Authentique est une agence numérique basée à Houston, au Texas, qui se concentre sur une approche holistique et intégrée pour trouver des clients, capter leur attention et les attirer vers les sites Web de leurs clients. Leur travail englobe les moteurs de recherche, les sites Web de l'industrie, les médias sociaux, etc. Grâce au marketing de contenu, au référencement, aux relations publiques en ligne, à la recherche payante et aux médias sociaux, Bonafide fournit des informations et des services exploitables qui correspondent aux demandes actuelles du marché.

Shareef Defrawi, propriétaire et président de Bonafide, a essayé différents outils et processus de gestion de projet pour son entreprise en pleine croissance, mais a finalement choisi Teamwork Projects. Voici comment le logiciel l'a aidé à améliorer la communication, à clarifier les délais et à permettre à son équipe de se concentrer sur le travail accompli.

Les défis

Bonafide est une agence numérique confrontée à bon nombre des mêmes problèmes de croissance que toutes les entreprises qui réussissent: améliorer l'efficacité, gérer les délais, simplifier la messagerie et créer un enregistrement de ce qui a été accompli. Au début de l'entreprise, ils se sont tournés vers Basecamp pour aider à gérer les demandes complexes et évolutives du numérique campagnes marketing qu’ils ont conçu.

“Le modèle de simplicité de Basecamp a été utile au début parce que nous n’avions pas besoin de passer beaucoup de temps à apprendre le système, mais nous l’avons rapidement dépassé. En moins d'un an, nous avons dû chercher une autre solution car certaines de nos exigences fonctionnelles de base n'étaient pas satisfaites. »

La gestion des tâches était l'une des principales limitations rencontrées avec Basecamp, car il n'offrait pas de fonctionnalités avancées pour les tâches. Les membres de l'équipe Bonafide avaient besoin d'outils capables de s'adapter à toutes les affectations de projet qu'ils effectuaient, comme l'attribution de tâches en privé ou à un groupe de personnes. Et ils voulaient un moyen simple de suivre le temps de chaque tâche afin de pouvoir estimer dans quelle mesure ils respectaient les budgets.

Bonafide avait également une longue liste d'autres exigences qui aideraient à conserver toutes leurs activités de gestion de projet dans une solution logicielle unique avec une interface utilisateur intuitive. Ils ne voulaient pas se tourner vers une application pour le suivi du temps, une autre pour la messagerie instantanée et une autre encore pour le stockage de documents et de fichiers.

Les membres de l'équipe Bonafide ont recherché plusieurs systèmes de gestion de projet de premier plan, notamment Asana et Trello, pour trouver le meilleur ajustement, mais chacun avait des limites qui entravaient leurs flux de travail. Après avoir examiné plus d'avis en ligne et sollicité des recommandations de collègues, ils ont finalement trouvé des projets de travail d'équipe.

“Le défi de gérer toutes les parties mobiles d'une campagne de marketing numérique tout en collaborant en interne et avec les clients nous a poussés à nous tourner vers Teamwork Projects pour trouver une solution. »

La solution

Le passage de Basecamp à Teamwork Projects a été extrêmement facile grâce à l'intégration personnalisée qui a permis de transférer toutes les données en quelques clics. Une fois le changement effectué, l'équipe Bonafide a pratiquement pris en charge tout le processus d'intégration par elle-même - sans nécessiter de formation approfondie.

“L'ensemble du processus s'est très bien déroulé. L'adoption a été rapide et sans douleur, et je ne pense pas que nous ayons jamais eu à contacter le service client pour obtenir de l'aide. "

La première caractéristique qui a attiré l’attention de l’équipe a été les multiples fonctions des fonctions de tâche, qui leur permettent d’attribuer des tâches à des individus, des groupes de membres de leur équipe et des clients. À l'aide des paramètres de confidentialité granulaires, les membres de l'équipe peuvent attribuer des tâches à un client sans leur donner accès à tous les documents d'un projet. Les priorités des tâches permettent aux chefs d'équipe et aux membres d'indiquer clairement quels éléments doivent figurer en tête de la liste des tâches, éliminant ainsi les longues réunions ou les éclaircissements. Et lorsque les chefs d'équipe doivent évaluer la progression ou la répartition de la charge de travail sur un projet, ils disposent de plusieurs outils de reporting qui offrent des aperçus de projet sélectionnés par échéance, affectations de tâches, temps passé, etc.

“Avoir autant de flexibilité avec les tâches donne à notre équipe la liberté de passer plus de temps à se concentrer sur son travail au lieu d'évaluer le projet pour voir quelles étapes devraient être les prochaines. »

Le suivi du temps est maintenant beaucoup plus précis et fonctionnel en raison du Intégration de la récolte avec des projets de travail d'équipe. Non seulement il y a un minuteur pour chaque tâche et sous-tâche, mais tout le temps enregistré peut être rapidement exporté vers Harvest pour simplifier la facturation.

“Toute l'équipe aime les projets de travail d'équipe! C'est sans conteste notre outil de gestion de projet préféré sur le marché et le premier élément de ma barre de favoris. "

Les avantages

Depuis que Bonafide a commencé à utiliser les projets de travail d'équipe en 2012, les membres de l'équipe ont remarqué une augmentation considérable de la réalisation de projets dans les délais et en douceur. Cette augmentation de l'efficacité opérationnelle commence le premier jour d'un nouveau projet avec des modèles préchargés et des paramètres d'échéance chargés. Il se poursuit à chaque étape du projet avec des outils de reporting faciles à lire qui fournissent une analyse rapide et précise des progrès de chaque équipe.

“J'ai un accès et une visibilité en temps réel et faciles à tous les projets en cours dans l'entreprise. Les projets de travail d'équipe me font gagner beaucoup de temps car je n'ai pas besoin de contacter l'équipe pour les mises à jour. "

Bonafide inclut des clients sur des projets de travail d'équipe et ils commentent fréquemment à quel point il est facile d'utiliser le logiciel eux-mêmes. Cela fait gagner du temps à tout le monde: les clients posent moins de questions sur l'endroit où trouver des documents ou utiliser le logiciel, et les membres de l'équipe Bonafide ont moins d'interruptions à cause de ce type de questions. Les références affluent également en raison de la rapidité avec laquelle l'équipe Bonafide peut livrer un produit fini.

“Lorsque les clients peuvent voir chaque tâche et chaque jalon, ils savent à quoi s'attendre car ils font partie du processus. Cela augmente leur confiance en nous, ce qui conduit à davantage d'éloges sur le bouche-à-oreille et à une clientèle répétée. »

Aujourd'hui, les projets de travail d'équipe sont pleinement intégrés à la culture de l'entreprise, car les commentaires des sessions de stratégie de groupe, la collaboration spontanée et les commentaires des clients peuvent être rapidement convertis en tâche ou transmis au membre de l'équipe qui peut réagir rapidement.

“L'essentiel est que les projets de travail d'équipe facilitent notre travail. Nos clients sont chaque jour plus heureux et le logiciel ne cesse de s'améliorer. Lorsque vous trouvez une ressource qui permet à votre équipe de travailler plus efficacement au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise, vous restez avec elle. »