Gérer une agence peut être une entreprise extrêmement enrichissante. Travailler avec les clients pour former des partenariats durables et mutuellement avantageux, et utiliser votre expertise pour aider d'autres entreprises à atteindre leurs objectifs: quoi de mieux?


Mais gérer toutes ces pièces mobiles tout en offrant une expérience client de premier ordre n'est pas une mince affaire. Cela est particulièrement vrai lorsque vous devez jongler avec plusieurs projets sur plusieurs clients différents - sans laisser la qualité glisser sur aucun.

Alors, comment font les meilleures agences? Ils s'appuient sur la gestion de projet - et les chefs de projet - pour les aider à rester sur la bonne voie, à livrer le travail dans les délais impartis et à garantir la satisfaction de chaque client.

Pourquoi la gestion de projet est la clé du succès d'une agence

Lorsque vous dirigez une agence, la clé de la création d’une entreprise efficace et rentable est de garantir que vos projets soient exécutés dans les délais, le budget et la portée.

C’est là que la gestion de projet entre en jeu. La gestion de projet est le processus de planification, de suivi et (surprise!) De gestion de vos projets du début à la fin.

En tant qu'agence, la mise en œuvre de la gestion de projet ne signifie pas seulement que vous économiserez du temps et de l'argent. Cela vous permettra également de mieux comprendre quels projets sont rentables, combien de temps vous passez sur le travail facturable ou non facturable, et où et comment vos ressources sont dépensées, afin que vous puissiez optimiser vos processus à mesure que vous évoluez.

Quelles sont les meilleures méthodologies de gestion de projet d'agence?

Il existe presque autant de méthodologies de gestion de projet que de projets à gérer. (Besoin d'un aperçu rapide? Consultez notre guide méthodologies de gestion de projet ici!)

Trouver la méthodologie de gestion de projet qui fonctionne le mieux pour votre agence prendra probablement un peu d'essais et d'erreurs, et dépendra également de facteurs tels que:

  • Quels sont vos livrables

  • Quelles industries vous adressez

  • Comment vos clients préfèrent travailler

Pour les agences de création, par exemple, vous voudrez peut-être commencer par un hybride approche agile qui vous permet de réagir de manière flexible au changement et d'obtenir des commentaires des clients à intervalles réguliers.

Pour certaines agences, la simple mise en œuvre d'une méthodologie de gestion de projet peut ne pas suffire: vous avez besoin d'un chef de projet dédié au sein du personnel pour vous aider à maintenir le bon fonctionnement de chaque service. Si cela vous ressemble, lisez la suite de notre guide de repérage sur le terrain destiné aux chefs de projet d'agence.

Les 4 types de chefs de projet d'agence

Si vous regardez 20 annonces pour les PM d'agence numérique, vous trouverez une variation significative de l'expérience requise, des salaires offerts, des responsabilités et de la taille des projets que chaque agence gère.

Avant de commencer à vous familiariser avec les entreprises pendant lesquelles les candidats ont travaillé ou le nombre d’années où ils travaillent, prenez le temps de réfléchir aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Les quatre quadrants ci-dessous aideront à clarifier le soutien dont votre entreprise a actuellement besoin, ce qui facilitera la recherche d'un PM capable de fournir à votre entreprise l'orientation dont elle a besoin.

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le axe opérationnel / stratégique fait référence à l'orientation que le chef de projet doit fournir. Vous recherchez quelqu'un pour améliorer la manière dont votre agence gère les projets et les clients sur le long terme (stratégique), ou avez-vous besoin de conseils sur les délais au jour le jour et le respect du budget (opérationnel)? le axe mains libres / pratiques représente le niveau d’implication du chef de projet dans la gestion des tâches quotidiennes. Ont-ils besoin d'une intervention quotidienne pour augmenter la production et l'élan (pratique), ou voulez-vous qu'un expert en flux de travail trouve de nouvelles façons d'améliorer les opérations globales de l'agence (intervention)? La plupart des fondateurs d'agences répondront: "Tout ce qui précède, s'il vous plaît." Bien que l’approche combinée des compétences de PM puisse sembler être le meilleur choix, il est important de comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise afin de pouvoir choisir la meilleure personne pour aider votre entreprise à atteindre sa situation idéale. En d'autres termes, vous ne voulez pas d'un PM qui a 15 ans d'expérience dans l'analyse des données clients alors que vous avez vraiment besoin d'aide pour éliminer les goulots d'étranglement dans vos flux de travail ou améliorer la communication avec vos clients. Ci-dessous, nous avons décrit le type de PM qui est le mieux à même de gérer le type de besoins décrits dans chacun des quatre quadrants. Lorsque vous examinez les candidats, assurez-vous de comprendre quels candidats serviront le mieux votre entreprise. Voici comment les quatre types se décomposent:

