Récupérez l'argent que votre agence laisse sur le sol en automatisant les tâches non facturables - réduisez le temps de réponse aux e-mails, générez des propositions, etc.


La formule de rentabilité dans une agence est simple. Plus vos employés facturent d'heures, plus vous gagnez d'argent. Mais il est difficile de maximiser ces heures facturables lorsque vos employés sont au moins embourbés 18.9 heures par semaine de tâches non facturables. Voici à quoi pourrait ressembler cette répartition des heures non facturables.

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Sans une bonne gestion des clients ou d'excellentes propositions de projet, toute l'agence s'effondrerait - il n'y aurait pas de travail à facturer. Il est tentant de pousser vos employés à se précipiter dans leur travail non facturable, car vous n’êtes pas payé pour cela, mais il est nécessaire de bien faire chaque tâche non facturable pour maintenir votre agence à flot. Alors, voici la question:

“Comment augmentez-vous vos heures facturables sans réduire les coûts de service à la clientèle? »

L'automatisation est la réponse à la fois à l'optimisation de la qualité et à la minimisation du temps consacré aux tâches non facturables. L'automatisation réduit quelques minutes non facturables ici et là - et crée un système où les résultats sont cohérents et de premier ordre. Voici comment vous pouvez utiliser l'automatisation pour réduire 8,5 de ces heures non facturables par employé et par semaine et augmenter vos revenus de 45,37%.

Réduisez le temps de réponse aux e-mails

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La gestion de la relation client sort souvent du cadre des heures facturables sous contrat, même si c'est un élément nécessaire pour maintenir d'excellentes relations avec les clients. Le temps passé à répondre aux e-mails fait partie intégrante de votre journée de travail. Selon une étude du groupe Radicati société d'études de marché technologique, le nombre moyen d'e-mails envoyés par jour est de 35. Si chaque e-mail prend environ 3 minutes à écrire, c'est 1 heure et 45 minutes perdues chaque jour envoyer simplement des e-mails. Si cela semble décourageant, laissez-moi vous donner d'autres mauvaises nouvelles. Cette estimation n'inclut pas le temps passé à lire ou à vérifier les e-mails, mais simplement à y répondre. Et cela suppose que les employés vérifient leur courrier électronique en même temps, alors que des études ont montré que les gens permettent généralement aux courriels d'interrompre leur flux de travail tout au long de la journée. 35 e-mails x 3 minutes par e-mail = 105 minutes perdues par jour Temps total perdu: 8,75 heures par semaine

Solution: utilisez des réponses et des déclencheurs automatisés par e-mail

Réduisez le temps perdu sur les tâches de courrier électronique en utilisant des réponses standardisées. Vous pouvez les créer pour différents types de communication avec les clients, tels que les e-mails de livraison de projet, les suivis, les ordres du jour des réunions et les commentaires. Ils sont utiles même pour les e-mails nécessitant une touche personnelle. Ajoutez quelques modifications mineures, et la réponse standardisée fait toujours la majeure partie du travail.

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Vous pouvez aller plus loin en créant un Déclencheur Zapier entre Projets Teamwork et Bureau Teamwork. Le déclencheur générera un nouvel e-mail à un client pour vous si vous démarrez un projet, en terminez un ou en apportant des révisions à la demande du client. Ces petits ajustements d'automatisation peuvent réduire le temps nécessaire pour envoyer un e-mail professionnel de trois minutes à une minute tout en améliorant la cohérence et la qualité de votre communication.

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Temps total économisé: 2,9 heures par semaine

Rendre les propositions de projets systématiques

Les propositions sont essentielles pour attraper et garder les clients. Il s’agit d’une des tâches les plus chronophages et non facturables, car elles nécessitent les meilleurs efforts et l’énergie créative de vos employés. Cependant, le processus est incroyablement difficile à rationaliser. Le travail créatif est imprévisible, il est donc impossible de savoir combien de temps il faudra pour trouver la bonne idée. Et si vos employés n’élaborent pas soigneusement l’idée, tout leur travail risque d’être gaspillé. Juste parce que ils comprendre pourquoi une idée est géniale, cela ne veut pas dire que vos clients le feront. Selon Ali Naqvi, directeur commercial chez Neo @ Ogilvy, cela peut prendre jusqu'à 6.5 heures pour rédiger une proposition, même quand il est efficace. Pour quelqu'un de moins expérimenté, cela peut prendre beaucoup plus de temps. Temps total perdu: 6,5 heures par semaine.

Solution: utilisez un système de gestion des propositions

Bien que le travail créatif derrière les propositions puisse être imprévisible, il est important de réduire les tâches standard que vous pouvez prédire. Utilisation d'un système de gestion de proposition comme Proposer signifie que vos employés peuvent utiliser des modèles au lieu de recommencer à zéro. En désignant quelques modèles à l'échelle de l'entreprise et en les utilisant pour chaque projet, vos employés sauront toujours par où commencer et ne perdront pas de temps à regarder un document vierge.

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Avec un système de gestion des propositions, les petites choses qui prennent beaucoup de temps - comme la création de sections, l'insertion du nom du client dans chaque emplacement et l'exportation vers l'envoi - se font automatiquement. Du côté du client, le processus d'approbation est également rationalisé avec des signatures numériques sécurisées et un bouton d'approbation ou de rejet facile. Selon les données de Proposify, cela peut sauver vos employés autant que deux heures par proposition. Temps total économisé: 2 heures par semaine.

