gestion de projet. Dans la plupart des cas, cela signifie configurer chaque membre de l'équipe avec un profil sur une plate-forme numérique Web sécurisée, puis leur apprendre à l'utiliser.

  • Former les chefs d'équipe à l'approche de gestion de projet spécifique qui sera utilisée pour livrer le projet. Ceci est souvent appelé le méthodologie de gestion de projet.

  • Diriger des réunions d'équipe sur l'avancement du projet.

  • S'assurer que l'équipe adhère au processus de gestion de projet.

  • Aider les membres de l’équipe à contourner les «bloqueurs». Un bloqueur peut être tout ce qui empêche quelqu'un d'accomplir une tâche, du manque de matériel requis à un problème technique.

  • Créer des rapports d'étape pour les parties prenantes concernées.

  • Participer à l'évaluation du projet.

Tous les projets créatifs n'ont pas besoin d'un chef de projet. En fait, de nombreuses équipes créatives n'ont aucun mal à partager la responsabilité de la gestion de projet dans toute l'équipe. Si vous décidez de vous passer d'un chef de projet, assurez-vous simplement que toutes les responsabilités clés de la gestion de projet ont été attribuées aux membres de l'équipe. Une bonne approche pour les équipes créatives qui travaillent ensemble régulièrement est que la direction de la gestion de projet effectue une rotation à travers l'équipe d'un projet à l'autre. Cela aide à garder la dynamique d'une équipe fraîche et donne à chaque membre de l'équipe la chance d'apprendre la gestion de projet du point de vue du leadership.

Considérations spéciales dans la gestion de projet créatif

Un projet créatif ressemble beaucoup à un autre: il ne réussit que si l'équipe répond aux attentes tâches, les livrables et les indicateurs de succès. La meilleure façon d'atteindre ces objectifs est de suivre un processus de gestion de projet standard.

Cela dit, il y a des considérations spéciales dans les projets créatifs, que vous devrez peut-être prendre en compte pour que les choses se passent bien pour votre équipe de projet. Examinons quelques points clés à considérer.

Mesurer le succès créatif

Lors de la phase de planification d'un projet créatif, le projet de groupe devra identifier des critères de réussite pour chaque livrable du projet. Ce sont les paramètres qui seront utilisés pour mesurer dans quelle mesure les objectifs du projet ont été atteints.

Comment mesurer le succès peut être un sujet controversé parmi les équipes créatives. Cependant, les approches suivantes peuvent généralement nous donner les critères de réussite dont nous avons besoin pour la gestion de projet créatif:

  • Les critères de réussite sont définis par le client. Les projets créatifs sont souvent livrés par une équipe créative, au nom d'un client. Par exemple, une marque peut demander à une agence de création de créer de nouvelles images qui seront utilisées dans ses publicités. Dans de tels cas, le client définit souvent les critères de réussite du projet. Celles-ci peuvent être basées sur les performances - par exemple, “Les images doivent permettre à au moins 70% des membres des groupes de discussion de consommateurs de se sentir positifs et appétis. D'un autre côté, les critères de réussite qu'un client définit pour une équipe de création peuvent simplement être basés sur des spécifications: “Les images doivent être X, Y et Z. » Les équipes créatives doivent être minutieuses dans la définition de critères de succès spécifiques et mesurables pour les projets créatifs sur lesquels elles travaillent pour les clients. De plus, toute exigence critique du projet doit être inscrite dans le contrat entre l'équipe et son client.

  • Facteurs commerciaux. De nombreux projets créatifs ont des objectifs commerciaux essentiels à leur viabilité. Par exemple, si vous conceviez une nouvelle page de destination pour votre agence, vous auriez généralement besoin d'une augmentation du taux de conversion des visiteurs en demandes de renseignements, afin de réussir le projet. Les facteurs commerciaux se traduisent très facilement en critères de succès, par ex. “Augmentez le taux de conversion de la page de destination de 0,5% à 1%. "

  • Facteurs de productivité. Certaines personnes et équipes créatives utilisent la gestion de projet comme un moyen d'être plus organisé et d'augmenter leur productivité. Dans ce scénario, le critère de succès clé est simplement de réaliser les tâches.

  • Facteurs créatifs. En tant qu'équipe créative, vous souhaiterez que votre travail soit fidèle à votre propre identité, ainsi qu'à celle de votre client. Cet aspect de la réussite d'un projet peut être mesuré par des mesures telles que le niveau de respect des directives de votre marque ou la mesure dans laquelle les perceptions du public des livrables du projet correspondent à votre identité de marque.

Pour de nombreuses équipes de projet créatives, la forme la plus complète de succès est obtenue grâce à une combinaison de facteurs commerciaux et créatifs. Tenir compte des facteurs commerciaux tout en sous-performant les facteurs créatifs pourrait affecter le sentiment d’identité de l’équipe et sa réputation, tandis que l’absence de facteurs commerciaux pourrait nuire à sa viabilité. Les équipes créatives doivent s'assurer de mettre en place tous les facteurs de succès qui s'appliquent, pendant planification de projet.

Répondre au besoin d'approbation du client

Le statut de réussite des projets créatifs est souvent soumis à l'approbation du client. Par exemple, si le graphiste d’une équipe doit créer une affiche, le processus de gestion de projet comporte plus d’étapes que l’affectation d’une seule tâche au concepteur. Au lieu de cela, nous devons assigner la tâche de créer l'affiche et le soumettre au client pour approbation. En outre, fournir cette approbation devient une autre tâche, qui est dans ce cas assignée au client.