  • Patrouilleur (opérationnel, pratique) s'assure que chaque projet est attribué, correctement défini et exécuté en temps opportun. Ce sont eux qui font appliquer le processus de l'agence pour que le travail soit livré au client.

  • Dépanneur (opérationnel, sans intervention) est en charge de créer et d'améliorer les workflows. Ils recherchent des goulots d'étranglement, des silos d'informations ou d'autres problèmes tout en s'assurant que l'équipe suit le processus.

  • Liaison (stratégique, pratique) travaille en étroite collaboration avec les clients pour s'assurer que les projets répondent aux exigences souhaitées. Ils gèrent des projets en tenant compte des besoins du client pour maintenir la relation saine.

  • Analyste (sstratégique, sans intervention) est un expert des processus et des fonctions des agences. Ils plongent dans les données opérationnelles pour trouver de nouvelles façons d'augmenter la productivité et les profits dans toute l'agence.

Maintenant que vous avez une idée du fonctionnement de chacun de ces rôles, examinons en détail chacun d'entre eux pour découvrir pourquoi votre entreprise pourrait avoir besoin (ou éviter) ce type de gestionnaire.

Lorsque vous avez besoin d'un chef de projet Patrolman

Les PM Patrolman agissent en tant que chef d'orchestre. Ils comprennent le rôle de chaque personne et ce qu’il faut faire pour mener à bien le projet. Ils vérifient constamment avec les membres de l'équipe pour s'assurer que les étapes sont franchies à temps, dans le budget et selon les spécifications. Cela permet à tout le monde de se concentrer sur la réussite du travail.

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[La source] Indicateurs que vous avez besoin d'un patrouilleur PM:

  • Les délais des projets ne sont pas respectés.

  • Les projets sont souvent mal cadrés et doivent être ajustés.

  • Les projets ne respectent souvent pas le budget.

  • Les membres de l'équipe signalent constamment des heures inexactes.

  • Les clients se plaignent que le projet ne se déroule pas correctement.

Si votre équipe fonctionne assez bien dans les délais et les budgets, l'embauche d'un patrouilleur peut amener les membres de votre équipe à se sentir microgérés ou sous-évalués pour leurs propres compétences organisationnelles et leur motivation personnelle.

Lorsque vous avez besoin d'un gestionnaire de projet de dépannage

L'outil de dépannage PM organise votre équipe autour d'un processus établi pour centraliser les informations et suivre les progrès de l'équipe. Lorsque le PM remarque que le processus n'est pas suivi, il est responsable d'identifier les obstacles et d'améliorer le flux de travail pour que tout le monde reste aligné. En d’autres termes, le travail de l’outil de dépannage consiste à aider un groupe d’individus à travailler en équipe sans heurts, en minimisant les problèmes de communication et le temps perdu.

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[La source] Indicateurs que vous avez besoin d'un dépanneur PM:

  • Les projets ne suivent pas un processus d'agence.

  • Des informations importantes sur le projet sont souvent perdues ou difficiles à trouver.

  • Les affectations passent entre les mailles du filet.

  • Les tâches répétitives ne sont pas automatisées.