Dites adieu aux réunions improductives

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Dans le travail en agence, les gens sont souvent isolés sur des projets individuels, de sorte que les réunions d'équipe sont nécessaires pour communiquer les annonces importantes, les objectifs clés et les informations sur l'état du projet. Même si les chefs d'équipe essaient de garder les choses simples et rapides avec des réunions «d'enregistrement» ou de «mise à jour», où chaque membre de l'équipe offre un résumé rapide de sa liste de tâches et des éléments terminés. Bien que ces réunions d’enregistrement soient de bonnes idées sur papier, dans la pratique, elles ne sont pas facturables et représentent souvent une énorme perte de temps. Les réunions sans agenda détaillé spécifique se transforment en discussions parallèles et interrompent le flux de travail de vos employés.

Parfois, la recherche d'efficacité peut en fait créer de l'inefficacité.

La réunion moyenne dure environ une heure. Cependant, le temps perdu n’est pas seulement le temps passé en réunion. Des études ont montré que l'interruption d'un travail ciblé est une perte de temps supplémentaire, prenant en moyenne 25 minutes pour se remettre sur la bonne voie après une interruption - et cela s’ajoute aux 15 minutes nécessaires pour préparer la réunion. Temps total perdu: 1,6 heure par semaine

Solution: intégrez votre outil de gestion de projet à I Done This

Intégrer votre logiciel de gestion de projet avec J'ai fait ça vous offre tous les avantages des réunions de mise à jour sans ajouter à tout moment à l'horaire de vos employés. I Done Cela permet de suivre les réalisations de chacun et de les partager à l'échelle de l'équipe, mais en s'intégrant à Projets Teamwork, vous n'avez pas à le mettre à jour manuellement. Lorsque vous cochez une tâche ou suivez le temps dans les projets Teamwork, j'ai terminé enregistre le travail de vos employés. À la fin de la journée, j'ai fait Cela envoie un résumé des tâches que tout le monde a accomplies à toute l'entreprise, favorisant une mentalité d'équipe et augmentant la responsabilité.

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Temps total économisé: 1,6 heure par semaine.

Éliminez la facturation manuelle

62% de factures au digital la publicité les agences prennent plus de 60 jours pour payer les clients et 94% prennent plus de 30 jours, selon un rapport de FastPay. Même si vous finissez par recevoir le paiement, ce va-et-vient vous coûte un temps précieux. Toute la saisie manuelle des données est également impliquée lorsque votre agence envoie des factures - organiser le suivi du temps par client, puis par projet, puis le remplir dans le document de facturation. Ce type de travail nécessite une grande attention aux détails. Si un employé obtient une mauvaise facture, vous ne pouvez pas contacter le client et lui dire: "Je plaisante! Vous nous devez plus d'argent. L'organisation des journaux de suivi du temps par client et projet prend au moins 15 minutes. Ensuite, la création de la facture et la saisie manuelle de ces informations prennent environ 25. Cela représente 40 minutes par facture, et chaque employé réalise probablement environ 3 projets par semaine, sans tenir compte de tous les e-mails de suivi que vous devez envoyer lorsque les clients paient en retard. Temps total perdu: 2 heures par semaine.

Solution: intégrez le logiciel de comptabilité à votre outil de gestion de projet

En intégrant votre logiciel comptable à Teamwork Projects, les journaux de temps de vos employés sont automatiquement organisés par projet et par client. Il n'y a pas de saisie manuelle des données, juste quelques clics. Une intégration vous permet d'exporter des factures vers FreshBooks en appuyant simplement sur un bouton.

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De l'Intérieur FreshBooks, il suffit de quelques clics pour envoyer la facture. Le client peut payer en ligne, mais s'il ne le fait pas, vous pouvez configurer des rappels automatiques et des frais de retard. De cette façon, vos employés n'ont pas à passer leur temps à vérifier manuellement leurs e-mails et à mettre à jour leurs factures. Temps total économisé: 2 heures par semaine.

Conclusion: petits changements, grandes économies

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Gagner du temps, c'est comme économiser de l'argent: chaque petit geste est utile.

Quelques minutes gagnées grâce à l'une de ces solutions permettant de gagner du temps facilitent la journée. Mettez-les ensemble, et vous récupérerez chaque semaine du temps sérieux de votre emploi du temps. En mettant en œuvre les solutions de cet article, vous vous gagnerez 8,5 heures par employé et par semaine. Voici une ventilation des économies:

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C’est une journée de travail supplémentaire par employé. Si vous calculez le changement en pourcentage, facturer ces 8,5 heures supplémentaires ajoutera 45,37% de plus à vos revenus. La meilleure partie de ces hacks d'automatisation est que vous n'avez pas à en choisir un seul, ni à limiter leur utilisation à un seul employé. Vous pouvez les utiliser tous ensemble, à l'échelle de l'entreprise. Ils contribuent à créer un système fiable et de haute qualité pour les tâches non facturables et à faire gagner des heures à tout le monde. Bien que les chiffres ne soient peut-être pas exactement les mêmes pour votre agence - un peu plus longs ou un peu plus courts pour chaque tâche - les résultats sont les mêmes. L'automatisation des tâches non facturables réduira le travail fastidieux et aidera vos revenus à monter en flèche.