Construire et gérer avec succès une équipe distante nécessite quelques considérations et outils spéciaux. Voici ce que nous avons appris.


Nous croyons en l'embauche des bonnes personnes, où qu'elles se trouvent. Pour nous, cela signifie recruter et embaucher des employés à distance. Ce n'est pas parce qu'une personne n'est pas physiquement située au siège social qu'elle ne convient pas à notre équipe. À l'heure actuelle, Teamwork.com compte 15 employés distants dans 8 pays différents, et ils sont une partie essentielle de notre équipe.

Une fois que nous avons commencé à embaucher à distance, nous avons dû créer une culture qui englobe les employés à distance, car la culture est essentielle à une collaboration efficace. Si les employés ne se sentent pas investis dans les personnes avec lesquelles ils travaillent et dans l'entreprise dans son ensemble, il leur est facile de perdre de vue pourquoi leur travail quotidien est important.

Et lorsque vos employés ne sont pas connectés géographiquement, une culture d'entreprise dynamique ne se produit pas par défaut. Vous devez le créer par conception.

Concevoir une culture signifie que vous créez un environnement dans lequel les gens font confiance à leurs coéquipiers et se sentent habilités à faire de leur mieux. Ils se sentent responsables envers les personnes avec qui ils travaillent et motivés à faire leur part.

Forts de notre expérience, nous avons établi un système en trois étapes qui nous a aidés à créer un équipe à distance prospère où chacun se sent connecté, peu importe où il se trouve.

Voici comment ça fonctionne:

1. Établissez des relations en face à face

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La dure vérité: lors de la création de tout type de culture d’entreprise, rien ne peut remplacer le face-à-face.

Projet Aristote de Google a créé une étude qui a divisé 699 personnes en petits groupes et leur a confié des tâches à accomplir. Certains de ces petits groupes ont terminé leurs devoirs plus rapidement que d'autres, et il y avait des raisons concrètes pour cela. Alors que toutes les meilleures équipes avaient des «normes de groupe» ou des types de culture différents, elles avaient toutes une chose en commun: les équipes les plus performantes obtenaient les meilleurs résultats en termes de «sensibilité sociale moyenne». En d'autres termes, ils comprenaient mieux ce que ressentaient les autres membres de l'équipe.

Comprendre les personnes avec lesquelles vous travaillez permet une collaboration positive et efficace. Cependant, capter des indices importants ou «Lire l’esprit dans les yeux», comme on l’appelle, est impossible lorsque vous n'êtes pas au même endroit. L'utilisation du chat vidéo pour les réunions est la première étape, mais ce n'est pas la solution complète. Les retraites d'entreprise et les rencontres sont incroyables, mais elles peuvent être coûteuses et sont généralement peu fréquentes. Obtenir ce temps en face à face avec des travailleurs à distance n'est pas impossible, mais vous devez prendre des mesures concrètes pour le cultiver dans votre agence.

Solution: temps initial en interne

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Chez Teamwork.com, chaque nouveau membre de l'équipe passe trois mois en interne pour mieux se connaître. Démarrer de nouvelles recrues avec le reste de l'équipe avant de commencer à travailler à distance les immerge complètement dans la culture d'entreprise. C’est un moment crucial, car l’établissement de ces relations établit cette «sensibilité sociale» dont toutes les équipes ont besoin pour travailler efficacement.

Ce n’est pas une règle absolue que chaque employé reste les trois mois complets (certaines personnes ont des obligations familiales), mais même un peu de temps en tête à tête permet de créer une culture où les coéquipiers s’investissent les uns dans les autres.

Solution: chat vidéo social

La planification du temps, comme des discussions sur la fontaine à eau, pour que les membres de l'équipe à distance discutent avec d'autres coéquipiers par chat vidéo peut les aider à se sentir investis dans les personnes avec lesquelles ils travaillent. Les relations individuelles entre les coéquipiers se produisent de manière organique dans un bureau, mais il est beaucoup plus difficile que cela se produise naturellement avec une personne physiquement éloignée de l'espace de bureau.

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Faites de ces discussions sur les refroidisseurs d'eau une politique d'entreprise toutes les deux semaines (plutôt qu'une recommandation) et planifiez-les sur le calendrier. Cela garantit que ces liens importants se produisent réellement et ne se découragent pas en faveur d'autres travaux. Cabinet de conseil La vie rencontre le travail recommande également de planifier des séances sociales à l'échelle de l'équipe, en plus des discussions sur les refroidisseurs d'eau entre les individus. Ils proposent happy hours virtuels ou pauses café, qui sont des heures prévues (mais non obligatoires) pour les liens à l'échelle de l'équipe. Lors de ces hangouts de chat vidéo à l'échelle de l'équipe, il n'y a pas de conversation «en temps réel» autorisée - c'est juste une belle occasion pour les membres de l'équipe de se connaître.