Les équipes dotées d'une bonne communication, de bons flux de travail et d'un bon moral n'ont probablement pas besoin d'un outil de dépannage, qui pourrait involontairement interrompre le flux positif que votre équipe a déjà

Lorsque vous avez besoin d'un chef de projet de liaison

L’objectif principal du PM de liaison est d’interfacer avec les clients, de renforcer la confiance en alignant les attentes dès le début d’un projet et en les tenant informés tout au long du cycle de vie du projet. Le PM de liaison maintient la satisfaction des clients à un niveau élevé en gérant les révisions créatives, les approbations, les mesures de performance, les cycles de test et en tenant l'équipe de l'agence au courant des commentaires des clients.

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[La source] Indicateurs que vous avez besoin d'un PM de liaison:

  • Les clients renvoient constamment le travail pour plusieurs révisions.

  • Les clients partent soudainement sans commentaires ni commentaires.

  • Les clients ne sont pas inclus dans le processus, ce qui entraîne des surprises indésirables et des délais manqués.

  • Vous avez des clients précieux mais chronophages qui empêchent les membres de votre équipe de se concentrer sur leur travail.

  • Vous basez vos décisions sur des peurs non fondées plutôt que sur des données, ce qui vous conduit à faire des erreurs comme sous-charge pour les projets.

Si votre entreprise entretient déjà de bonnes relations avec les clients, l'embauche d'un PM de liaison peut donner l'impression à vos clients qu'ils n'ont plus de lien étroit avec les développeurs ou les concepteurs qui gèrent leurs projets.

Lorsque vous avez besoin d'un chef de projet analyste

Un analyste PM est un chef de projet très expérimenté avec une connaissance approfondie des activités de l'agence et se concentre sur l'amélioration de la rentabilité en examinant les coûts du projet, la performance du projet et les estimations de projet. Si votre agence travaille dur et génère des revenus, mais qu'elle ne semble pas réaliser un profit décent, un analyste PM fouille dans vos données opérationnelles pour identifier et résoudre les points problématiques qui pourraient nuire à vos résultats.

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[La source] Indicateurs que vous avez besoin d'un analyste PM:

  • Vous générez des revenus, mais vous ne savez pas pourquoi vous ne faites pas de profit

  • Vous sous-estimez constamment les coûts et les heures du projet.

  • Vous avez un faible ratio facturable.

Vous devez augmenter vos marges sans augmenter vos frais. Bien que chaque entreprise puisse utiliser une aide pour identifier où elle pourrait resserrer ses flux de travail et ses pratiques de facturation, les entreprises qui sont sur le point de se développer peuvent avoir besoin de quelqu'un de plus visionnaire pour les guider vers une plus grande rentabilité.

Embaucher un PM basé sur les besoins d'aujourd'hui, mais avec un œil tourné vers l'avenir

Le terme chef de projet peut être un fourre-tout - du responsable des tâches au responsable client en passant par l'analyste des opérations. Lorsque vous envisagez des candidats PM, ne cherchez pas un généraliste touche-à-tout et ne soyez pas ébloui par des talents voyants. Commencez par considérer les besoins immédiats de votre entreprise. Trouver le bon type de chef de projet deviendra beaucoup plus facile lorsque vous comprendrez comment identifier le type de PM qui a une feuille de route avec des résultats qui peuvent aider votre entreprise à surmonter ses défis. Non seulement vous serez en mesure d'identifier rapidement les meilleurs candidats, mais vous aurez également d'excellentes chances de sélectionner quelqu'un qui vous aidera à résoudre des problèmes à court terme tout en vous donnant des outils pour planifier l'avenir. Lorsque vous utilisez ce processus pour trouver un PM qui correspond à votre agence, vous obtiendrez de meilleurs résultats et votre nouveau PM pourra se plonger dans un travail correspondant à ses compétences. C’est une victoire pour tout le monde.

Quels sont les outils de gestion de projet d'agence dont vous avez besoin pour réussir?

Que vous ayez un PM dédié ou non, les bons outils de gestion de projet peuvent vous aider à vous assurer que votre agence suit les meilleures pratiques de gestion de projet.

Avec Teamwork, vous pouvez suivre tout le temps et toutes les ressources consacrés aux projets, collaborer de manière interfonctionnelle et même amener vos clients dans le projet avec notre unique Utilisateurs clients pour que vous puissiez travailler ensemble plus efficacement.

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