Las Olas Tech est une agence de marketing digital animée par une équipe de professionnels du marketing digital. Depuis leurs bureaux de Miami, en Floride (États-Unis), ils fournissent des campagnes de marketing sur les réseaux sociaux, de développement de sites Web, de référencement et de publicité afin que les clients puissent établir de véritables liens avec leur public idéal.

Jeff Mendelson, fondateur de Las Olas Tech, a vu que son entreprise se développait au-delà des limites des fonctionnalités de Basecamp et avait besoin d'un logiciel de gestion de projet qui pourrait aider son équipe locale et ses travailleurs à distance à organiser les tâches, les fichiers et la communication de n'importe où. Il s'est tourné vers Teamwork Projects pour trouver des solutions et a constaté une augmentation significative de la productivité au sein de son équipe - et un retour positif des clients.

“Je recommande les projets de travail d'équipe à tous ceux qui écouteront: les soloprenuers qui débutent, les entreprises non technologiques et tous ceux qui ont besoin d'enregistrer et de suivre la responsabilité des clients ou des clients en dehors de leur emplacement.

Les défis

Pendant des années, Jeff était un fan de Basecamp 1.0, l'utilisant pour coordonner les tâches de son équipe. Il était également fan du fondateur de Basecamp, Jason Fried, et de la frontière commerciale qu'il décrivait dans son livre. Retravailler. Mais lorsque Basecamp est passé à sa nouvelle plate-forme, la fonction de suivi du temps a disparu, ce qui a supprimé un composant essentiel du flux de travail de l'entreprise lorsqu'il s'agissait de gérer les travailleurs à distance.

“Heureusement, Retravailler m’a appris que même les fondateurs de Basecamp n’ont pas peur de se débarrasser des fonctionnalités qu’ils n’ont pas trouvées utiles, alors j’ai décidé de me lancer et de trouver une autre solution. »

Les priorités pour le nouveau logiciel comprenaient des intégrations avec d'autres plates-formes SaaS majeures, telles que Google Drive et Dropbox, car il s'agissait de programmes que son équipe et ses clients utilisaient fréquemment pour créer et partager des fichiers. Jeff souhaitait également des fonctionnalités de suivi du temps et de rapport de tâches faciles à utiliser afin que son équipe puisse se concentrer sur son travail au lieu de passer du temps à enregistrer ses progrès quotidiens dans un logiciel complexe de planification et d'organisation des tâches. Las Olas Tech avait également besoin d'un meilleur moyen pour les membres de l'équipe et les clients d'interagir. Basecamp n'offrait pas de paramètres de confidentialité qui leur permettraient de partager des fichiers et des informations importants sans donner à tout le monde l'accès à toutes les conversations et tâches du projet.

“Une interface utilisateur intuitive était en fait l'une de mes principales préoccupations pour une nouvelle plate-forme. Nous voulions permettre à tout le monde d'accomplir plus de travail sans que le logiciel ne gêne. »

La solution

Une intégration plus facile était certainement l'un des arguments de vente des projets de travail d'équipe. Dès que l’équipe de Jeff a commencé à travailler avec le logiciel, elle a organisé des projets en l’utilisant et, avant longtemps, elle a adopté de nouvelles fonctionnalités dans ses flux de travail. Maintenant, Jeff a intégré une science (simple).

“Pour les nouveaux employés et clients, j'aime pouvoir les envoyer au vidéo d'introduction de deux minutes sur le site Web Teamwork.com. Ensuite, je programme un appel de 15 minutes pour expliquer certaines des fonctionnalités que nous utilisons le plus, et c'est tout! Fait et fait!"

Même si l'intégration a été un jeu d'enfant, le transfert de toutes les données de Las Olas Tech de Basecamp vers une autre plate-forme a rendu Jeff nerveux. Il savait qu'il avait besoin de meilleurs outils, mais il ne voulait pas changer et perdre toutes les informations de projet qu'il avait construites au fil des ans. Heureusement, le Importateur Basecamp mettez toutes les données directement dans les projets de travail d'équipe en quelques clics. L'équipe travaille sur des projets de travail d'équipe depuis cinq ans et ses processus sont affinés. Chaque membre de l'équipe sait définir autorisations sur chaque projet afin que des conversations publiques et privées soient possibles. Les clients qui souhaitent revoir régulièrement les progrès peuvent y avoir accès, et pour les clients qui souhaitent simplement des mises à jour régulières, l'équipe utilise le fonctionnalités de rapport dans les projets de travail d'équipe.

“Obtenir des mises à jour pour les clients ou l'équipe est si simple avec les outils de Projets, car la génération de rapports est simple, rapide et sans effort. »

Teamwork Projects simplifie également la collaboration avec les clients et les membres de l'équipe du monde entier. Jeff a embauché son premier directeur commercial en ligne à Las Olas Tech et lui a demandé de créer des SOP (procédures d'exploitation standard) qu'ils ont placées dans des projets de travail d'équipe avec les tâches modèles qu'ils ont créées. Peu importe où se trouvent les membres de l'équipe, ils peuvent accéder à ces documents clés et les adapter au besoin à mesure que les mises à niveau logicielles ou les fournisseurs de services changent.

“Je dis à mes clients et aux membres de mon équipe que peu importe que vous soyez de l'autre côté de la rue ou à l'autre bout du monde - vous êtes éloigné de moi. Nous avons besoin d'un moyen efficace de communiquer et de collaborer pour que cette relation fonctionne, et les projets de travail d'équipe sont le meilleur outil que j'ai trouvé pour y parvenir. "

Les avantages

Avoir une direction claire pour les membres de l'équipe et un canal de communication amélioré pour les clients a permis à chacun de récupérer davantage de ses heures pour un travail productif. Le temps perdu à chercher des informations ou à poursuivre les conversations par courrier électronique est révolu, et tout le monde sur un projet dispose des informations les plus récentes à chaque instant.

“Le retour sur investissement est incommensurable. Tout le monde, de notre équipe aux clients et sous-traitants, sait quoi faire, comment le faire et comment s'enregistrer. Cela facilite grandement notre travail quotidien. »

Listes de tâches, la gestion des tâches et la transparence ont donné à chacun plus de responsabilité et d'autres outils pour continuer à faire avancer les projets sans trop de questions ou de réunions de suivi. Jeff dit que la simple réduction du nombre d'équipes et de réunions individuelles a été un énorme gain de temps.

Lorsque l’équipe de Jeff rencontre des questions sur les projets de travail d’équipe, qu’il s’agisse du fonctionnement d’une fonctionnalité ou de la manière dont elle peut rationaliser davantage ses flux de travail, le support est toujours là. Parce que les vidéos sont rapides et spécifiques, l'équipe ne perd pas de temps à découvrir une nouvelle fonctionnalité.

Teamwork Projects maintient l'union de Las Olas Tech depuis 2012 et, à mesure que leurs besoins se sont développés, les fonctionnalités, les intégrations et le support ont également augmenté. Jeff ne peut pas imaginer passer une journée de travail sans cela.

“Honnêtement, les projets de travail d'équipe sont le seul moyen de rouler. De la simple liste de tâches à la gestion de projets plus importants, il garde tout sous contrôle. Sans cela, nous serions dans les âges sombres. "