2. Obtenez un aperçu de leur journée de travail

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Après avoir établi des relations, vous devez vous assurer que vous avez un aperçu de la journée de travail de chaque employé. Lorsqu'une personne est assise au bureau avec vous, il est facile de voir le travail acharné qu’elle fait et comment elle s’en donne pour un client exigeant. S'ils restent tard, vous le saurez. S'ils sont aux prises avec un projet difficile, vous pouvez le voir sur leur visage.

Mais un employé à distance n'est pas récompensé de la même manière pour aller au-delà. Il est impossible de voir toutes les petites choses qu’ils font pour assurer le succès de l’agence, donc une grande partie de leur travail passe inaperçue - et avec elle, leurs contributions peuvent être négligées.

La transparence dans l’époque de vos travailleurs à distance ne consiste pas à contrôler leur flux de travail, mais à développer une culture où les membres de l’équipe se sentent à la fois appréciés et responsables. Chez Teamwork.com, nous avons des récompenses «Teamwork Legend» chaque trimestre. C’est une manière de montrer notre appréciation à nos collègues, de prendre note de quelque chose d’impressionnant et de souligner globalement le travail remarquable de quelqu'un.

Les réalisations, grandes et petites, se produisent chaque jour et l'idée derrière cela est de récompenser les gens pour leur contribution à l'entreprise, à leurs équipes, au produit et à l'entreprise. "Teamwork Legends" obtient un certificat et (s'ils sont basés en Irlande) 50 € One4All carte-cadeau ou (s'ils sont à distance) 50 $ de produits technologiques sur Amazon. Voici quelques outils sur lesquels nous nous appuyons pour faire connaître ce dont nos «légendes» ont besoin et les contributions qu’elles apportent chaque jour:

Solution: suivi en temps réel

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Vous n'avez pas besoin de facturer à l'heure pour que votre agence puisse bénéficier du suivi du temps. Il ne s’agit pas d’être «Big Brother» et de microgérer vos employés. Il s'agit d'avoir un aperçu de leur journée de travail, afin que vous puissiez les récompenser de manière appropriée.

En intégrant Projets de travail d'équipe avec une application comme TimeDoctor vous donnera un aperçu complet et en temps réel du flux de travail de vos employés. Vous pouvez vérifier la tâche des projets de travail d'équipe sur laquelle ils travaillent en temps réel et obtenir des rapports quotidiens ou hebdomadaires sur la façon dont chacun passe son temps. L'intégration de TimeDoctor est flexible, vous pouvez donc voir autant (ou aussi peu) de détails sur les réalisations quotidiennes des membres de votre équipe.

Encore une fois, il ne s’agit pas de surveiller vos employés, mais de savoir quand ils ont besoin d’un coup de main ou comment vous pouvez les rendre plus productifs. Quand quelqu'un est au bureau, vous pouvez dire: "Hé, qu'est-ce que tu fais? Besoin d'aide?" de manière informelle. Mais pour faire cela avec un travailleur distant, vous devez lui envoyer un ping sur le chat, ce qui peut sembler plus intrusif. Consulter les rapports de vos employés, en temps réel ou en fin de semaine, signifie que vous en savez plus sur les domaines dans lesquels ils ont besoin de votre aide sans qu’ils aient à vous la demander.

Solution: choisissez les bons outils

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L'utilisation d'outils collaboratifs favorise la transparence du flux de travail, car vous pouvez voir exactement ce que font vos employés à tout moment. Encore une fois, il ne s’agit pas de les surveiller, mais de leur donner le crédit qu’ils méritent pour le travail qu’ils accomplissent. Étant donné que les outils de flux de travail assurent la transparence pour tout le monde, vos employés n'auront pas l'impression que vous les «vérifiez» inutilement ou que vous les gérez de manière microgestionnaire. En fait, voir ce sur quoi tout le monde travaille dans l'entreprise les incitera à travailler plus dur. Voici quelques-uns de nos types d'outils préférés pour une collaboration transparente:

  • Logiciel de gestion de projet. Un outil de gestion de projet comme Projets de travail d'équipe tient un registre en ligne de qui est responsable de quoi, de sorte qu'aucune tâche ne passe entre les mailles du filet - et tout est fait à temps.

