Dans cet article, nous allons passer en revue les principales fonctionnalités de communication de Teamwork et comment vous pouvez les utiliser pour améliorer l'efficacité, redéfinir les priorités de travail et réclamer du temps pour votre équipe.


Chaque fois que nous parlons aux clients de l’impact que le travail d’équipe a eu sur leur entreprise, l’un des éléments clés que nous entendons encore et encore est l’amélioration de leur communication. Étant donné que toutes leurs communications peuvent désormais être effectuées via Teamwork, chaque instance a plus de contexte, de traçabilité et d'objectifs - ce qui leur permet de réduire le volume des e-mails et de gagner en efficacité. Dans l'état actuel des choses, beaucoup de gens passent la moitié de leur journée de travail à s'occuper de leur boîte de réception. Il est facile de passer autant de temps à gérer vos e-mails que vous travaillez réellement, et encore plus facile de vous laisser distraire par des questions ou des tâches qui ne sont pas nécessairement une priorité lorsque vous le faites. Avec Teamwork, vous pouvez inverser ce script. Au lieu de laisser la communication dicter votre travail - comme c'est souvent le cas lorsque vous répondez de manière réactive aux e-mails et demandes entrants - vous pouvez l'utiliser pour générer des résultats. En laissant votre travail et votre liste de tâches prendre la priorité et en communiquant environ eux, vous vous assurez de toujours prioriser ce qui doit être fait et de travailler pour obtenir des résultats tangibles. Voici notre guide des meilleures pratiques sur les différents types de fonctionnalités de communication dans Teamwork: ce qu'elles sont, quand les utiliser et comment vous pouvez les utiliser en tandem pour vous aider à communiquer de manière plus claire, concise et réfléchie.

1. Chat intégré et canaux de projet

Teamwork dispose d'une fonction de chat instantané intégrée, vous permettant de converser facilement avec le reste de votre équipe et de votre organisation depuis n'importe où dans Teamwork. Cela vous permet également de configurer des canaux de projet. Un canal de projet est un canal de discussion que vous pouvez créer directement à partir d'un projet et qui inclut automatiquement chaque utilisateur du projet. C'est idéal lorsque vous démarrez un projet et que vous souhaitez aligner tout le monde, partager des mises à jour tout au long de votre progression et demander des commentaires instantanés sur le moment.

Idéal pour:

  • Rétroaction instantanée

  • Prise de décision rapide en groupe

Pas si génial pour:

  • Partage d'informations critiques sur le projet

  • Demander aux gens de faire des choses (créez plutôt une tâche!)

2. Messages du projet

La fonction de messages est un excellent moyen de diffuser des informations importantes sur le projet. Dans l'idéal, vous utiliseriez des messages pour des communications qui ne nécessitent pas de commentaires instantanés ou qui n'ont pas besoin de réponse. Les messages permettent aux utilisateurs du projet de consulter toutes les informations importantes qui ont été partagées sur le projet et les documents ou liens associés. C'est également un bon endroit pour avoir une discussion plus réfléchie, car les gens peuvent prendre le temps de réfléchir aux commentaires avant de répondre. Voici quelques conseils pour structurer votre message:

  • Pensez au titre du message. Il doit être direct, au point et faire comprendre aux lecteurs de quoi il s'agit.

  • Un fil de discussion ne doit être dédié qu'à un seul sujet. Si quelqu'un évoque une autre discussion, il est préférable de déplacer cette conversation vers l’endroit approprié, sinon la conversion est interrompue et le fil du message ne devient plus un lieu d’enregistrement fiable.

  • Réfléchissez bien aux personnes à inclure dans le fil de discussion. Si vous n'êtes pas sûr, nous croyons à la sur-communication plutôt qu'à la sous-communication; si cela devient trop, la personne peut se «couper» en se désabonnant.

  • Essayez de numéroter vos points. Cela peut aider à éviter toute confusion en indiquant clairement qui parle de quoi. Tous les répondeurs peuvent alors revenir en arrière en référence au point 1, au point 2, etc.

  • Gardez tout ensemble. Si vous envoyez de la documentation pour examen, enregistrez-la dans la zone des fichiers ou des liens du projet pour vous assurer que tout le monde y a accès.

  • Clarifiez les prochaines étapes. Soyez vraiment clair si une action de suivi ou une rétroaction est nécessaire, une date d'échéance imminente ou toute autre urgence.

Idéal pour:

  • Partage des mises à jour importantes avec les principales parties prenantes

  • Diffusion des informations clés du projet

Pas si génial pour:

  • Rétroaction rapide ou prise de décision

  • Demander aux gens de faire des choses (créez plutôt une tâche!)

3. Commentaires sur les tâches

Les commentaires sur les tâches sont essentiels pour la communication quotidienne, en particulier en ce qui concerne les tâches. Les commentaires vous permettent de communiquer avec le contexte en demandant des éclaircissements ou en demandant plus d'informations, voire en alertant quelqu'un que la tâche est terminée. De cette façon, vous pouvez conserver ensemble toutes les communications relatives à chaque travail individuel.

Idéal pour:

  • Clarifier les détails de la tâche

  • Donner des mises à jour sur des tâches spécifiques

  • Tenir un registre des discussions relatives à un travail spécifique

Pas si génial pour:

  • Diffuser des informations importantes sur le projet

  • Obtenir des commentaires instantanés

4. Réactions emoji

Bien que mieux connus pour l'élément de plaisir qu'ils apportent à toute forme de communication, les emojis peuvent également être un gain de temps considérable lorsqu'il s'agit d'écrire des réponses. Votre équipe peut utiliser des émojis pour reconnaître rapidement qu'elle a lu ou vu un message, sans avoir à former une piste de réponse inutile.

Idéal pour:

  • Approbation ou accord de signalisation

  • Indiquant que vous avez lu quelque chose

  • Montrer à vos collègues que vous aimez leur travail

Pas si génial pour:

  • Contribution d'informations à des tâches ou à des commentaires spécifiques

5. Répondre par e-mail

Parfois, vous ne pouvez tout simplement pas éviter votre boîte de réception. Par exemple, vous avez peut-être affaire à des parties prenantes externes que vous n'avez pas encore ajoutées en tant que collaborateur à votre compte Teamwork. Dans cette situation, nous vous avons également facilité l'interaction rapide avec votre travail dans Teamwork sans quitter votre boîte de réception (vous pouvez en savoir plus sur la façon de procéder ici et ici). Ceci est également utile lorsque vous consultez vos e-mails lors de vos déplacements via votre téléphone.

Idéal pour:

  • Interagir avec les tâches et les messages lors de vos déplacements

Pas si génial pour:

  • Créer une mise à jour à envoyer aux principales parties prenantes

  • Joindre une documentation importante

Comment utilisez-vous ces fonctionnalités de communication dans Teamwork? Partagez vos cas d'utilisation et les meilleurs conseils pour gérer le bruit dans les commentaires ci-dessous.