Certaines plates-formes de gestion de projet offrent des moyens d'accélérer cette caractéristique typique des projets créatifs. Par exemple, dans Teamwork, vous pouvez créer une liste de tâches, qui contient à la fois la tâche exécutable (par exemple, créer une image) et la tâche d'approbation, qui doit être attribuée à l'intervenant concerné. Vous et le client pouvez également utiliser des commentaires dans chaque tâche pour enregistrer directement leurs commentaires, afin que vous puissiez vous référer à la conversation à l'avenir.

Dans d'autres cas, l'approbation peut devoir être facilitée par la création d'une tâche totalement distincte pour la partie prenante concernée. Cette approche est relativement inefficace, mais elle peut faire le travail.

Gestion de projet flexible

La nature du travail créatif et ses facteurs de succès exigent souvent une approche flexible. De la copie écrite qui résonne à la capture de l'essence d'un sujet sous forme vidéo, l'excellence créative tend à être plus que de sauter à travers un certain éventail de cerceaux.

Dans cette optique, nous devons parfois adopter une approche flexible de la gestion de projets créatifs. Cela pourrait signifier être relativement flexible sur les délais pour certaines tâches; donner à l'équipe une plate-forme de gestion de projet qu'elle peut utiliser via n'importe quel appareil, plutôt que simplement vos ordinateurs de bureau; accorder des autorisations aux parties prenantes pour modifier certains aspects de la configuration du projet; ou tout ce qu'il faut pour laisser place au processus créatif.

Les avantages d'utiliser un logiciel de gestion de projet pour la gestion de projet créative

Comme nous l'avons mentionné dans la section précédente, les tâches et projets créatifs exigent parfois une grande flexibilité. La droite plateforme de gestion de projet peut inculquer cette qualité cruciale dans le processus de gestion de projet.

Dans le cas du travail d'équipe, la flexibilité est assurée par une variété de fonctionnalités, notamment:

  • La capacité d'attribuer le travail à des équipes plutôt qu'à des individus. Cela encourage les membres de l'équipe à trouver leurs propres solutions créatives aux tâches. Cela réduit également le potentiel de microgestion, que certaines équipes de création trouvent étouffant.

  • Notre fonction de charge de travail, qui fournit une vue d'ensemble de la disponibilité de chaque membre de l'équipe et permet l'attribution facile des tâches.

  • Options pour créer des flux de travail personnalisés, uniques à votre façon de travailler.

Chaque équipe créative est susceptible d'avoir ses propres besoins en matière de gestion de projet. Ainsi, plus vous avez de flexibilité dans votre plateforme de gestion de projet, mieux c'est.

Bien entendu, tout n’est pas une question de flexibilité. Ce n’est pas une sorte de convention des contorsionnistes.

Un autre avantage clé du logiciel de gestion de projet est qu'il peut fournir des moyens de suivre le temps que vous passez sur des tâches individuelles au sein d'un projet. En ce qui concerne le moment de la facturation, vous pouvez utiliser les enregistrements de votre suivi du temps pour expliquer au client pourquoi le travail a duré exactement aussi longtemps.

La gestion de projet peut également fournir un espace utile pour collaborer avec les clients en contexte. Cette façon de travailler ensemble permet de garantir que tout le travail du projet est capturé et enregistré dans un endroit facile à trouver.

undefined

3 P pour démarrer avec la gestion de projet créatif: plate-forme, personnes, processus

À ce stade, nous espérons que vous aurez appris une chose ou deux sur le fonctionnement de la gestion de projet créative. C’est un processus qui n’est pas sans défis - d’autant qu’une approche gérée peut constituer un choc culturel pour certaines personnes créatives.

Si vous souhaitez lancer votre équipe dans la gestion de projets créatifs, nous vous recommandons d’adopter une approche «3 P». (Et oui, nous avons inventé ce nom - comment est-ce pour la brillance créative?)

Le premier P dans les 3 P signifie Platform. Quelle plateforme de gestion de projet numérique utiliserez-vous pour livrer vos projets créatifs?

Nous serions naturellement ravis si vous essayez Teamwork gratuitement, mais nous comprenons que nous pouvons apparaître comme un conseiller partial sur ce point particulier. Dans tous les cas, assurez-vous de choisir un logiciel de gestion de projet suffisamment flexible pour favoriser une approche créative et suffisamment intuitif pour que tout le monde puisse s'y intégrer facilement.

Le deuxième P est People. Qui sera responsable de la gestion de votre projet créatif?

Si vous faites partie d'une petite équipe créative, il est probable que l'un des membres existants de l'équipe dirigera la gestion de projet. Cette personne (ou ces personnes, si la responsabilité est partagée) devra apprendre les bases de la gestion de projet et guider ses coéquipiers tout au long du processus. L'intuitivité de la plateforme de gestion de projet devient particulièrement importante dans ce type de configuration. Les équipes ou projets créatifs plus importants peuvent être en mesure d'embaucher un chef de projet créatif, qui dirigera l'équipe à chaque étape du cycle de vie du projet.

Enfin, le troisième P signifie Process. Quelles sont les spécificités du processus de gestion de projet que vous utiliserez pour livrer votre projet créatif? Le processus que vous avez choisi doit être entièrement documenté et mis à la disposition des membres de l'équipe dans le cadre de la documentation du projet stockée sur votre plateforme de gestion de projet.

Avec la bonne plate-forme, les bonnes personnes et le bon processus en place, vous serez prêt à concrétiser votre potentiel créatif grâce à la gestion de projet.