  • Documenter les systèmes de collaboration. Le système de collaboration documentaire de Quip dispose d'un flux, dans lequel vous pouvez voir ce sur quoi tout le monde dans votre entreprise travaille à tout moment.

  • Outils de chat. Chat de travail d'équipe est un moyen rapide et synchrone de communiquer avec toute votre équipe. En utilisant un outil de chat, vous pouvez obtenir des réponses à des questions rapides sans aller-retour par e-mail.

3. Donnez-leur un aperçu de la «vue d'ensemble»

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Une fois que vous avez établi des relations et que vous vous êtes donné une fenêtre sur le travail de vos employés, vous devez donner leur une fenêtre sur la vôtre. Les agences ont le deuxième taux de roulement le plus élevé de tous les secteurs (30%). Pour que vos employés restent investis et que votre taux de rotation reste bas, vos employés doivent avoir une «vue d'ensemble» de l'entreprise. La transparence dans la croissance de l'entreprise les aidera à comprendre leur rôle dans le fonctionnement de l'agence et à s'assurer qu'ils ne quittent pas à la première chance d'un salaire plus important. Car les conversations sur les objectifs à l'échelle de l'équipe ne peuvent pas avoir lieu naturellement au déjeuner ou à la fontaine d'eau pour les travailleurs à distance. C'est votre travail de les cultiver.

Solution: en tête-à-tête

Le suivi des objectifs personnels à long terme peut aider vos employés à se sentir investis dans l'entreprise et les inciter à rester dans les parages. Par exemple, si votre agence essaie constamment d'acquérir de nouveaux clients, l'objectif peut être une proposition de client par semaine, deux transactions conclues par mois et vingt par an.

Nous vous recommandons le chat vidéo mensuel en tête-à-tête où vous pouvez vous asseoir avec vos employés et discuter s'ils atteignent leurs objectifs. Ces évaluations individuelles ne sont pas des évaluations de performance formelles et effrayantes. Ce sont des outils qui vous permettent de mieux comprendre comment vos employés peuvent faire passer leur travail au niveau supérieur.

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La planification de ces rencontres individuelles vous permet de rester au courant de ce dont vos employés ont besoin pour atteindre leurs objectifs, mais ils permettent également à vos employés de savoir que leur succès est important pour vous. Puisqu'ils savent que vous êtes dans leur coin, ils seront plus susceptibles de rester avec votre agence.

Solution: réunions à main levée

Les réunions hebdomadaires à toutes les mains motivent votre équipe en suivant les objectifs à l'échelle de l'équipe. Être en mesure de récapituler la semaine avec des travailleurs à distance sur le chat vidéo est un moyen facile de créer des liens personnels. Chaque personne entend parler des succès et des frustrations au sein de l'équipe au lieu de se sentir séparée dans les silos des projets d'agence.

Nous utilisons Zoom pour le chat vidéo car, contrairement aux autres applications de chat vidéo, cela nous permet de voir tout le monde à la fois. Cela ressemble plus à une réunion en personne que d'autres applications que nous avons essayées. Une grande réunion à tous les participants devrait prévoir quelques instants pour reconnaître le grand travail individuel, puis le replacer dans le contexte des progrès de l’agence dans son ensemble. Par exemple, si vous félicitez quelqu'un pour avoir conclu un accord clé, indiquez le nombre d'accords conclus cette année (et si vous atteignez les objectifs de l'équipe). Bien qu'il ne soit pas essentiel pour les employés de connaître les indicateurs de succès, leur partage peut aider à créer une camaraderie et à motiver tout le monde à travailler dur pour le succès de l'agence.

Restez connecté avec des membres de l'équipe passionnés partout dans le monde

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Lorsque de nombreuses entreprises parlent des avantages de constituer une équipe distante, elles expliquent comment cela élargit le bassin de talents dont elles peuvent tirer parti.

Pour nous, c’est quelque chose de plus. Chez Teamwork, lorsque nous embauchons quelqu'un dans un autre pays, nous ne faisons pas que recruter les meilleurs talents - nous faisons appel à des personnes partageant notre vision du monde entier. Notre solide culture d'entreprise transcende l'emplacement physique, car nous voulons nous assurer que les personnes les plus passionnées peuvent en faire partie, qu'elles soient de Cork ou de Californie. Si vous pensez que vous aimeriez faire partie de l'équipe, nous avons un tas de postes ouverts auxquels vous pouvez postuler aujourd'hui.

Avez-vous eu beaucoup de succès dans la construction d'une culture d'entreprise avec des employés à distance? Nous aimerions entendre vos conseils dans la section commentaires ci-dessous!